എല്ലാ മാസവും പത്താം തീയതിക്ക് അടുത്ത് അക്കൗണ്ടിംഗ് ടീം ഒരേ അഭ്യർത്ഥനയാണ് അയക്കുന്നത്. ഓരോ ക്ലയന്റിൽ നിന്നും അവർക്ക് അഞ്ച് ഫയലുകൾ ആവശ്യമാണ്: ഒരു ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്‌മെന്റ്, ഒരു രസീത് ആർക്കൈവ് (receipt archive), ഒരു പേറോൾ റിപ്പോർട്ട് (payroll report), ഒരു സെയിൽസ് സമ്മറി (sales summary), കൂടാതെ ഒരു ഇൻവെന്ററി ഡോക്യുമെന്റ് (inventory document). ഈ ടെംപ്ലേറ്റ് സൗഹൃദപരവും കൃത്യവും പരീക്ഷിച്ചു നോക്കിയതുമാണ്. ഇത് ക്ലയന്റിനെ പേര് ചൊല്ലി അഭിവാദ്യം ചെയ്യുന്നു, ഫയലുകൾ പട്ടികപ്പെടുത്തുന്നു, കൂടാതെ വ്യക്തമായ ഒരു സമയപരിധിയും നൽകുന്നു. ആദ്യത്തെ തവണ ഇത് കൃത്യമായി പ്രവർത്തിക്കുന്നു. ക്ലയന്റ് ഒരു വൃത്തിയുള്ള ലിസ്റ്റ് കാണുകയും മറുപടി നൽകുകയും ചെയ്യുന്നു.

പ്രശ്നങ്ങൾ തുടങ്ങുന്നത് രണ്ടാമത്തെ ഇമെയിലിനൊപ്പമാണ്.

ഒരു ക്ലയന്റ് നാല് ഫയലുകൾ അയക്കുന്നു എന്ന് സങ്കൽപ്പിക്കുക. അഞ്ചാമത്തെ ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്‌മെന്റ് ഒരിക്കലും എത്തുന്നില്ല. രസീത് ആർക്കൈവ് കാണുന്നുണ്ട്, പക്ഷേ അത് തെറ്റായ മാസത്തെക്കുറിച്ചാണ്, അതിനാൽ ടീം അത് നിരസിക്കുന്നു. പേറോൾ റിപ്പോർട്ട് മൂന്ന് ദിവസം മുമ്പ് തന്നെ Slack വഴി വന്നിരുന്നു, ആരോ അത് ഫയൽ ചെയ്തിട്ടുമുണ്ട്. ഇൻവെന്ററി ഡോക്യുമെന്റ് ഈ ക്ലയന്റിന് ഒട്ടും ബാധകമല്ല, ആദ്യത്തെ സന്ദേശം അയച്ചതിന് ശേഷമാണ് നിങ്ങൾ ഈ കാര്യം തിരിച്ചറിഞ്ഞത്. നിങ്ങൾ പഴയ ടെംപ്ലേറ്റ് തന്നെ വീണ്ടും അയക്കുകയാണെങ്കിൽ, അഞ്ച് ഫയലുകൾ വീണ്ടും ചോദിക്കേണ്ടി വരും. അതിൽ നാല് അഭ്യർത്ഥനകളും ഇപ്പോൾ അർത്ഥശൂന്യമാണ്. ഒന്ന് തെറ്റായ വിവരമാണ് നൽകുന്നത്. ഇതിലെ വാക്കുകൾ ശരിയാണ്. പക്ഷേ, ഈ ഇമെയിലിന് മുൻപ് നടന്ന കാര്യങ്ങൾ ഓർത്തെടുക്കാൻ കഴിയില്ല.

ഒരു ഇമെയിൽ ടെംപ്ലേറ്റിന് പേരുകൾ, തീയതികൾ, നിർദ്ദേശങ്ങൾ എന്നിവ നന്നായി കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ കഴിയും. ചെറിയ, ഒറ്റത്തവണ ആവശ്യങ്ങൾക്ക് അത് സാധാരണയായി മതിയാകും. ഒരാൾ മെയിൽ അയക്കുന്നു, ക്ലയന്റ് മറുപടി നൽകുന്നു, അതേ വ്യക്തി തന്നെ ആ ജോലി പൂർത്തിയാക്കുന്നു. ചരിത്രം ഒരു തലച്ചോറിലും ഒരു ഇൻബോക്സിലും മാത്രം ഒതുങ്ങിനിൽക്കുന്നു.

ആദ്യത്തെ ഇമെയിലിന് ശേഷം നടന്ന സംഭവങ്ങളെ ആശ്രയിച്ചാണ് അടുത്ത സന്ദേശം എന്ന ഘട്ടത്തിൽ പ്രശ്നങ്ങൾ തുടങ്ങുന്നത്. ടെംപ്ലേറ്റ് ഇപ്പോഴും പഴയ ലിസ്റ്റ് തന്നെ കാണിക്കുന്നു. ഇന്നലെ ഒരു ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്‌മെന്റ് ലഭിച്ചു എന്ന് അതിന് അറിയില്ല. ഒരു പേറോൾ റിപ്പോർട്ട് നിരസിക്കപ്പെട്ടു എന്നും അതിന് അറിയില്ല. ആ ഡാറ്റ ഒരു ഇൻബോക്സിലോ അല്ലെങ്കിൽ ഒന്നിലധികം ഇൻബോക്സുകളിലോ ആണ് ഉള്ളത്, റിമൈൻഡർ തയ്യാറാക്കുന്ന ആപ്ലിക്കേഷന് അത് വായിക്കാൻ കഴിയില്ല.

