𝗔𝘂𝘁𝗼𝗺𝗮𝘁𝗶𝗻𝗴 𝗔𝘂𝗱𝗶𝘁-𝗥𝗲𝗮𝗱𝘆 𝗗𝗼𝗰𝘂𝗺𝗲𝗻𝘁𝗮𝘁𝗶𝗼𝗻 𝘄𝗶𝘁𝗵 𝗔𝗜 𝗦𝘂𝗺𝗺𝗮𝗿𝗶𝗲𝘀

మోర్ట్‌గేజ్ బ్రోకర్లు బ్యాంక్ స్టేట్‌మెంట్‌లు, టాక్స్ రిటర్న్‌లు మరియు పే స్టబ్‌ల కోసం గంటల కొద్దీ సమయం వెచ్చిస్తారు. ప్రతి పేజీ ఆడిట్ ప్రమాణాలకు అనుగుణంగా ఉందో లేదో అని మీరు తరచుగా ఆలోచిస్తుంటారు. ఒక సంతకం లేకపోవడం లేదా వివరణ లేని డిపాజిట్ కంప్లయన్స్ రిస్క్‌లను సృష్టిస్తుంది. ఇది క్లోజింగ్‌లను ఆలస్యం చేస్తుంది మరియు నమ్మకాన్ని దెబ్బతీస్తుంది.

ప్రతి డాక్యుమెంట్‌ను ఒక డేటా పాయింట్‌గా పరిగణించండి. ఆడిట్ ట్రయల్‌ను నిర్మించడానికి AI సమ్మరీని ఉపయోగించండి. ప్రతి సమ్మరీని ఒక చెక్‌లిస్ట్ మరియు డిసిషన్ లాగ్‌తో అనుసంధానించండి. ఇది AI డేటాను సంగ్రహించే (extract) క్రమంలో మీరు తుది నిర్ణయాలు తీసుకునేలా ఒక వర్క్‌ఫ్లోను సృష్టిస్తుంది.

Tool: Direct API Integration. API ద్వారా మీ డాక్యుమెంట్ సిస్టమ్‌ను AI సర్వీస్‌కు అనుసంధానించడం వల్ల మీరు రియల్ టైమ్‌లో ఫైల్‌లను పంపవచ్చు. మీరు తక్షణమే స్ట్రక్చర్డ్ సమ్మరీలను పొందుతారు. ఇది మాన్యువల్ అప్‌లోడ్‌లను తొలగిస్తుంది మరియు ప్రతి ఫైల్‌ను టైమ్‌స్టాంప్‌తో లాగ్ చేస్తుంది.

Scenario: ఒక డిజైనర్ $12,000 డిపాజిట్‌తో కూడిన బ్యాంక్ స్టేట్‌మెంట్‌ను సమర్పిస్తారు. AI ఈ డిపాజిట్‌ను గుర్తించి (flag), మీ కంప్లయన్స్ చెక్‌లిస్ట్‌కు జోడిస్తుంది. మీరు ఆ ఫ్లాగ్‌ను సమీక్షించి, ఆడిట్ ట్రయల్‌ను ఆటోమేటిక్‌గా అప్‌డేట్ చేయడానికి గిఫ్ట్ లెటర్‌ను అప్‌లోడ్ చేస్తారు.

Implementation steps:

  • డాక్యుమెంట్లను ఇంజెస్ట్ చేయండి. ఆటోమేటెడ్ ఈమెయిల్ ఇంజెషన్ లేదా వాచ్డ్ ఫోల్డర్‌ను ఎనేబుల్ చేయండి. ఇది ఫైల్‌లను AIకి పంపడానికి Direct API Integrationను ట్రిగ్గర్ చేస్తుంది.

  • మెటాడేటాను రూపొందించండి. అనాలిసిస్ సమయం మరియు అకౌంట్ బ్యాలెన్స్‌ల వంటి ఎక్స్‌ట్రాక్టెడ్ ఫీల్డ్‌లను చేర్చడానికి APIని కాన్ఫిగర్ చేయండి. మీ బ్రోకరేజ్ ప్లాట్‌ఫామ్‌ను అప్‌డేట్ చేయడానికి ఈ డేటాను అసలు ఫైల్‌తో పాటు నిల్వ చేయండి.

  • ఆడిట్ ప్యాకేజీని ఎగుమతి చేయండి. అన్ని డాక్యుమెంట్‌లు, సమ్మరీలు మరియు లాగ్‌లను ఒకే PDFగా రూపొందించడానికి నైట్లీ జాబ్ (nightly job) రన్ చేయండి. నావిగేషన్‌ను సులభతరం చేయడానికి ప్రతి డాక్యుమెంట్‌కు బుక్‌మార్క్‌లను ఉపయోగించండి.

AI సమ్మరీలను మీ సోర్స్ ఆఫ్ ట్రూత్‌గా ఉపయోగించండి. ఇది పేపర్‌వర్క్‌ను స్పష్టమైన, టైమ్‌స్టాంప్ చేయబడిన ట్రయల్‌గా మారుస్తుంది. మీరు సమీక్ష సమయాన్ని తగ్గిస్తారు మరియు రిస్క్‌లను త్వరగా గుర్తిస్తారు. మీ ఫైల్‌లు ఏ ఆడిట్‌కైనా సిద్ధంగా ఉంటాయి.

Source: https://dev.to/ken_deng_ai/automating-audit-ready-documentation-with-ai-summaries-31bl

Optional learning community: https://t.me/GyaanSetuAi