ಹೆಚ್ಚಿನ ತಂಡಗಳು ಆಟೊಮೇಷನ್ (automation) ಅನ್ನು ತಪ್ಪು ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಅಥವಾ ಉಲ್ಟಾ ಕ್ರಮದಲ್ಲಿ ಪ್ರಾರಂಭಿಸುತ್ತವೆ. ಅವರು ಇಂಟಿಗ್ರೇಷನ್ ಮಾರ್ಕೆಟ್ಪ್ಲೇಸ್ ತೆರೆದು ಯಾವ ಆ್ಯಪ್ ಯಾವ API ಜೊತೆಗೆ ಸಂವಹನ ನಡೆಸುತ್ತದೆ ಎಂದು ಕೇಳುತ್ತಾರೆ. ಇದು ತಪ್ಪು ಸಮಸ್ಯೆಯನ್ನು ಪರಿಹರಿಸಲು ಅಸ್ಥಿರವಾದ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯನ್ನು (brittle plumbing) ನಿರ್ಮಿಸುವ ವೇಗದ ಹಾದಿಯಾಗಿದೆ. ಉತ್ತಮ ಆರಂಭಿಕ ಹಂತವೆಂದರೆ ನಿಮ್ಮ ತಂಡ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವುದನ್ನು ಗಮನಿಸುವುದು. ಅವರು ಕೈಯಿಂದ ಏನನ್ನು ಟೈಪ್ ಮಾಡುತ್ತಿದ್ದಾರೆ? ಬ್ರೌಸರ್ ಟ್ಯಾಬ್ಗಳ ನಡುವೆ ಡೇಟಾವನ್ನು ಎಲ್ಲಿ ಕಾಪಿ ಮಾಡುತ್ತಿದ್ದಾರೆ? ಯಾರೋ ಒಬ್ಬರು ಮ್ಯಾನುಯಲ್ ಆಗಿ ಮುಂದಕ್ಕೆ ತಳ್ಳುವವರೆಗೆ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯು ಏಕೆ ನಿಂತುಹೋಗುತ್ತದೆ? ಈ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳು ನಿಜವಾಗಿಯೂ ಯಾವುದನ್ನು ಆಟೊಮೇಷನ್ ಮಾಡಬೇಕೆಂದು ಬಹಿರಂಗಪಡಿಸುತ್ತವೆ. ಸಾಫ್ಟ್ವೇರ್ ಕೇವಲ ಒಂದು ತಲುಪಿಸುವ ಸಾಧನವಷ್ಟೇ; ನಿಮ್ಮ ಬಿಸಿನೆಸ್ ಲಾಜಿಕ್ (business logic) ಮೊದಲು ಬರಬೇಕು.
ಪರಿಕರಗಳಿಗಿಂತ (Tools) ಕೆಲಸದಿಂದ ಪ್ರಾರಂಭಿಸಿ
ಯಾವ ಆ್ಯಪ್ ಯಾವ API ಗೆ ಕನೆಕ್ಟ್ ಆಗುತ್ತದೆ ಎಂದು ಕೇಳುವುದನ್ನು ನಿಲ್ಲಿಸಿ. ನಿಮ್ಮ ತಂಡವು ಮ್ಯಾನುಯಲ್ ಆಗಿ ಏನು ಮಾಡುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಏಕೆ ಮಾಡುತ್ತದೆ ಎಂದು ಕೇಳುವ ಮೂಲಕ ಪ್ರಾರಂಭಿಸಿ.
ನಿಮ್ಮ ಸೇಲ್ಸ್ ಪ್ರತಿನಿಧಿಗಳು ಯಾವಾಗಲೂ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ದಿನಗಳಲ್ಲೇ ಫಾಲೋ-ಅಪ್ ಮಾಡುವುದಾದರೆ, ಯಾವುದೇ ಆಟೊಮೇಷನ್ ಆ ಲಯವನ್ನು (rhythm) ಗೌರವಿಸಬೇಕು. ಒಂದು ವೇಳೆ ಪ್ರತಿನಿಧಿಯು ಕಾರ್ಗೋ ತೂಕ, ಆಯಾಮಗಳು ಮತ್ತು ಗಮ್ಯಸ್ಥಾನವಿಲ್ಲದೆ ಫ್ರೈಟ್ ಕೋಟ್ (freight quote) ನೀಡಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗದಿದ್ದರೆ, ನಿಮ್ಮ ಚಾಟ್ಬಾಟ್ ಸಂಭಾಷಣೆಯನ್ನು ಹಸ್ತಾಂತರಿಸುವ ಮೊದಲು ಆ ನಿಖರವಾದ ಫೀಲ್ಡ್ಗಳನ್ನು ಸಂಗ್ರಹಿಸಬೇಕು. ತಂತ್ರಜ್ಞಾನವು ನೈಜ ಪ್ರಪಂಚದ ನಿಯಮಗಳನ್ನು ಪ್ರತಿಬಿಂಬಿಸಬೇಕು.
