AI-ਸੰਚਾਲਿਤ ਵੈਂਡਰ ਕੰਪਲਾਇੰਸ ਹੱਬ

ਤਿਉਹਾਰ ਦੇ ਆਯੋਜਕ ਇੱਕ ਆਮ ਸਮੱਸਿਆ ਦਾ ਸਾਹਮਣਾ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਵੈਂਡਰ ਆਖਰੀ ਮਿੰਟ ਵਿੱਚ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ, ਲਾਇਸੰਸ ਅਤੇ ਪਰਮਿਟ ਜਮ੍ਹਾਂ ਕਰਵਾਉਂਦੇ ਹਨ। ਤੁਸੀਂ ਸਮਾਗਮ ਦਾ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਕਰਨ ਦੀ ਬਜਾਏ ਕਾਗਜ਼ੀ ਕਾਰਵਾਈ ਦੇ ਪਿੱਛੇ ਭੱਜਣ ਵਿੱਚ ਆਪਣਾ ਸਮਾਂ ਬਰਬਾਦ ਕਰਦੇ ਹੋ। ਇੱਕ ਸਿੰਗਲ ਸੋਰਸ ਆਫ ਟਰੂਥ (single source of truth) ਆਪਣੇ ਆਪ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੀ ਸਥਿਤੀ ਨੂੰ ਟ੍ਰੈਕ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਹਫੜਾ-ਦਫੜੀ ਨੂੰ ਖਤਮ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਅਨੁਭਵ 'ਤੇ ਧਿਆਨ ਕੇਂਦਰਿਤ ਕਰਨ ਦੀ ਇਜਾਜ਼ਤ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।

ਆਟੋਮੇਟਿਡ ਟ੍ਰਿਗਰਜ਼ ਦੇ ਨਾਲ ਕੇਂਦਰੀਕ੍ਰਿਤ ਸੱਚਾਈ

ਟੀਚਾ ਹਰ ਵੈਂਡਰ ਫਾਈਲ ਨੂੰ ਇੱਕ ਸਾਂਝੇ ਸਿਸਟਮ ਵਿੱਚ ਰੱਖਣਾ ਹੈ। ਜਿਵੇਂ ਹੀ ਕੋਈ ਫਾਈਲ ਅਪਲੋਡ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਜਾਂ ਖਤਮ ਹੋਣ ਦੇ ਨੇੜੇ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਆਪਣੇ ਆਪ ਕਾਰਵਾਈ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।

ਜਦੋਂ ਕੋਈ ਵੈਂਡਰ ਇੰਸ਼ੋਰੈਂਸ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ (COI) ਅਪਲੋਡ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਸਿਸਟਮ ਸਮਾਂ ਰਿਕਾਰਡ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਇੱਕ ਪੁਸ਼ਟੀ (acknowledgment) ਭੇਜਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਕਵਰੇਜ ਸੀਮਾਵਾਂ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਕੰਪਲਾਇੰਸ ਸਕੋਰ ਨੂੰ ਅਪਡੇਟ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਜੇਕਰ ਕੋਈ COI ਗੁੰਮ ਹੈ ਜਾਂ ਜਲਦੀ ਖਤਮ ਹੋ ਰਿਹਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਸਿਸਟਮ ਰਿਕਾਰਡ ਨੂੰ ਫਲੈਗ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਕੰਪਲਾਇੰਸ ਲੀਡ (Compliance Lead) ਨੂੰ ਸੂਚਿਤ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਜੇਕਰ ਸਾਰੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਪਾਸ ਹੋ ਜਾਂਦੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਹੱਬ ਸਥਿਤੀ ਨੂੰ 'Verified' ਵਿੱਚ ਅਪਡੇਟ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਵੈਂਡਰ ਕੋਆਰਡੀਨੇਟਰ (Vendor Coordinator) ਨੂੰ ਬੂਥ ਅਲਾਟ ਕਰਨ ਲਈ ਅਲਰਟ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਮੈਨੂਅਲ ਚੈੱਕਲਿਸਟਾਂ ਨੂੰ ਇੱਕ ਸੈਲਫ-ਸਰਵਿਸ ਪਾਈਪਲਾਈਨ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਦਿੰਦੀ ਹੈ।

