ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਟੀਮਾਂ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ (automation) ਵੱਲ ਉਲਟ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਵਧਦੀਆਂ ਹਨ। ਉਹ ਇੱਕ ਇੰਟੀਗ੍ਰੇਸ਼ਨ ਮਾਰਕੀਟਪਲੇਸ ਖੋਲ੍ਹਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਪੁੱਛਦੇ ਹਨ ਕਿ ਕਿਹੜੀ ਐਪ ਕਿਸ API ਨਾਲ ਗੱਲ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਇਹ ਇੱਕ ਅਜਿਹਾ ਤਰੀਕਾ ਹੈ ਜੋ ਕਮਜ਼ੋਰ ਪਲੰਬਿੰਗ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ ਜੋ ਗਲਤ ਸਮੱਸਿਆ ਨੂੰ ਹੱਲ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਬਿਹਤਰ ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਤੁਹਾਡੀ ਟੀਮ ਦੇ ਕੰਮ ਨੂੰ ਦੇਖਣਾ ਹੈ। ਉਹ ਕੀ ਹੱਥ ਨਾਲ ਟਾਈਪ ਕਰ ਰਹੇ ਹਨ? ਉਹ ਬ੍ਰਾਊਜ਼ਰ ਟੈਬਾਂ ਦੇ ਵਿਚਕਾਰ ਡੇਟਾ ਕਿੱਥੇ ਕਾਪੀ ਕਰ ਰਹੇ ਹਨ? ਕੋਈ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਉਦੋਂ ਤੱਕ ਕਿਉਂ ਰੁਕ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਤੱਕ ਕੋਈ ਮੈਨੂਅਲੀ ਇਸਨੂੰ ਅੱਗੇ ਨਹੀਂ ਵਧਾਉਂਦਾ? ਉਹ ਸਵਾਲ ਦੱਸਦੇ ਹਨ ਕਿ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਕਿਸ ਚੀਜ਼ ਨੂੰ ਆਟੋਮੇਟ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ। ਸਾਫਟਵੇਅਰ ਸਿਰਫ ਇੱਕ ਡਿਲੀਵਰੀ ਮਕੈਨਿਜ਼ਮ ਹੈ; ਤੁਹਾਡਾ ਬਿਜ਼ਨਸ ਲੌਜਿਕ (business logic) ਪਹਿਲਾਂ ਆਉਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।

ਕੰਮ ਤੋਂ ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਕਰੋ, ਸਾਧਨਾਂ ਤੋਂ ਨਹੀਂ

ਇਹ ਪੁੱਛਣਾ ਬੰਦ ਕਰੋ ਕਿ ਕਿਹੜੀ ਐਪ ਕਿਸ API ਨਾਲ ਜੁੜਦੀ ਹੈ। ਇਹ ਪੁੱਛ ਕੇ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ ਕਿ ਤੁਹਾਡੀ ਟੀਮ ਮੈਨੂਅਲੀ ਕੀ ਕਰਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਉਹ ਅਜਿਹਾ ਕਿਉਂ ਕਰਦੀ ਹੈ।

ਜੇਕਰ ਤੁਹਾਡੇ ਸੇਲਜ਼ ਰੈਪਸ (sales reps) ਹਮੇਸ਼ਾ ਖਾਸ ਦਿਨਾਂ 'ਤੇ ਫਾਲੋ-ਅੱਪ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਕਿਸੇ ਵੀ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਨੂੰ ਉਸ ਲੈਅ (rhythm) ਦਾ ਸਤਿਕਾਰ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਜੇਕਰ ਕੋਈ ਰੈਪ ਕਾਰਗੋ ਦੇ ਭਾਰ, ਮਾਪ (dimensions), ਅਤੇ ਮੰਜ਼ਿਲ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਫਰੇਟ ਕੋਟ (freight quote) ਜਾਰੀ ਨਹੀਂ ਕਰ ਸਕਦਾ, ਤਾਂ ਤੁਹਾਡੇ ਚੈਟਬੋਟ ਨੂੰ ਗੱਲਬਾਤ ਅੱਗੇ ਵਧਾਉਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਉਹਨਾਂ ਸਹੀ ਖੇਤਰਾਂ (fields) ਨੂੰ ਇਕੱਠਾ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਤਕਨਾਲੋਜੀ ਨੂੰ ਅਸਲ ਦੁਨੀਆ ਦੇ ਨਿਯਮਾਂ ਨੂੰ ਦਰਸਾਉਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।