ಒಂದು ಲಾಜಿಸ್ಟಿಕ್ಸ್ ಕಂಪನಿಯ ಉದಾಹರಣೆ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಿ, ಅಲ್ಲಿ ಪ್ರತಿನಿಧಿಗಳು ಕಾರ್ಗೋ ವಿವರಗಳನ್ನು ಕ್ರೋಲೈ ಮಾಡಲು WhatsApp, ಇಮೇಲ್ ಮತ್ತು ಸ್ಪ್ರೆಡ್ಶೀಟ್ಗಳ ನಡುವೆ ಬದಲಾಗುತ್ತಿರುತ್ತಾರೆ. ಪರಿಹಾರವೆಂದರೆ ಕೇವಲ "WhatsApp ಅನ್ನು CRM ಗೆ ಕನೆಕ್ಟ್ ಮಾಡುವುದು" ಎಂದಲ್ಲ. ವರ್ಕ್ಫ್ಲೋವು (workflow) ಪ್ರತಿನಿಧಿಯ ಸ್ವಂತ ನಿರ್ಧಾರದ ಮರವನ್ನು (decision tree) ಅನುಕರಿಸಬೇಕು: ಕಾರ್ಗೋ ಸ್ಪೆಕ್ಸ್ಗಳನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಿ, ರೂಟ್ ಲಭ್ಯತೆಯನ್ನು ಪರೀಕ್ಷಿಸಿ, ನಂತರ ಕೋಟ್ ರೆಕಾರ್ಡ್ ಅನ್ನು ರಚಿಸಿ. ನೀವು ಮೊದಲು ಲಾಜಿಕ್ ಅನ್ನು ಮ್ಯಾಪ್ ಮಾಡಿದಾಗ, ಅಂತಿಮವಾಗಿ ಯಾವುದನ್ನೂ ಪರಿಹರಿಸದ ಎರಡು ಪರಿಪೂರ್ಣ APIಗಳನ್ನು ಜೋಡಿಸುವ ಬಲೆಗೆ ಬೀಳುವುದನ್ನು ತಪ್ಪಿಸಬಹುದು.
ಕ್ಯಾಪ್ಚರ್, ನಿರ್ಧರಿಸಿ, ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಿ
ವಿಶ್ವಾಸಾರ್ಹ ಆಟೊಮೇಷನ್ ಮೂರು ವಿಭಿನ್ನ ಕೆಲಸಗಳನ್ನು ಮಾಡುತ್ತದೆ. Capture ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಸಿಸ್ಟಮ್ಗೆ ತರುತ್ತದೆ. Decision ಮುಂದೆ ಏನು ಮಾಡಬೇಕೆಂದು ನಿರ್ಧರಿಸುತ್ತದೆ. Action ಒಂದು ರೆಕಾರ್ಡ್ ಅನ್ನು ಅಪ್ಡೇಟ್ ಮಾಡುತ್ತದೆ, ಸಂದೇಶವನ್ನು ಕಳುಹಿಸುತ್ತದೆ ಅಥವಾ ವ್ಯಕ್ತಿಗೆ ಎಚ್ಚರಿಕೆ ನೀಡುತ್ತದೆ.