ਮਿੰਨੀ ਸੀਨਾਰੀਓ

ਮਾਰੀਆ, ਇੱਕ ਫੂਡ ਵੈਂਡਰ, ਆਪਣਾ ਹੈਲਥ ਲਾਇਸੰਸ ਅਤੇ ਇੱਕ COI ਅਪਲੋਡ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਕੁਝ ਹੀ ਸਕਿੰਟਾਂ ਵਿੱਚ, ਉਸਨੂੰ ਇੱਕ ਪੁਸ਼ਟੀ ਮਿਲਦੀ ਹੈ। ਕਿਉਂਕਿ ਉਸਦੀ ਕਵਰੇਜ ਲੋੜਾਂ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕਰਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਸਮਾਗਮ ਤੋਂ ਕਾਫੀ ਬਾਅਦ ਖਤਮ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਉਸਦਾ ਸਕੋਰ ਹਰਾ (Green) ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਕੰਪਲਾਇੰਸ ਲੀਡ ਅਪਡੇਟ ਦੇਖਦਾ ਹੈ, ਇੱਕ ਨੋਟ ਜੋੜਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਸਿਸਟਮ ਉਹ ਈਮੇਲ ਭੇਜਦਾ ਹੈ ਜੋ ਮਾਰੀਆ ਦੇ ਬੂਥ ਅਲਾਟਮੈਂਟ ਨੂੰ ਅਨਲੌਕ ਕਰ ਦਿੰਦੀ ਹੈ।

ਲਾਗੂ ਕਰਨ ਦੇ ਕਦਮ

  • ਮਾਸਟਰ ਡਾਟਾਬੇਸ ਸੈੱਟਅੱਪ ਕਰੋ: ਵੈਂਡਰਾਂ, ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੀਆਂ ਕਿਸਮਾਂ ਅਤੇ ਕੰਪਲਾਇੰਸ ਸਕੋਰਾਂ ਲਈ ਟੇਬਲ ਬਣਾਉਣ ਲਈ Airtable ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ। ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਨੂੰ ਅਜਿਹੇ ਵਿਊਜ਼ (views) ਨਾਲ ਜੋੜੋ ਜੋ ਗੁੰਮ ਹੋਏ ਜਾਂ ਖਤਮ ਹੋ ਰਹੇ ਆਈਟਮਾਂ ਨੂੰ ਉਜਾਗਰ ਕਰਦੇ ਹਨ।

  • ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਲੇਅਰ ਕੰਫਿਗਰ ਕਰੋ: ਟ੍ਰਿਗਰਜ਼ ਨੂੰ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕਰਨ ਲਈ ਬਿਲਟ-ਇਨ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ। ਅਪਲੋਡ ਹੋਣ 'ਤੇ ਪੁਸ਼ਟੀ ਭੇਜਣ, ਵੈਲੀਡੇਸ਼ਨ ਨਿਯਮਾਂ ਨੂੰ ਚਲਾਉਣ ਅਤੇ ਸਟੇਟਸ ਫੀਲਡਾਂ ਨੂੰ ਅਪਡੇਟ ਕਰਨ ਲਈ ਸਿਸਟਮ ਨੂੰ ਸੈੱਟ ਕਰੋ। ਡੇਟਾ ਦੇ ਅਧਾਰ 'ਤੇ ਰੀਮਾਈਂਡਰ ਜਾਂ ਅੰਤਿਮ ਪੁਸ਼ਟੀ ਭੇਜਣ ਲਈ ਸਿਸਟਮ ਨੂੰ ਪ੍ਰੋਗਰਾਮ ਕਰੋ।

  • ਨਿਗਰਾਨੀ ਅਤੇ ਆਰਕਾਈਵਿੰਗ ਸਥਾਪਤ ਕਰੋ: ਕੰਪਲਾਇੰਸ ਲੀਡ ਲਈ ਫਲੈਗਾਂ ਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰਨ ਅਤੇ ਗਲਤੀਆਂ ਨੂੰ ਸੁਧਾਰਨ ਲਈ ਇੱਕ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਰੁਟੀਨ ਸੈੱਟ ਕਰੋ। ਹਫ਼ਤੇ ਦੇ ਅੰਤ ਵਿੱਚ, ਡਾਟਾਬੇਸ ਨੂੰ ਰੀਡ-ਓਨਲੀ ਆਰਕਾਈਵ ਫੋਲਡਰ ਵਿੱਚ ਐਕਸਪੋਰਟ ਕਰੋ। ਵੈਂਡਰਾਂ ਦੇ ਸਵਾਲਾਂ ਲਈ ਇੱਕ ਸਮਰਪਿਤ ਈਮੇਲ ਪਤਾ ਵਰਤੋ।

ਵੈਂਡਰ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਕੇਂਦਰੀਕ੍ਰਿਤ ਕਰਕੇ ਅਤੇ ਵੈਲੀਡੇਸ਼ਨ ਅਤੇ ਰੀਮਾਈਂਡਰਾਂ ਲਈ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਕੇ, ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਟੁੱਟੇ ਹੋਏ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨੂੰ ਇੱਕ ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਵਰਕਫਲੋ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਦਿੰਦੇ ਹੋ। ਤੁਹਾਨੂੰ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਬੂਥ ਅਲਾਟਮੈਂਟ ਮਿਲਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਆਖਰੀ ਮਿੰਟ ਦੇ ਹੈਰਾਨੀਜਨਕ ਮਾਮਲੇ ਘੱਟ ਹੁੰਦੇ ਹਨ।

Source: https://dev.to/ken_deng_ai/title-19a

Optional learning community: https://t.me/GyaanSetuAi