AI द्वारे व्हेंडर कंप्लायन्सचे ऑटोमेशन

जेव्हा एखाद्या कार्यक्रमाच्या अगदी आधी व्हेंडरचा विमा (insurance) किंवा परवाने (permits) संपतात, तेव्हा उत्सव आयोजकांना मोठ्या जोखमीचा सामना करावा लागतो. मॅन्युअल स्प्रेडशीट्स आणि ईमेलच्या लांबच लांब साखळ्यांमुळे तासनतास वाया जातात आणि कायदेशीर त्रुटी निर्माण होतात. तुम्ही या गोंधळाचे रूपांतर एका अंदाजित वर्कफ्लोमध्ये करण्यासाठी AI ऑटोमेशनचा वापर करू शकता. यामुळे तुमचे व्हेंडर्स नियमांचे पालन (compliant) करतील आणि तुमची टीम कार्यक्रमावर लक्ष केंद्रित करू शकेल.

ही रणनीती एका स्तरित रिमाइंडर सिस्टमवर (layered reminder system) अवलंबून आहे. ही सिस्टम जोखमीची पातळी आणि मुदत संपण्यापूर्वी उरलेला वेळ यानुसार अलर्टची वारंवारता ठरवते.

  • जनरल लायबिलिटी इन्शुरन्ससारखी (general liability insurance) Standard कागदपत्रे मुदत संपण्यापूर्वी ९०, ६० किंवा ३० दिवस आधी अलर्ट मिळतात.
  • दुसरे अलर्ट ३० किंवा १४ दिवसांनी पाठवले जातात.
  • अंतिम अलर्ट मुदत संपण्यापूर्वी ७, ३ आणि १ दिवस आधी येतात.

फूड हँडलर परवान्यांसारख्या (food handler permits) High-Risk असलेल्या गोष्टींसाठी कमी कालावधीची आवश्यकता असते. यासाठी मुदत संपण्यापूर्वी ३०, १४, ३ आणि १ दिवस आधी अलर्ट मिळतात.

जर एखादे दस्तऐवज वेळेत सादर केले नाही, तर सिस्टम कंप्लायन्स लीडला (compliance lead) दररोजचा 'डेली डायजेस्ट' (daily digest) ईमेल पाठवते. या ईमेलमध्ये ७, ३ किंवा ० दिवस उशिरा असलेल्या प्रत्येक गोष्टीची यादी असते.

यासाठी मुख्य साधन ईमेल आहे. प्रत्येक अलर्टमध्ये एक स्पष्ट 'Upload Document' बटण असते. व्हेंडर्स त्यांच्या इनबॉक्समधून बाहेर न पडता त्वरित नूतनीकरण करू शकतात. जर व्हेंडरने प्रतिसाद दिला नाही, तर सिस्टम एस्केलेशन फ्लोचार्टचे (escalation flowchart) पालन करते. यामुळे कार्य पुढील समिती सदस्याकडे सोपवले जाते जेणेकरून कोणतेही दस्तऐवज सुटणार नाही.

उदाहरण: एका फूड ट्रकचा परवाना दहा दिवसांत संपणार आहे. AI इंजिन ही जोखीम ओळखते आणि मुदत संपण्यापूर्वी तीन दिवस आधी अंतिम अलर्ट पाठवते. एकदा व्हेंडरने 'upload' वर क्लिक करून परवाना सादर केला की, सिस्टम सर्व रिमाइंडर्स थांबवते.

हे कसे लागू करावे:

  • प्रत्येक व्हेंडर दस्तऐवजाचे Standard किंवा High-Risk अशा टियर्समध्ये वर्गीकरण करा.
  • प्रत्येक टियरसाठी विशिष्ट अलर्ट अंतरासह AI रिमाइंडर इंजिन सेट करा.
  • सुरक्षित 'upload' बटण असलेल्या ईमेल टेम्प्लेट्सशी अलर्ट जोडा.
  • उशिरा झालेल्या गोष्टींसाठी एस्केलेशन नियम आणि डेली डायजेस्ट तयार करा.

महत्त्वाचे मुद्दे:

  • जोखीम-आधारित अलर्ट्समुळे मॅन्युअल पाठपुरावा करण्याऐवजी एक सक्रिय वर्कफ्लो तयार होतो.
  • अपलोड बटण असलेल्या ईमेलमुळे व्हेंडर्ससाठी नूतनीकरण करणे सोपे होते.
  • एस्केलेशन पाथ आणि डेली डायजेस्टमुळे तुमचे कोणतेही कंप्लायन्स आयटम सुटणार नाहीत याची खात्री मिळते.

स्रोत: https://dev.to/ken_deng_ai/automating-the-chase-configuring-intelligent-renewal-reminder-and-escalation-paths-37de

पर्यायी लर्निंग कम्युनिटी: https://t.me/GyaanSetuAi