ਇੱਕ ਲੌਜਿਸਟਿਕਸ ਕੰਪਨੀ ਬਾਰੇ ਵਿਚਾਰ ਕਰੋ ਜਿੱਥੇ ਰੈਪਸ ਕਾਰਗੋ ਦੇ ਵੇਰਵੇ ਇਕੱਠੇ ਕਰਨ ਲਈ WhatsApp, ਈਮੇਲ, ਅਤੇ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟਾਂ ਦੇ ਵਿਚਕਾਰ ਬਦਲਦੇ ਰਹਿੰਦੇ ਹਨ। ਹੱਲ ਸਿਰਫ "WhatsApp ਨੂੰ CRM ਨਾਲ ਜੋੜਨਾ" ਨਹੀਂ ਹੈ। ਵਰਕਫਲੋ (workflow) ਨੂੰ ਰੈਪ ਦੇ ਆਪਣੇ ਫੈਸਲੇ ਲੈਣ ਦੇ ਤਰੀਕੇ (decision tree) ਦੀ ਨਕਲ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ: ਕਾਰਗੋ ਸਪੈਕਸ (specs) ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ, ਰੂਟ ਦੀ ਉਪਲਬਧਤਾ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰੋ, ਫਿਰ ਕੋਟ ਰਿਕਾਰਡ ਬਣਾਓ। ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਪਹਿਲਾਂ ਲੌਜਿਕ ਨੂੰ ਮੈਪ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਦੋ ਵਧੀਆ APIs ਨੂੰ ਜੋੜਨ ਦੇ ਜਾਲ ਵਿੱਚ ਫਸਣ ਤੋਂ ਬਚ ਜਾਂਦੇ ਹੋ ਜੋ ਅੰਤ ਵਿੱਚ ਕੁਝ ਵੀ ਹੱਲ ਨਹੀਂ ਕਰਦੇ।

ਕੈਪਚਰ ਕਰੋ, ਫੈਸਲਾ ਲਓ, ਕਾਰਵਾਈ ਕਰੋ

ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਦੇ ਤਿੰਨ ਵੱਖਰੇ ਕੰਮ ਹੁੰਦੇ ਹਨ। Capture ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਸਿਸਟਮ ਵਿੱਚ ਲਿਆਉਂਦਾ ਹੈ। Decision ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਅੱਗੇ ਕੀ ਹੋਣਾ ਹੈ। Action ਇੱਕ ਰਿਕਾਰਡ ਨੂੰ ਅਪਡੇਟ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਇੱਕ ਸੁਨੇਹਾ ਭੇਜਦਾ ਹੈ, ਜਾਂ ਕਿਸੇ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਅਲਰਟ ਕਰਦਾ ਹੈ।

ਇਹਨਾਂ ਪਰਤਾਂ (layers) ਨੂੰ ਵੱਖਰਾ ਰੱਖੋ। ਜੇਕਰ ਕੋਈ ਲੀਡ (lead) ਤੁਹਾਡੇ CRM ਵਿੱਚ ਕਦੇ ਨਹੀਂ ਦਿਖਾਈ ਦਿੰਦੀ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਜਾਣਨਾ ਚਾਹੋਗੇ ਕਿ ਕੀ ਕੈਪਚਰ ਸਟੇਜ ਫੇਲ ਹੋ ਗਈ ਸੀ ਜਾਂ ਡੈਸੀਜ਼ਨ ਸਟੇਜ ਰੁਕ ਗਈ ਸੀ। ਕੀ ਵੈੱਬਸਾਈਟ ਫਾਰਮ ਨੇ ਪੇਲੋਡ (payload) ਸਬਮਿਟ ਕੀਤਾ ਸੀ? ਕੀ ਵੈੱਬਹੁਕ (webhook) ਚੱਲਿਆ ਸੀ? ਜੇਕਰ ਡੇਟਾ ਆ ਗਿਆ ਸੀ ਪਰ ਸਿਰਫ ਪਿਆ ਸੀ, ਤਾਂ ਤੁਹਾਡਾ ਲੌਜਿਕ ਲੇਅਰ ਸਮੱਸਿਆ ਹੈ। ਜੇਕਰ ਕੁਝ ਵੀ ਨਹੀਂ ਆਇਆ, ਤਾਂ ਇਨਟੇਕ (intake) ਨੂੰ ਠੀਕ ਕਰੋ।