"Open" എന്ന് മാത്രം പറയുന്നത് മതിയാകില്ലെങ്കിൽ

മുഴുവൻ അഭ്യർത്ഥനയെയും "open" എന്ന ഒറ്റ സ്റ്റാറ്റസ് ആയി മാത്രം നിങ്ങൾ ട്രാക്ക് ചെയ്യുകയാണെങ്കിൽ, പ്രധാനപ്പെട്ട വിവരങ്ങൾ നിങ്ങൾക്ക് നഷ്ടമാകും. ഓരോ ഇനങ്ങളും സ്വതന്ത്രമായാണ് നീങ്ങുന്നത്. അടുത്ത ആശയവിനിമയം കൃത്യമാകാൻ ഓരോന്നിനും അതിന്റേതായ അവസ്ഥ (state) ആവശ്യമാണ്:

  • Bank statement: ലഭ്യമല്ല (Missing). ക്ലയന്റ് അത് അയച്ചിട്ടില്ല.
  • Receipt archive: അപ്‌ലോഡ് ചെയ്തു, പക്ഷേ പരിശോധിച്ചിട്ടില്ല (Not reviewed). ഒരു ആഭ്യന്തര പരിശോധനയ്ക്കായി (internal check) അത് ഒരു ഫോൾഡറിൽ ഇരിക്കുകയാണ്.
  • Payroll report: നിര

ഒരു ഒറ്റ ഫയലിനെ സംബന്ധിച്ചിടത്തോളം ഇതിന്റെ ഉത്തരം പ്രസക്തമല്ല. എന്നാൽ പല ഘടകങ്ങളുള്ള, എല്ലാ മാസവും ആവർത്തിച്ചു വരുന്ന അഭ്യർത്ഥനകളുടെ കാര്യത്തിൽ ഇത് വളരെ പ്രധാനമാണ്. പ്രധാന കോൺടാക്റ്റ് വ്യക്തി അവധിയിലാണെങ്കിൽ, എന്താണ് കുറവുള്ളതെന്ന് ഒരു സഹപ്രവർത്തകന് നിമിഷങ്ങൾക്കുള്ളിൽ കണ്ടെത്താൻ കഴിയുമോ? പത്ത് ഇമെയിലുകളും മൂന്ന് ഷെയർ ചെയ്ത ഫോൾഡറുകളും തുറക്കാതെ തന്നെ ഒരു ക്ലയന്റ് കാര്യങ്ങൾ കൃത്യമായി ചെയ്തുതീർത്തോ എന്ന് ഒരു മാനേജർക്ക് പറയാൻ കഴിയുമോ? ഒരു നിരസിക്കപ്പെട്ട വിവരം (rejection) ഒരു മെസേജ് ത്രെഡിലെ നാലാമത്തെ സന്ദേശത്തിൽ മാത്രം, സിഗ്നേച്ചറുകൾക്കും ഫോർവേഡുകൾക്കും ഇടയിൽ കുടുങ്ങിക്കിടക്കുകയാണെങ്കിൽ, ഒരു ഡാറ്റാബേസ് ചെയ്യേണ്ട ജോലി മനുഷ്യരെക്കൊണ്ട് ചെയ്യിക്കുന്ന രീതിയാണ് നിങ്ങളുടെ സിസ്റ്റം.

ടെംപ്ലേറ്റുകൾ സന്ദേശത്തിന്റെ ഗുണനിലവാരം വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നു. ട്രാക്ക് ചെയ്ത ഒരു അഭ്യർത്ഥന അതിന്റെ ചരിത്രം നിലനിർത്തുന്നു. ഒന്ന് നിങ്ങൾ എങ്ങനെ സംസാരിക്കുന്നു എന്നത് കൈകാര്യം ചെയ്യുമ്പോൾ, മറ്റൊന്ന് നിങ്ങൾക്ക് അറിയാവുന്ന കാര്യങ്ങളെ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു.

സ്ക്രിപ്റ്റുകളല്ല, ക്വറികൾ

ഐറ്റം-ലെവൽ സ്റ്റേറ്റുകൾ (item-level states) ലഭ്യമാകുമ്പോൾ, ഇമെയിൽ തയ്യാറാക്കുന്നത് സ്ക്രിപ്റ്റിംഗിൽ (scripting) നിന്ന് ക്വറിയിംഗിലേക്ക് (querying) മാറുന്നു. മുമ്പ്, നിങ്ങൾ ഒരു പാരഗ്രാഫ് എഴുതുകയും അത് ഇപ്പോഴും കൃത്യമാണെന്ന് പ്രതീക്ഷിക്കുകയും ചെയ്തിരുന്നു. എന്നാൽ ഇപ്പോൾ നിങ്ങൾ നിങ്ങളുടെ ഡാറ്റയോട് ചോദിക്കുന്നു: ഇതിൽ ഏതെല്ലാം ഐറ്റങ്ങൾക്കാണ് ക്ലയന്റിന്റെ നടപടി (action) ഇനിയും വേണ്ടത്? ആ ഫിൽറ്റർ ചെയ്ത ലിസ്റ്റിനെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയാണ് നിങ്ങൾ റിമൈൻഡർ തയ്യാറാക്കുന്നത്. നടപടിയെടുക്കേണ്ട ഒന്നുമില്ലെങ്കിൽ, നിങ്ങൾ ഒരു റിമൈൻഡറും അയക്കില്ല. രണ്ട് ഐറ്റങ്ങൾക്കാണ് നടപടിയെടുക്കേണ്ടതെങ്കിൽ, അതിലൊന്ന് ഒരു പ്രത്യേക കാരണത്താൽ നിരസിക്കപ്പെട്ടതാണെങ്കിൽ, ആ വസ്തുതകളെ അടിസ്ഥാനമാക്കി ഇമെയിൽ തനിയെ രൂപപ്പെടുന്നു.

ഇത്