AI ഉപയോഗിച്ച് വെണ്ടർ കംപ്ലയൻസ് (Vendor Compliance) ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യാം

ഒരു പരിപാടിക്ക് തൊട്ടുമുമ്പ് വെണ്ടർമാരുടെ ഇൻഷുറൻസ് അല്ലെങ്കിൽ പെർമിറ്റുകൾ കാലാവധി തീരുന്ന സാഹചര്യത്തിൽ ഫെസ്റ്റിവൽ സംഘാടകർ വലിയൊരു അപകടസാധ്യത നേരിടുന്നുണ്ട്. മാനുവൽ സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റുകളും നീണ്ട ഇമെയിൽ ചർച്ചകളും മണിക്കൂറുകൾ പാഴാക്കുകയും നിയമപരമായ വിടവുകൾ സൃഷ്ടിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. ഈ അരാജകത്വത്തെ ഒരു കൃത്യമായ പ്രവർത്തനരീതിയാക്കി (predictable workflow) മാറ്റാൻ നിങ്ങൾക്ക് AI ഓട്ടോമേഷൻ ഉപയോഗിക്കാം. ഇത് നിങ്ങളുടെ വെണ്ടർമാരെ നിയമങ്ങൾ പാലിക്കാൻ സഹായിക്കുകയും നിങ്ങളുടെ ടീമിന് പരിപാടിയുടെ കാര്യങ്ങളിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കാൻ അവസരം നൽകുകയും ചെയ്യുന്നു.

ഈ തന്ത്രം ഒരു ലെയർഡ് റിമൈൻഡർ സിസ്റ്റത്തെ (layered reminder system) ആശ്രയിച്ചാണ് പ്രവർത്തിക്കുന്നത്. ഈ സിസ്റ്റം, റിസ്കിന്റെ അളവിനും കാലാവധി തീരാൻ ബാക്കിയുള്ള സമയത്തിനും അനുസരിച്ച് അലേർട്ടുകളുടെ ഇടവേളകൾ നിശ്ചയിക്കുന്നു.

  • ജനറൽ ലയബിലിറ്റി ഇൻഷുറൻസ് പോലുള്ള സാധാരണ രേഖകൾക്ക് കാലാവധി തീരുന്നതിന് 90, 60, അല്ലെങ്കിൽ 30 ദിവസം മുമ്പ് അലേർട്ടുകൾ ലഭിക്കും.
  • രണ്ടാമത്തെ അലേർട്ടുകൾ 30 അല്ലെങ്കിൽ 14 ദിവസം മുമ്പ് ലഭിക്കും.
  • അവസാന അലേർട്ടുകൾ കാലാവധി തീരുന്നതിന് 7, 3, 1 ദിവസം മുമ്പ് ലഭിക്കും.

ഫുഡ് ഹാൻഡ്‌ലർ പെർമിറ്റുകൾ പോലുള്ള ഉയർന്ന റിസ്കുള്ള കാര്യങ്ങൾക്ക് കുറഞ്ഞ സമയപരിധി ആവശ്യമാണ്. ഇവയ്ക്ക് കാലാവധി തീരുന്നതിന് 30, 14, 3, 1 ദിവസം മുമ്പ് അലേർട്ടുകൾ ലഭിക്കും.

ഒരു രേഖ സമർപ്പിക്കാൻ വൈകിയാൽ, സിസ്റ്റം കംപ്ലയൻസ് ലീഡിന് ഒരു ഡെയ്‌ലി ഡൈജസ്റ്റ് (daily digest) ഇമെയിൽ അയക്കും. 7, 3, അല്ലെങ്കിൽ 0 ദിവസം വൈകിയ എല്ലാ കാര്യങ്ങളും ഈ ഇമെയിലിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിരിക്കും.

ഇതിനായി പ്രധാനമായും ഇമെയിൽ ആണ് ഉപയോഗിക്കുന്നത്. ഓരോ അലേർട്ടിലും വ്യക്തമായ ഒരു Upload Document ബട്ടൺ ഉണ്ടായിരിക്കും. വെണ്ടർമാർക്ക് അവരുടെ ഇൻബോക്സ് വിടാതെ തന്നെ ഉടൻ തന്നെ രേഖകൾ പുതുക്കാൻ സാധിക്കും. ഒരു വെണ്ടർ പ്രതികരിക്കുന്നതിൽ പരാജയപ്പെട്ടാൽ, സിസ്റ്റം ഒരു എസ്കലേഷൻ ഫ്ലോചാർട്ട് (escalation flowchart) പിന്തുടരും. ഇത് ജോലിയെ അടുത്ത കമ്മിറ്റി അംഗത്തിലേക്ക് മാറ്റുന്നു, അങ്ങനെ ഒരു രേഖയും വിട്ടുപോകാതിരിക്കാൻ ഇത് സഹായിക്കുന്നു.

ഉദാഹരണം: ഒരു ഫുഡ് ട്രക്ക് പെർമിറ്റിന്റെ കാലാവധി പത്ത് ദിവസത്തിനുള്ളിൽ അവസാനിക്കുന്നു. AI എഞ്ചിൻ ഈ റിസ്ക് തിരിച്ചറിയുകയും കാലാവധി തീരുന്നതിന് മൂന്ന് ദിവസം മുമ്പ് അവസാന അലേർട്ട് അയക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. വെണ്ടർ അപ്‌ലോഡ് ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് പെർമിറ്റ് സമർപ്പിച്ചാലുടൻ സിസ്റ്റം എല്ലാ റിമൈൻഡറുകളും നിർത്തുന്നു.

ഇത് എങ്ങനെ നടപ്പിലാക്കാം:

  • ഓരോ വെണ്ടർ രേഖയെയും Standard അല്ലെങ്കിൽ High-Risk എന്നിങ്ങനെയുള്ള വിഭാഗങ്ങളായി തിരിക്കുക.
  • ഓരോ വിഭാഗത്തിനും പ്രത്യേക അലേർട്ട് ഇടവേളകളോടെ AI റിമൈൻഡർ എഞ്ചിൻ സജ്ജമാക്കുക.
  • സുരക്ഷിതമായ അപ്‌ലോഡ് ബട്ടൺ അടങ്ങിയ ഇമെയിൽ ടെംപ്ലേറ്റുകളുമായി അലേർട്ടുകളെ ബന്ധിപ്പിക്കുക.
  • വൈകിയ കാര്യങ്ങൾക്കായി എസ്കലേഷൻ നിയമങ്ങളും ഡെയ്‌ലി ഡൈജസ്റ്റും തയ്യാറാക്കുക.

പ്രധാന കാര്യങ്ങൾ:

  • റിസ്ക് അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള അലേർട്ടുകൾ മാനുവൽ പരിശോധനകളെ ഒരു പ്രൊആക്റ്റീവ് വർക്ക്ഫ്ലോയാക്കി മാറ്റുന്നു.
  • അപ്‌ലോഡ് ബട്ടണോട് കൂടിയ ഇമെയിൽ വെണ്ടർമാർക്ക് രേഖകൾ പുതുക്കുന്നത് എളുപ്പമാക്കുന്നു.
  • എസ്കലേഷൻ പാതകളും ഡെയ്‌ലി ഡൈജസ്റ്റുകളും കംപ്ലയൻസ് കാര്യങ്ങൾ ഒരിക്കലും വിട്ടുപോകാതിരിക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു.

Source: https://dev.to/ken_deng_ai/automating-the-chase-configuring-intelligent-renewal-reminder-and-escalation-paths-37de

Optional learning community: https://t.me/GyaanSetuAi