ਆਪਣੇ ਵਰਕਫਲੋ ਨੂੰ ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਬਣਾਓ ਕਿ ਹਰ ਸਟੇਜ ਆਪਣੇ ਲੋਗ (log) ਜਾਂ ਫੀਲਡ ਵਿੱਚ ਲਿਖੇ। ਕੈਪਚਰ ਸਟੇਜ ਰਅਅ (raw) ਪੇਲੋਡ ਨੂੰ ਸਟੋਰ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਡੈਸੀਜ਼ਨ ਸਟੇਜ ਚੁਣੇ ਗਏ ਰਸਤੇ ਨੂੰ ਰਿਕਾਰਡ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਐਕਸ਼ਨ ਸਟੇਜ ਨਤੀਜੇ ਨੂੰ ਨੋਟ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਜਦੋਂ ਰਾਤ ਦੇ 2 ਵਜੇ ਕੁਝ ਟੁੱਟਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਇਸਨੂੰ ਕਿਸੇ ਡਿਟੈਕਟਿਵ ਮਿਸਟਰੀ ਵਾਂਗ ਦੇਖਣ ਦੀ ਬਜਾਏ ਇੱਕ ਕਹਾਣੀ ਵਾਂਗ ਪੜ੍ਹ ਸਕਦੇ ਹੋ।

ਆਪਣੇ ਸਿਸਟਮਾਂ ਨੂੰ ਯਾਦਦਾਸ਼ਤ ਦਿਓ

ਆਪਣੇ ਸਿਸਟਮ ਨੂੰ ਯਾਦਦਾਸ਼ਤ ਦੇਣ ਲਈ ਡੇਟਾਬੇਸ ਅਤੇ CRM ਫੀਲਡਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ। ਇੱਕ ਵਰਕਫਲੋ ਨੂੰ ਇਹ ਜਾਣਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ ਕਿ ਕੋਈ ਲੀਡ ਨਵੀਂ ਹੈ, ਯੋਗ (qualified) ਹੈ, ਜਾਂ ਗੁਆਚ ਗਈ ਹੈ। ਇਹ ਸਿਸਟਮ ਨੂੰ ਇੱਕੋ ਸਵਾਲ ਦੋ ਵਾਰ ਪੁੱਛਣ ਤੋਂ ਰੋਕਦਾ ਹੈ। ਯਾਦਦਾਸ਼ਤ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ, ਹਰ ਇੰਟਰੈਕਸ਼ਨ ਜ਼ੀਰੋ ਤੋਂ ਸ਼ੁਰੂ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਇੱਕ ਚੈਟਬੋਟ ਵਾਪਸ ਆਏ ਗਾਹਕ ਦਾ ਸਵਾਗਤ ਇੱਕ ਅਜਨਬੀ ਵਾਂਗ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇੱਕ ਸੇਲਜ਼ ਸੀਕੁਐਂਸ (sales sequence) ਕਿਸੇ ਅਜਿਹੇ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਪਹਿਲਾ ਈਮੇਲ ਭੇਜਦੀ ਹੈ ਜਿਸਨੇ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਇਕਰਾਰਨਾਮਾ (contract) 'ਤੇ ਦਸਤਖਤ ਕੀਤੇ ਹਨ।

