AI மூலம் விற்பனையாளர் இணக்கத்தை தானியக்கமாக்குதல்

ஒரு நிகழ்விற்குச் சரியாக முன்னதாக விற்பனையாளரின் காப்பீடு அல்லது அனுமதிகள் காலாவதியாகும் போது, விழா ஒருங்கிணைப்பாளர்கள் பெரும் ஆபத்தைச் சந்திக்க நேரிடுகிறது. கைமுறை ஸ்ப்ரெட்ஷீட்கள் (spreadsheets) மற்றும் நீண்ட மின்னஞ்சல் உரையாடல்கள் பல மணிநேரங்களை வீணாக்குவதோடு சட்ட ரீதியான இடைவெளிகளையும் உருவாக்குகின்றன. இந்த குழப்பத்தை ஒரு கணிக்கக்கூடிய பணிப்பாய்வாக (workflow) மாற்ற நீங்கள் AI தானியக்கமாக்கலைப் பயன்படுத்தலாம். இது உங்கள் விற்பனையாளர்களை இணக்கத்துடன் வைத்திருக்கவும், உங்கள் குழுவை நிகழ்வில் கவனம் செலுத்தவும் உதவுகிறது.

இந்த உத்தி அடுக்குமுறை நினைவூட்டல் அமைப்பை (layered reminder system) அடிப்படையாகக் கொண்டது. இந்த அமைப்பு, அபாயத்தின் அளவு மற்றும் காலாவதியாவதற்கு முன்னால் உள்ள நேரத்திற்கு ஏற்ப எச்சரிக்கை அதிர்வெண்ணை (alert frequency) மாற்றியமைக்கிறது.

  • பொதுப் பொறுப்பு காப்பீடு (general liability insurance) போன்ற சாதாரண ஆவணங்களுக்கு காலாவதியாவதற்கு 90, 60 அல்லது 30 நாட்களுக்கு முன்னதாக எச்சரிக்கைகள் அனுப்பப்படும்.
  • இரண்டாவது எச்சரிக்கைகள் 30 அல்லது 14 நாட்களுக்கு முன்னதாக அனுப்பப்படும்.
  • இறுதி எச்சரிக்கைகள் காலாவதியாவதற்கு 7, 3 மற்றும் 1 நாட்களுக்கு முன்னதாக வரும்.

உணவு கையாளுபவர் அனுமதிகள் (food handler permits) போன்ற அதிக அபாயமுள்ள விஷயங்களுக்குக் குறுகிய கால இடைவெளிகள் தேவைப்படுகின்றன. இவற்றுக்கு காலாவதியாவதற்கு 30, 14, 3 மற்றும் 1 நாட்களுக்கு முன்னதாக எச்சரிக்கைகள் அனுப்பப்படும்.

ஒரு ஆவணம் காலாவதியாகிவிட்டால், இணக்கக் குழுத் தலைவருக்கு (compliance lead) அமைப்பு ஒரு தினசரி சுருக்க மின்னஞ்சலை (daily digest email) அனுப்பும். இந்த மின்னஞ்சல் 7, 3 அல்லது 0 நாட்கள் தாமதமான ஒவ்வொரு உருப்படியையும் பட்டியலிடும்.

இதற்கான முதன்மை கருவி மின்னஞ்சல் (Email) ஆகும். ஒவ்வொரு எச்சரிக்கையிலும் தெளிவான Upload Document பொத்தான் இருக்கும். விற்பனையாளர்கள் தங்கள் மின்னஞ்சல் பெட்டியை விட்டு வெளியேறாமலேயே உடனடியாகப் புதுப்பிக்க முடியும். ஒரு விற்பனையாளர் பதிலளிக்கத் தவறினால், அமைப்பு ஒரு படிநிலை உயர்வு வரைபடத்தைப் (escalation flowchart) பின்பற்றும். இது பணியை அடுத்த குழு உறுப்பினருக்கு மாற்றுகிறது, இதனால் எந்த ஆவணமும் விடுபடாது.

உதாரணம்: ஒரு உணவு வண்டி அனுமதி (food truck permit) பத்து நாட்களில் காலாவதியாகிறது. AI இயந்திரம் அந்த அபாயத்தைக் கண்டறிந்து, காலாவதியாவதற்கு மூன்று நாட்களுக்கு முன்னதாக இறுதி எச்சரிக்கையை அனுப்புகிறது. விற்பனையாளர் upload என்பதைக் கிளிக் செய்து அனுமதியைச் சமர்ப்பித்தவுடன், அமைப்பு அனைத்து நினைவூட்டல்களையும் நிறுத்திவிடும்.

இதை எவ்வாறு செயல்படுத்துவது:

  • ஒவ்வொரு விற்பனையாளர் ஆவணத்தையும் Standard அல்லது High-Risk போன்ற நிலைகளாகப் பிரிக்கவும்.
  • ஒவ்வொரு நிலைக்கும் குறிப்பிட்ட எச்சரிக்கை இடைவெளிகளுடன் AI நினைவூட்டல் இயந்திரத்தை அமைக்கவும்.
  • பாதுகாப்பான upload பொத்தானைக் கொண்ட மின்னஞ்சல் டெம்ப்ளேட்களுடன் எச்சரிக்கைகளை இணைக்கவும்.
  • காலாவதியான உருப்படிகளுக்கான படிநிலை உயர்வு விதிகள் (escalation rules) மற்றும் தினசரி சுருக்கத்தை உருவாக்கவும்.

முக்கியக் கருத்துக்கள்:

  • அபாய அடிப்படையிலான எச்சரிக்கைகள், கைமுறையாகத் தேடிப் பிடிக்கும் வேலையை ஒரு செயலூக்கமான பணிப்பாய்வாக (proactive workflow) மாற்றுகிறது.
  • upload பொத்தானுடன் கூடிய மின்னஞ்சல், விற்பனையாளர்களுக்குப் புதுப்பிப்புகளை எளிதாக்குகிறது.
  • படிநிலை உயர்வுப் பாதைகள் மற்றும் தினசரி சுருக்கங்கள், நீங்கள் எந்த இணக்க உருப்படியையும் தவறவிடாமல் இருப்பதை உறுதி செய்கின்றன.

மூலம்: https://dev.to/ken_deng_ai/automating-the-chase-configuring-intelligent-renewal-reminder-and-escalation-paths-37de

விருப்பத்தேர்வு கற்றல் சமூகம்: https://t.me/GyaanSetuAi