ಈ ಪದರಗಳನ್ನು (layers) ಪ್ರತ್ಯೇಕವಾಗಿಡಿ. ಒಂದು ಲೀಡ್ (lead) ನಿಮ್ಮ CRM ನಲ್ಲಿ ಎಂದಿಗೂ ಕಾಣಿಸಿಕೊಳ್ಳದಿದ್ದರೆ, ಕ್ಯಾಪ್ಚರ್ ಹಂತವು ವಿಫಲವಾಗಿದೆಯೇ ಅಥವಾ ನಿರ್ಧಾರದ ಹಂತವು ಅಡಕವಾಗಿದೆಯೇ ಎಂದು ನೀವು ತಿಳಿಯಲು ಬಯಸುತ್ತೀರಿ. ವೆಬ್ಸೈಟ್ ಫಾರ್ಮ್ ಪೇಲೋಡ್ (payload) ಅನ್ನು ಸಬ್ಮಿಟ್ ಮಾಡಿತೇ? ವೆಬ್ಹುಕ್ (webhook) ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಿಸಿದೆಯೇ? ಡೇಟಾ ಬಂದರೂ ಸುಮ್ಮನೆ ಕುಳಿತಿದ್ದರೆ, ನಿಮ್ಮ ಲಾಜಿಕ್ ಲೇಯರ್ ಸಮಸ್ಯೆಯಾಗಿದೆ. ಏನೂ ಬರದೇ ಹೋದರೆ, ಇನ್ಟೇಕ್ (intake) ಅನ್ನು ಸರಿಪಡಿಸಿ.
ಪ್ರತಿ ಹಂತವು ತನ್ನದೇ ಆದ ಲಾಗ್ (log) ಅಥವಾ ಫೀಲ್ಡ್ಗೆ ಬರೆಯುವಂತೆ ನಿಮ್ಮ ವರ್ಕ್ಫ್ಲೋವನ್ನು ರಚಿಸಿ. ಕ್ಯಾಪ್ಚರ್ ಹಂತವು ರೊ (raw) ಪೇಲೋಡ್ ಅನ್ನು ಸಂಗ್ರಹಿಸುತ್ತದೆ. ನಿರ್ಧಾರದ ಹಂತವು ಆಯ್ದ ಹಾದಿಯನ್ನು ದಾಖಲಿಸುತ್ತದೆ. ಆಕ್ಷನ್ ಹಂತವು ಫಲಿತಾಂಶವನ್ನು ನಮೂದಿಸುತ್ತದೆ. ರಾತ್ರಿ 2 ಗಂಟೆಗೆ ಏನಾದರೂ ಮುರಿದರೆ, ನೀವು ಅದನ್ನು ಪತ್ತೇದಾರಿ ರಹಸ್ಯದಂತೆ ನೋಡುವ ಬದಲು ಒಂದು ಕಥೆಯಂತೆ ಓದಬಹುದು.
ನಿಮ್ಮ ಸಿಸ್ಟಮ್ಗಳಿಗೆ ನೆನಪಿನ ಶಕ್ತಿಯನ್ನು ನೀಡಿ
ನಿಮ್ಮ ಸಿಸ್ಟಮ್ಗೆ ನೆನಪಿನ ಶಕ್ತಿ ನೀಡಲು ಡೇಟಾಬೇಸ್ ಮತ್ತು CRM ಫೀಲ್ಡ್ಗಳನ್ನು ಬಳಸಿ. ಒಂದು ಲೀಡ್ ಹೊಸದಾಗಿದೆಯೇ, ಅರ್ಹವಾಗಿದೆಯೇ ಅಥವಾ ಕಳೆದುಹೋಗಿದೆಯೇ ಎಂದು ವರ್ಕ್ಫ್ಲೋಗೆ ತಿಳಿಯಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ಇದು ಸಿಸ್ಟಮ್ ಒಂದೇ ಪ್ರಶ್ನೆಯನ್ನು ಎರಡು ಬಾರಿ ಕೇಳದಂತೆ ತಡೆಯುತ್ತದೆ. ನೆನಪಿನ ಶಕ್ತಿ ಇಲ್ಲದಿದ್ದರೆ, ಪ್ರತಿ ಸಂವಹನವೂ ಶೂನ್ಯದಿಂದ ಪ್ರಾರಂಭವಾಗುತ್ತದೆ. ಚಾಟ್ಬಾಟ್ ಮರಳಿ ಬಂದ ಗ್ರಾಹಕನನ್ನು ಅಪರಿಚಿತನಂತೆ ಸ್ವಾಗತಿಸುತ್ತದೆ. ಸೇಲ್ಸ್ ಸೀಕ್ವೆನ್ಸ್ (sales sequence) ಈಗಾಗಲೇ ಒಪ್ಪಂದಕ್ಕೆ ಸಹಿ ಹಾಕಿದ ವ್ಯಕ್ತಿಗೆ ಮೊದಲ ಸಂವಹನದ ಇಮೇಲ್ ಕಳುಹಿಸುತ್ತದೆ.