"Lifecycle Stage" ਵਰਗੀ ਸਟੇਟਸ ਫੀਲਡ ਸਟੋਰ ਕਰੋ ਅਤੇ ਹਰ ਆਟੋਮੇਟਡ ਟੱਚ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇਸਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰੋ। ਜੇਕਰ ਸਟੇਜ "Contract Sent" ਪੜ੍ਹਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਨਰਚਰ ਸੀਕੁਐਂਸ (nurture sequence) ਨੂੰ ਛੱਡ ਦਿਓ ਅਤੇ ਰਿਕਾਰਡ ਨੂੰ ਸਿੱਧਾ ਕਾਨੂੰਨੀ ਹੈਂਡਆਫ ਕਿਊ (legal handoff queue) ਵਿੱਚ ਭੇਜ ਦਿਓ। ਯਾਦਦਾਸ਼ਤ ਪ੍ਰਤੀਕਿਰਿਆਸ਼ੀਲ ਸਕ੍ਰਿਪਟਾਂ ਨੂੰ ਇਕਸਾਰ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਦਿੰਦੀ ਹੈ ਜੋ ਤੁਹਾਡੇ ਨਾਲ ਗਾਹਕ ਦੇ ਅਸਲ ਇਤਿਹਾਸ ਦਾ ਸਤਿਕਾਰ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ।

ਸਹੀ ਕੰਮਾਂ ਲਈ AI ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ

AI ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਤੰਗ, ਖਾਸ ਕੰਮਾਂ ਲਈ ਕਰੋ। ਇਸਨੂੰ ਲੰਬੇ ਗੱਲਬਾਤ ਦੇ ਇਤਿਹਾਸ ਦਾ ਸਾਰ ਲਿਆਉਣ, ਜਵਾਬਾਂ ਦਾ ਡਰਾਫਟ ਤਿਆਰ ਕਰਨ, ਜਾਂ ਅਸਪਸ਼ਟ ਟੈਕਸਟ ਤੋਂ ਡੇਟਾ ਕੱਢਣ ਲਈ ਵਰਤੋ। ਪਰ ਹਮੇਸ਼ਾ AI ਨੂੰ ਸਟ੍ਰਕਚਰਡ ਡੇਟਾ (structured data) ਵਾਪਸ ਕਰਨ ਲਈ ਕਹੋ। ਫਿਰ ਸਿਸਟਮ ਦੁਆਰਾ ਕਿਸੇ ਵੀ ਰਿਕਾਰਡ ਨੂੰ ਅਪਡੇਟ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਉਸ ਡੇਟਾ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ।

ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ, ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਆਰਡਰ ਨੰਬਰ ਅਤੇ ਸਮੱਸਿਆ ਦੀਆਂ ਸ਼੍ਰੇਣੀਆਂ ਕੱਢਣ ਲਈ ਕਿਸੇ ਲਾਰਜ ਲੈਂਗੂਏਜ ਮਾਡਲ (LLM) ਵਿੱਚ ਗਾਹਕਾਂ ਦੀਆਂ ਸ਼ਿਕਾਇਤਾਂ ਵਾਲੀਆਂ ਈਮੇਲਾਂ ਪਾਉਂਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਇਸਨੂੰ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕੀਜ਼ (keys) ਦੇ ਨਾਲ JSON ਵਾਪਸ ਕਰਨ ਲਈ ਪ੍ਰੋਂਪਟ ਕਰੋ। ਉਸ ਆਉਟਪੁੱਟ ਨੂੰ ਇੱਕ ਵੈਲੀਡੇਸ਼ਨ ਲੇਅਰ (validation layer) ਰਾਹੀਂ ਲੰਘਾਓ ਜੋ ਇਹ ਜਾਂਚਦੀ ਹੈ ਕਿ ਕੀ ਆਰਡਰ ਨੰਬਰ ਤੁਹਾਡੇ ਫਾਰਮੈਟ ਨਾਲ ਮੇਲ ਖਾਂਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਕੀ ਸ਼੍ਰੇਣੀ ਮਨਜ਼ੂਰਸ਼ੁਦਾ ਸੂਚੀ ਦੇ ਅੰਦਰ ਆਉਂਦੀ ਹੈ। ਉਸ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਹੀ ਸਪੋਰਟ ਟਿਕਟ ਵਿੱਚ ਲਿਖੋ। ਇਹ ਇੱਕ ਗਲਤ (hallucinated) ਆਰਡਰ ਨੰਬਰ ਨੂੰ ਤੁਹਾਡੇ ਡਿਸਪੈਚ ਸਿਸਟਮ ਨੂੰ ਖਰਾਬ ਕਰਨ ਤੋਂ ਰੋਕਦਾ ਹੈ। AI ਨੂੰ ਇੱਕ ਅਜਿਹੇ ਇੰਟਰਨ ਵਾਂਗ ਸਮਝੋ ਜੋ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ ਪਰ ਜਿਸਨੂੰ ਸੁਪਰਵਾਈਜ਼ਰ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ।

ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਬਣਾਓ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਚੀਜ਼ਾਂ ਟੁੱਟਣਗੀਆਂ

APIs ਫੇਲ ਹੋ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ। AI ਗਲਤ ਡੇਟਾ ਵਾਪਸ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਸਿਸਟਮ ਕ੍ਰੈਸ਼ ਹੋ ਜਾਂਦੇ ਹਨ। ਤੁਹਾਡੀ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਨੂੰ ਇਹਨਾਂ ਸਭ ਲਈ ਤਿਆਰ ਰਹਿਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।

ਤੁਹਾਨੂੰ logs ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਦੇਖ ਸਕੋ ਕਿ ਬਿਲਕੁਲ ਕੀ ਹੋਇਆ ਅਤੇ ਕਦੋਂ। ਤੁਹਾਨੂੰ status fields ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ ਤਾਂ ਜੋ ਵਰਕਫਲੋ ਵਿੱਚ ਰਿਕਾਰਡ ਕਿੱਥੇ ਹੈ, ਇਸਦੀ ਟ੍ਰੈਕਿੰਗ ਕੀਤੀ ਜਾ ਸਕੇ। ਤੁਹਾਨੂੰ error branches ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ ਤਾਂ ਜੋ ਗਲਤੀਆਂ ਨੂੰ ਅੱਗੇ ਵਧਣ ਦੇਣ ਦੀ ਬਜਾਏ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਫੜਿਆ ਜਾ ਸਕੇ। ਅਤੇ ਤੁਹਾਨੂੰ manual paths ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ ਤਾਂ ਜੋ ਕੋਈ ਵਿਅਕਤੀ ਕੋਡ ਨੂੰ ਦੁਬਾਰਾ ਲਿਖੇ ਬਿਨਾਂ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਨੂੰ ਠੀਕ ਕਰ ਸਕੇ।

ਜੇਕਰ ਕੋਈ ਪੇਮੈਂਟ ਗੇਟਵੇ ਟਾਈਮ-ਆਊਟ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਵਰਕਫਲੋ ਨੂੰ ਲੈਣ-ਦੇਣ (transaction) ਨੂੰ ਚੁੱਪਚਾਪ ਨਹੀਂ ਛੱਡਣਾ ਚਾਹੀਦਾ। ਇਸ ਨੂੰ ਇਨਵੌਇਸ ਸਟੇਟਸ ਨੂੰ "Sync Pending" ਵਜੋਂ ਮਾਰਕ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਫਾਈਨਾਂਸ ਟੀਮ ਨੂੰ ਸੂਚਿਤ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਦੁਬਾਰਾ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ (retry) ਲਈ ਕਿਊ (queue) ਵਿੱਚ ਰੱਖਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਜੇਕਰ ਇਹ ਤਿੰਨ ਵਾਰ ਫੇਲ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਕਿਸੇ ਇਨਸਾਨ ਲਈ ਇੱਕ ਟਾਸਕ ਬਣਾਓ। ਇੱਕ ਵਿਅਕਤੀ ਰਿਕਾਰਡ ਨੂੰ ਖੋਲ੍ਹ ਸਕਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਫੇਲ ਹੋਏ ਪੇਲੋਡ (payload) ਨੂੰ ਦੇਖ ਸਕਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਡੇਟਾ ਨੂੰ ਸਹੀ ਕਰ ਸਕਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਕੰਮ ਨੂੰ ਅੱਗੇ ਵਧਾ ਸਕਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਭਰੋਸੇਯੋਗਤਾ ਅਸਫਲਤਾ ਦੀ ਉਮੀਦ ਰੱਖਣ ਤੋਂ ਆਉਂਦੀ ਹੈ, ਨਾ ਕਿ ਸੰਪੂਰਨਤਾ ਦੀ ਉਮੀਦ ਕਰਨ ਤੋਂ।

ਇਨਸਾਨਾਂ ਨੂੰ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਰੱਖੋ

ਸਭ ਕੁਝ ਆਟੋਮੇਟ ਕਰਨ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਨਾ ਕਰੋ। ਕੀਮਤਾਂ, ਗੱਲਬਾਤ (negotiations) ਅਤੇ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਸ਼ਿਕਾਇਤਾਂ ਨੂੰ ਲੋਕਾਂ ਦੁਆਰਾ ਹੀ ਸੰਭਾਲਿਆ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਮਕਸਦ ਦੁਹਰਾਉਣ ਵਾਲੇ ਕੰਮਾਂ ਨੂੰ ਹਟਾਉਣਾ ਹੈ ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਹਾਡੀ ਟੀਮ ਫੈਸਲੇ ਲੈਣ (judgment) 'ਤੇ ਧਿਆਨ ਕੇਂਦਰਿਤ ਕਰ ਸਕੇ।

ਕੀਮਤ ਦੀ ਗੱਲਬਾਤ ਵਿੱਚ ਸਮਝੌਤੇ (trade-offs), ਗਾਹਕ ਦਾ ਇਤਿਹਾਸ, ਅਤੇ ਮਾਰਜਿਨ ਦਾ ਦਬਾਅ ਸ਼ਾਮਲ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜੋ ਹਰ ਤਿਮਾਹੀ ਵਿੱਚ ਬਦਲਦਾ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ। ਸਾਫਟਵੇਅਰ ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਅੰਕੜੇ ਇਕੱਠੇ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਅੰਤਿਮ ਡਿਸਕਾਊਂਟ ਦਾ ਫੈਸਲਾ ਉਸ ਵਿਅਕਤੀ ਦਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜੋ ਖਾਤੇ (account) ਨੂੰ ਸਮਝਦਾ ਹੈ। ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਸ਼ਿਕਾਇਤਾਂ ਵਿੱਚ ਭਾਵਨਾਤਮਕ ਭਾਰ ਅਤੇ ਕਾਨੂੰਨੀ ਜੋਖਮ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਕਿਸੇ ਇਨਸਾਨ ਕੋਲ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਭੇਜਣਾ ਕਿਸੇ ਵੀ ਟੈਂਪਲੇਟ ਵਾਲੇ ਜਵਾਬ ਨਾਲੋਂ ਵੱਧ ਕੀਮਤੀ ਹੈ। ਆਪਣੇ ਵਰਕਫਲੋ ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਬਣਾਓ ਕਿ ਰੁਟੀਨ ਦੇ ਕੰਮ ਰਸਤੇ ਵਿੱਚੋਂ ਹਟ ਜਾਣ ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਹਾਡੇ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਲੋਕਾਂ ਕੋਲ ਔਖੇ ਫੈਸਲੇ ਲੈਣ ਲਈ ਸਮਾਂ ਹੋਵੇ।

ਬਣਾਉਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਨਕਸ਼ਾ (Map) ਤਿਆਰ ਕਰੋ

ਇੱਕ ਵੀ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਨਿਯਮ ਲਿਖਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਹਰ ਉਸ ਜਗ੍ਹਾ ਦੀ ਸੂਚੀ ਬਣਾਓ ਜਿੱਥੋਂ ਤੁਹਾਡਾ ਕੰਮ ਸ਼ੁਰੂ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਇਸ ਵਿੱਚ ਵੈੱਬਸਾਈਟ ਫਾਰਮ, WhatsApp ਸੁਨੇਹੇ, ਐਡ ਪਲੇਟਫਾਰਮ, ਅਤੇ ਸਾਂਝੀਆਂ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟਾਂ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ। ਨਕਸ਼ਾ ਤਿਆਰ ਕਰੋ ਕਿ ਹਰੇਕ ਸਰੋਤ ਤੋਂ ਕਿਹੜੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਆਉਂਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਪਹਿਲੇ ਕਦਮ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਕਿਹੜਾ ਰਿਕਾਰਡ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।

ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਇਸ ਇਨਵੈਂਟਰੀ ਨੂੰ ਛੱਡ ਦਿੰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੇ ਅੱਧ ਵਿਚਕਾਰ ਪਤਾ ਲੱਗੇਗਾ ਕਿ ਤੁਹਾਡੀਆਂ ਲੀਡਾਂ (leads) ਦਾ ਇੱਕ ਚੌਥਾਈ ਹਿੱਸਾ ਅਜੇ ਵੀ ਕਿਸੇ ਪੁਰਾਣੇ ਈਮੇਲ ਏਲੀਅਸ ਜਾਂ ਕਿਸੇ ਸਾਂਝੀ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ ਰਾਹੀਂ ਆ ਰਿਹਾ ਹੈ ਜਿਸਦਾ ਕਿਸੇ ਨੇ ਜ਼ਿਕਰ ਨਹੀਂ ਕੀਤਾ ਸੀ। ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਸਾਰਣੀ (table) ਬਣਾਓ। ਪਹਿਲਾ ਕਾਲਮ: ਸਰੋਤ (Source)। ਦੂਜਾ ਕਾਲਮ: ਆਉਣ ਵਾਲਾ ਡੇਟਾ। ਤੀਜਾ ਕਾਲਮ: ਬਣਾਇਆ ਗਿਆ ਪਹਿਲਾ ਸਿਸਟਮ ਰਿਕਾਰਡ। ਚੌਥਾ ਕਾਲਮ: ਅਗਲੀ ਕਾਰਵਾਈ ਦਾ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਕੌਣ ਹੈ। ਇਹ ਇੱਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ "ਅਸੀਂ ਉਸ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ ਬਾਰੇ ਭੁੱਲ ਗਏ ਸੀ" ਵਾਲੀ ਸਮੱਸਿਆ ਨੂੰ ਰੋਕਦਾ ਹੈ ਜੋ ਚੁੱਪਚਾਪ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟਾਂ ਨੂੰ ਖਤਮ ਕਰ ਦਿੰਦੀ ਹੈ।

ਛੋਟੇ ਪੱਧਰ 'ਤੇ ਸਾਬਤ ਕਰੋ, ਫਿਰ ਵਧਾਓ

ਛੋਟੇ ਪੱਧਰ ਤੋਂ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ। ਇੱਕ ਅਜਿਹਾ ਵਰਕਫਲੋ ਚੁਣੋ ਜੋ ਦੋ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਖੇਤਰਾਂ ਵਿਚਕਾਰ ਡੇਟਾ ਨੂੰ ਮੂਵ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇਸਨੂੰ ਬਣਾਓ, ਟੈਸਟ ਕਰੋ, ਅਤੇ ਆਪਣੀ ਟੀਮ ਨੂੰ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਇਸਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨ ਦਿਓ। ਇੱਕ ਵਾਰ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਸਾਬਤ ਕਰ ਦਿੰਦੇ ਹੋ ਕਿ ਪੈਟਰਨ ਕੰਮ ਕਰ ਰਿਹਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਇਸਨੂੰ ਵਧਾ (scale) ਸਕਦੇ ਹੋ।