"Lifecycle Stage" ನಂತಹ ಸ್ಟೇಟಸ್ ಫೀಲ್ಡ್ ಅನ್ನು ಸಂಗ್ರಹಿಸಿ ಮತ್ತು ಪ್ರತಿ ಆಟೊಮೇಟೆಡ್ ಸ್ಪರ್ಶದ ಮೊದಲು ಅದನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಿ. ಹಂತವು "Contract Sent" ಎಂದಿದ್ದರೆ, ನರ್ಚರ್ ಸೀಕ್ವೆನ್ಸ್ ಅನ್ನು ಬಿಟ್ಟು ರೆಕಾರ್ಡ್ ಅನ್ನು ನೇರವಾಗಿ ಕಾನೂನು ಹಸ್ತಾಂತರದ ಕ್ಯೂಗೆ (legal handoff queue) ವರ್ಗಾಯಿಸಿ. ನೆನಪಿನ ಶಕ್ತಿಯು ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯಾತ್ಮಕ ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್ಗಳನ್ನು ಗ್ರಾಹಕರ ನೈಜ ಇತಿಹಾಸವನ್ನು ಗೌರವಿಸುವ ಸುಸಂಬದ್ಧ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳನ್ನಾಗಿ ಪರಿವರ್ತಿಸುತ್ತದೆ.
ಸರಿಯಾದ ಕೆಲಸಗಳಿಗಾಗಿ AI ಅನ್ನು ಬಳಸಿ
AI ಅನ್ನು ಕಿರಿದಾದ, ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಕಾರ್ಯಗಳಿಗಾಗಿ ಬಳಸಿ. ದೀರ್ಘ ಸಂಭಾಷಣೆಯ ಇತಿಹಾಸಗಳನ್ನು ಸಾರಾಂಶಗೊಳಿಸಲು, ಉತ್ತರಗಳನ್ನು ಸಿದ್ಧಪಡಿಸಲು ಅಥವಾ ಅಸ್ತವ್ಯಸ್ತವಾದ ಪಠ್ಯದಿಂದ ಡೇಟಾವನ್ನು ಹೊರತೆಗೆಯಲು ಅದನ್ನು ಬಿಡಿ. ಆದರೆ ಯಾವಾಗಲೂ AI ಗೆ ರಚನಾತ್ಮಕ ಡೇಟಾವನ್ನು (structured data) ನೀಡುವಂತೆ ಸೂಚಿಸಿ. ನಂತರ ಸಿಸ್ಟಮ್ ಯಾವುದೇ ರೆಕಾರ್ಡ್ ಅನ್ನು ಅಪ್ಡೇಟ್ ಮಾಡುವ ಮೊದಲು ಆ ಡೇಟಾವನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಿ (validate).
ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ನೀವು ಆರ್ಡರ್ ಸಂಖ್ಯೆಗಳು ಮತ್ತು ಸಮಸ್ಯೆಗಳ ವರ್ಗಗಳನ್ನು ಹೊರತೆಗೆಯಲು ಗ್ರಾಹಕರ ದೂರು ಇಮೇಲ್ಗಳನ್ನು ಲಾರ್ಜ್ ಲ್ಯಾಂಗ್ವೇಜ್ ಮಾಡೆಲ್ಗೆ (LLM) ನೀಡಿದರೆ, ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಕೀಲಿಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿರುವ JSON ಅನ್ನು ನೀಡುವಂತೆ ಸೂಚಿಸಿ. ಆ ಔಟ್ಪುಟ್ ಅನ್ನು ಆರ್ಡರ್ ಸಂಖ್ಯೆಯು ನಿಮ್ಮ ಫಾರ್ಮ್ಯಾಟ್ಗೆ ಹೊಂದಿಕೆಯಾಗುತ್ತದೆಯೇ ಮತ್ತು ವರ್ಗವು ಅನುಮೋದಿತ ಪಟ್ಟಿಯಲ್ಲಿ ಇದೆಯೇ ಎಂದು ಪರಿಶೀಲಿಸುವ ವ್ಯಾಲಿಡೇಶನ್ ಲೇಯರ್ ಮೂಲಕ ಹಾಕಿ. ನಂತರವೇ ಸಪೋರ್ಟ್ ಟಿಕೆಟ್ಗೆ ಬರೆಯಿರಿ. ಇದು ಭ್ರಮಿತವಾದ (hallucinated) ಆರ್ಡರ್ ಸಂಖ್ಯೆಯು ನಿಮ್ಮ ಡಿಸ್ಪ್ಯಾಚ್ ಸಿಸ್ಟಮ್ ಅನ್ನು ಹಾಳು ಮಾಡದಂತೆ ತಡೆಯುತ್ತದೆ. AI ಅನ್ನು ವೇಗವಾಗಿ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವ ಆದರೆ ಮೇಲ್ವಿಚಾರಕನ ಅಗತ್ಯವಿರುವ ಇಂಟರ್ನ್ (intern) ಎಂದು ಭಾವಿಸಿ.
ವಿಷಯಗಳು ಮುರಿದುಹೋಗಬಹುದು ಎಂಬಂತೆ ನಿರ್ಮಿಸಿ
APIಗಳು ವಿಫಲವಾಗುತ್ತವೆ. AI ಕೆಟ್ಟ ಡೇಟಾವನ್ನು ನೀಡುತ್ತದೆ. ಸಿಸ್ಟಮ್ಗಳು ಕ್ರ್ಯಾಶ್ ಆಗುತ್ತವೆ. ನಿಮ್ಮ ಆಟೊಮೇಷನ್ ಇವೆಲ್ಲವನ್ನೂ ಎದುರಿಸಲು ಸಿದ್ಧವಾಗಿರಬೇಕು.
ಏನಾಯಿತು ಮತ್ತು ಯಾವಾಗ ಎಂಬುದು ನಿಮಗೆ ನಿಖರವಾಗಿ ತಿಳಿಯಲು ನಿಮಗೆ logs ಬೇಕು. ಒಂದು ರೆಕಾರ್ಡ್ ವರ್ಕ್ಫ್ಲೋದಲ್ಲಿ ಎಲ್ಲಿ ಇದೆ ಎಂದು ಟ್ರ್ಯಾಕ್ ಮಾಡಲು ನಿಮಗೆ status fields ಬೇಕು. ತಪ್ಪುಗಳು ಮುಂದಿನ ಹಂತಗಳಿಗೆ ಹರಡದಂತೆ ತಡೆಯಲು ನಿಮಗೆ error branches ಬೇಕು. ಮತ್ತು ಒಬ್ಬ ವ್ಯಕ್ತಿಯು ಕೋಡ್ ಅನ್ನು ಮರುಬರೆಯದೆ ಸಮಸ್ಯೆಗಳನ್ನು ಸರಿಪಡಿಸಲು ನಿಮಗೆ manual paths ಬೇಕು.
ಪೇಮೆಂಟ್ ಗೇಟ್ವೇ ಸಮಯ ಮೀರಿದಾಗ (timeout), ವರ್ಕ್ಫ್ಲೋ ವಹಿವಾಟನ್ನು ಸುಮ್ಮನೆ ಕೈಬಿಡಬಾರದು. ಅದು ಇನ್ವಾಯ್ಸ್ ಸ್ಥಿತಿಯನ್ನು "Sync Pending" ಎಂದು ಗುರುತಿಸಬೇಕು, ಹಣಕಾಸು ತಂಡಕ್ಕೆ ತಿಳಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ಮರುಪ್ರಯತ್ನಕ್ಕಾಗಿ ಕ್ಯೂನಲ್ಲಿ ಇಡಬೇಕು. ಇದು ಮೂರು ಬಾರಿ ವಿಫಲವಾದರೆ, ಮನುಷ್ಯನೊಬ್ಬರು ನಿರ್ವಹಿಸಲು ಒಂದು ಕಾರ್ಯವನ್ನು (task) ಸೃಷ್ಟಿಸಬೇಕು. ಒಬ್ಬ ವ್ಯಕ್ತಿಯು ಆ ದಾಖಲೆಯನ್ನು ತೆರೆಯಲು, ವಿಫಲವಾದ ಪೇಲೋಡ್ ಅನ್ನು ನೋಡಲು, ದತ್ತಾಂಶವನ್ನು ಸರಿಪಡಿಸಲು ಮತ್ತು ಕೆಲಸವನ್ನು ಮುಂದೆ ಕಳುಹಿಸಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗಬೇಕು. ನಂಬಿಕಾರ್ಹತೆಯು ಪರಿಪೂರ್ಣತೆಯನ್ನು ನಿರೀಕ್ಷಿಸುವುದರಿಂದ ಬರುವುದಿಲ್ಲ, ಬದಲಾಗಿ ವಿಫಲತೆಯನ್ನು ನಿರೀಕ್ಷಿಸುವುದರಿಂದ ಬರುತ್ತದೆ.