ਇੱਕੋ ਸਪ੍ਰਿੰਟ (sprint) ਵਿੱਚ ਪੂਰੀ ਗਾਹਕ ਯਾਤਰਾ (customer journey) ਨੂੰ ਆਟੋਮੇਟ ਕਰਨ ਦੀ ਇੱਛਾ ਨੂੰ ਰੋਕੋ। ਇੱਕ ਛੋਟਾ, ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਵਰਕਫਲੋ ਵਿਸ਼ਵਾਸ ਕਮਾਉਂਦਾ ਹੈ। ਇੱਕ ਵੱਡਾ, ਟੁੱਟਿਆ ਹੋਇਆ ਵਰਕਫਲੋ ਪੂਰੀ ਪਹਿਲਕਦਮੀ ਲਈ ਉਤਸ਼ਾਹ ਨੂੰ ਖਤਮ ਕਰ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।

ਪਹਿਲੇ ਦਿਨ ਹੀ ਆਪਣੀ ਪੂਰੀ ਸੇਲਜ਼ ਪਾਈਪਲਾਈਨ ਨੂੰ ਆਟੋਮੇਟ ਕਰਨ ਦੀ ਬਜਾਏ, ਵੈੱਬਸਾਈਟ ਫਾਰਮ ਤੋਂ ਯੋਗ ਲੀਡਾਂ (qualified leads) ਨੂੰ ਆਪਣੇ CRM ਵਿੱਚ ਭੇਜਣ ਅਤੇ ਖੇਤਰ (territory) ਦੇ ਅਧਾਰ 'ਤੇ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਸਹੀ ਰੈਪ (rep) ਨੂੰ ਸੌਂਪਣ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ। ਬੱਸ ਇੰਨਾ ਹੀ। ਕੋਈ ਫਾਲੋ-ਅੱਪ ਸੀਕੁਐਂਸ ਨਹੀਂ, ਕੋਈ ਐਨਰਿਚਮੈਂਟ ਨਹੀਂ, ਕੋਈ ਸਲੈਕ (Slack) ਅਲਰਟ ਨਹੀਂ। ਇੱਕ ਵਾਰ ਜਦੋਂ ਉਹ ਇੱਕਲੌਤਾ ਰਸਤਾ ਦੋ ਹਫ਼ਤਿਆਂ ਤੱਕ ਸਹੀ ਚੱਲਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਅਗਲੀ ਪਰਤ ਜੋੜੋ। ਤੁਹਾਡੀ ਟੀਮ ਸਿਸਟਮ ਨੂੰ ਸਿੱਖਦੀ ਹੈ। ਤੁਸੀਂ ਅਸਫਲਤਾ ਦੇ ਤਰੀਕਿਆਂ (failure modes) ਨੂੰ ਸਿੱਖਦੇ ਹੋ। ਫਿਰ ਤੁਸੀਂ ਭਰੋਸੇ ਨਾਲ ਵਿਸਥਾਰ ਕਰਦੇ ਹੋ।

ਅਸਲ ਸਿੱਖਿਆ: ਬਿਜ਼ਨਸ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਮੁੱਖ ਤੌਰ 'ਤੇ ਰਫ਼ਤਾਰ ਬਾਰੇ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਇਹ ਸਪੱਸ਼ਟਤਾ ਬਾਰੇ ਹੈ। ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਕੈਪਚਰ ਨੂੰ ਫੈਸਲੇ ਅਤੇ ਕਾਰਵਾਈ ਤੋਂ ਵੱਖ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਸਿਸਟਮਾਂ ਨੂੰ ਯਾਦਦਾਸ਼ਤ ਦਿੰਦੇ ਹੋ, ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਅਸਫਲਤਾ ਲਈ ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਕਰਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਔਖੇ ਫੈਸਲੇ ਲੋਕਾਂ ਲਈ ਰਾਖਵੇਂ ਰੱਖਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਨਾਜ਼ੁਕ ਸਕ੍ਰਿਪਟਾਂ ਬਣਾਉਣਾ ਬੰਦ ਕਰ ਦਿੰਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਅਜਿਹੀਆਂ ਕਾਰਵਾਈਆਂ (operations) ਬਣਾਉਣਾ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਦੇ ਹੋ ਜੋ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਟਿਕਦੀਆਂ ਹਨ।