ಮನುಷ್ಯರನ್ನು ಒಳಗೊಳ್ಳಿ
ಎಲ್ಲವನ್ನೂ ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತಗೊಳಿಸಲು (automate) ಪ್ರಯತ್ನಿಸಬೇಡಿ. ಬೆಲೆ ನಿಗದಿ, ಮಾತುಕತೆಗಳು ಮತ್ತು ಸೂಕ್ಷ್ಮ ದೂರುಗಳನ್ನು ಮನುಷ್ಯರೇ ನಿರ್ವಹಿಸಬೇಕು. ಪುನರಾವರ್ತಿತ ಕೆಲಸಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಹಾಕುವುದು ಇದರ ಗುರಿಯಾಗಿದ್ದು, ಇದರಿಂದ ನಿಮ್ಮ ತಂಡವು ನಿರ್ಧಾರ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವಿಕೆಗೆ ಗಮನ ಹರಿಸಬಹುದು.
ಬೆಲೆ ಮಾತುಕತೆಯು ಹೊಂದಾಣಿಕೆಗಳು (trade-offs), ಗ್ರಾಹಕರ ಇತಿಹಾಸ ಮತ್ತು ತ್ರೈಮಾಸಿಕಕ್ಕೆ ಅನುಗುಣವಾಗಿ ಬದಲಾಗುವ ಲಾಭದ ಮಾರ್ಜಿನ್ ಒತ್ತಡಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ. ಸಾಫ್ಟ್ವೇರ್ ಆರಂಭಿಕ ಅಂಕಿಅಂಶಗಳನ್ನು ಸಿದ್ಧಪಡಿಸಬಹುದು, ಆದರೆ ಅಂತಿಮ ರಿಯಾಯಿತಿಯ ನಿರ್ಧಾರವು ಆ ಖಾತೆಯನ್ನು ಅರ್ಥಮಾಡಿಕೊಳ್ಳುವ ವ್ಯಕ್ತಿಗೆ ಸೇರಿದ್ದಾಗಿರಬೇಕು. ಸೂಕ್ಷ್ಮ ದೂರುಗಳು ಭಾವನಾತ್ಮಕ ತೂಕ ಮತ್ತು ಕಾನೂನು ಅಪಾಯಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿರುತ್ತವೆ. ಅಂತಹ ದೂರುಗಳನ್ನು ಯಾವುದೇ ಮಾದರಿ ಉತ್ತರಗಳಿಗಿಂತ (templated reply) ವೇಗವಾಗಿ ಮನುಷ್ಯನಿಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸುವುದು ಹೆಚ್ಚು ಮೌಲ್ಯಯುತವಾಗಿದೆ. ನಿಮ್ಮ ಅತ್ಯುತ್ತಮ ಸಿಬ್ಬಂದಿಗೆ ಕಠಿಣ ನಿರ್ಧಾರಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಲು ಸಮಯ ಸಿಗುವಂತೆ ಮಾಡಲು, ದಿನನಿತ್ಯದ ಸಾಮಾನ್ಯ ಕೆಲಸಗಳನ್ನು ದೂರವಿಡಲು ನಿಮ್ಮ ವರ್ಕ್ಫ್ಲೋಗಳನ್ನು ರೂಪಿಸಿ.
ನಿರ್ಮಿಸುವ ಮೊದಲು ನಕ್ಷೆ ಮಾಡಿ
ನೀವು ಒಂದು ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತ ನಿಯಮವನ್ನು ಬರೆಯುವ ಮೊದಲು, ನಿಮ್ಮ ಕೆಲಸ ಎಲ್ಲಿಂದ ಪ್ರಾರಂಭವಾಗುತ್ತದೆ ಎಂಬುದನ್ನು ಪಟ್ಟಿ ಮಾಡಿ. ಇದರಲ್ಲಿ ವೆಬ್ಸೈಟ್ ಫಾರ್ಮ್ಗಳು, WhatsApp ಸಂದೇಶಗಳು, ಜಾಹೀರಾತು ಪ್ಲಾಟ್ಫಾರ್ಮ್ಗಳು ಮತ್ತು ಹಂಚಿಕೆಯ ಸ್ಪ್ರೆಡ್ಶೀಟ್ಗಳು ಸೇರಿವೆ. ಪ್ರತಿ ಮೂಲದಿಂದ ಯಾವ ಮಾಹಿತಿ ಬರುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಮೊದಲ ಹಂತದ ನಂತರ ಯಾವ ದಾಖಲೆ ಇರಬೇಕು ಎಂಬುದನ್ನು ನಕ್ಷೆ ಮಾಡಿ.
ನೀವು ಈ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ನಿರ್ಲಕ್ಷಿಸಿದರೆ, ಯೋಜನೆಯ ಅರ್ಧದ ಹಂತದಲ್ಲಿ ನಿಮ್ಮ ಲೀಡ್ಗಳಲ್ಲಿ ಕಾಲು ಭಾಗವು ಇನ್ನೂ ಹಳೆಯ ಇಮೇಲ್ ಏಲಿಯಾಸ್ ಅಥವಾ ಯಾರೂ ಉಲ್ಲೇಖಿಸದ ಹಂಚಿಕೆಯ ಸ್ಪ್ರೆಡ್ಶೀಟ್ ಮೂಲಕ ಬರುತ್ತಿದೆ ಎಂಬುದು ನಿಮಗೆ ತಿಳಿಯುತ್ತದೆ. ಒಂದು ಸರಳ ಕೋಷ್ಟಕವನ್ನು (table) ರಚಿಸಿ. ಮೊದಲ ಕಾಲಂ: ಮೂಲ (Source). ಎರಡನೇ ಕಾಲಂ: ಬರುವ ದತ್ತಾಂಶ (Data). ಮೂರನೇ ಕಾಲಂ: ರಚಿಸಲ್ಪಟ್ಟ ಮೊದಲ ಸಿಸ್ಟಮ್ ದಾಖಲೆ. ನಾಲ್ಕನೇ ಕಾಲಂ: ಮುಂದಿನ ಕ್ರಮವನ್ನು ಯಾರು ನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತಾರೆ. ಈ ಒಂದು ದಾಖಲೆಯು "ನಾವು ಆ ಸ್ಪ್ರೆಡ್ಶೀಟ್ ಬಗ್ಗೆ ಮರೆತಿದ್ದೆವು" ಎಂಬ ಸಮಸ್ಯೆಯನ್ನು ತಡೆಯುತ್ತದೆ, ಇದು ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತಗೊಳಿಸುವ ಯೋಜನೆಗಳನ್ನು ಮೌನವಾಗಿ ಹಾಳುಮಾಡುತ್ತದೆ.
ಸಣ್ಣ ಮಟ್ಟದಲ್ಲಿ ಸಾಬೀತುಪಡಿಸಿ, ನಂತರ ಬೆಳೆಸಿ
ಸಣ್ಣದಾಗಿ ಪ್ರಾರಂಭಿಸಿ. ಎರಡು ಪ್ರಮುಖ ಕ್ಷೇತ್ರಗಳ ನಡುವೆ ದತ್ತಾಂಶವನ್ನು ವರ್ಗಾಯಿಸುವ ಒಂದು ವರ್ಕ್ಫ್ಲೋ ಅನ್ನು ಆರಿಸಿ. ಅದನ್ನು ನಿರ್ಮಿಸಿ, ಪರೀಕ್ಷಿಸಿ ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ತಂಡವು ಅದನ್ನು ಬಳಸಲು ಬಿಡಿ. ಆ ಮಾದರಿಯು ಕೆಲಸ ಮಾಡುತ್ತದೆ ಎಂದು ಸಾಬೀತುಪಡಿಸಿದ ನಂತರ, ನೀವು ಅದನ್ನು ವಿಸ್ತರಿಸಬಹುದು.
ಒಂದೇ ಸ್ಪ್ರಿಂಟ್ನಲ್ಲಿ ಸಂಪೂರ್ಣ ಗ್ರಾಹಕ ಪ್ರಯಾಣವನ್ನು (customer journey) ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತಗೊಳಿಸುವ ಆಸೆಯನ್ನು ತಡೆಯಿರಿ. ಸಣ್ಣದಾದ, ನಂಬಿಕಾರ್ಹವಾದ ವರ್ಕ್ಫ್ಲೋ ನಂಬಿಕೆಯನ್ನು ಗಳಿಸುತ್ತದೆ. ದೊಡ್ಡದಾದ, ವಿಫಲವಾದ ವರ್ಕ್ಫ್ಲೋ ಇಡೀ ಉಪಕ್ರಮದ ಮೇಲಿನ ಉತ್ಸಾಹವನ್ನು ಕುಗ್ಗಿಸುತ್ತದೆ.
ಮೊದಲ ದಿನವೇ ನಿಮ್ಮ ಸಂಪೂರ್ಣ ಸೇಲ್ಸ್ ಪೈಪ್ಲೈನ್ ಅನ್ನು ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತಗೊಳಿಸುವ ಬದಲು, ವೆಬ್ಸೈಟ್ ಫಾರ್ಮ್ನಿಂದ ಅರ್ಹ ಲೀಡ್ಗಳನ್ನು ನಿಮ್ಮ CRM ಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸುವುದು ಮತ್ತು ಪ್ರದೇಶದ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ ಸರಿಯಾದ ಪ್ರತಿನಿಧಿಗೆ (rep) ನಿಯೋಜಿಸುವುದರೊಂದಿಗೆ ಪ್ರಾರಂಭಿಸಿ. ಅಷ್ಟೇ. ಯಾವುದೇ ಫಾಲೋ-ಅಪ್ ಸರಣಿಗಳು, ಯಾವುದೇ ಎನ್ರಿಚ್ಮೆಂಟ್ ಅಥವಾ Slack ಅಲರ್ಟ್ಗಳ ಅಗತ್ಯವಿಲ್ಲ. ಆ ಒಂದು ಹಾದಿಯು ಎರಡು ವಾರಗಳ ಕಾಲ ಸುಗಮವಾಗಿ ನಡೆದ ನಂತರ, ಮುಂದಿನ ಹಂತವನ್ನು ಸೇರಿಸಿ. ನಿಮ್ಮ ತಂಡವು ವ್ಯವಸ್ಥೆಯನ್ನು ಕಲಿಯುತ್ತದೆ. ನೀವು ವಿಫಲವಾಗುವ ಸಾಧ್ಯತೆಗಳನ್ನು (failure modes) ಕಲಿಯುತ್ತೀರಿ. ನಂತರ ನೀವು ಆತ್ಮವಿಶ್ವಾಸದಿಂದ ವಿಸ್ತರಿಸಬಹುದು.
ನಿಜವಾದ ಪಾಠ: ವ್ಯವಹಾರ ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತಗೊಳಿಸುವಿಕೆ (Business automation) ಎನ್ನುವುದು ಮುಖ್ಯವಾಗಿ ವೇಗದ ಬಗ್ಗೆ ಅಲ್ಲ. ಇದು ಸ್ಪಷ್ಟತೆಯ ಬಗ್ಗೆಯಾಗಿದೆ. ನೀವು ದತ್ತಾಂಶ ಸಂಗ್ರಹಣೆಯನ್ನು, ನಿರ್ಧಾರವನ್ನು ಮತ್ತು ಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಪ್ರತ್ಯೇಕಿಸಿದಾಗ, ನಿಮ್ಮ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳಿಗೆ ನೆನಪಿನ ಶಕ್ತಿಯನ್ನು (memory) ನೀಡಿದಾಗ, ವಿಫಲತೆಗಾಗಿ ವಿನ್ಯಾಸಗೊಳಿಸಿದಾಗ ಮತ್ತು ಕಠಿಣ ನಿರ್ಧಾರಗಳನ್ನು ಮನುಷ್ಯರಿಗಾಗಿ ಮೀಸಲಿಟ್ಟಾಗ, ನೀವು ದುರ್ಬಲ ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್ಗಳನ್ನು ನಿರ್ಮಿಸುವುದನ್ನು ನಿಲ್ಲಿಸಿ, ದೀರ್ಘಕಾಲ ಬಾಳಿಕೆ ಬರುವ ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಗಳನ್ನು ನಿರ್ಮಿಸಲು ಪ್ರಾರಂಭಿಸುತ್ತೀರಿ.