OCR và Xử lý Tài liệu bằng AI: Những điều Doanh nghiệp cần biết

Mọi doanh nghiệp đều vận hành dựa trên các tài liệu.

Hóa đơn, hợp đồng và hồ sơ y tế lấp đầy các quy trình làm việc của bạn. Trong nhiều năm, OCR đã giúp số hóa các tệp này. Giờ đây, xử lý tài liệu bằng AI còn tiến xa hơn thế. Nó không chỉ chuyển đổi hình ảnh thành văn bản mà còn hiểu được ý nghĩa đằng sau các từ ngữ.

Sự khác biệt giữa OCR và AI

OCR đọc các điểm ảnh (pixels) để tìm chữ cái và con số. Nó hoạt động tốt trên các tài liệu sạch sẽ, được đánh máy và có định dạng đồng nhất. Nó dựa vào các mẫu (template) cố định. Nếu bố cục tài liệu thay đổi, OCR sẽ thất bại.

Xử lý tài liệu bằng AI hiểu được cấu trúc. Nó hoạt động giống như một chuyên viên phân tích đã qua đào tạo. Nó nhận ra rằng "Total Due" và "Amount Payable" có cùng một ý nghĩa. Điều này rất quan trọng khi tài liệu của bạn bị lộn xộn hoặc không nhất quán.

Tại sao độ chính xác không phải là tất cả

OCR có thể đạt độ chính xác 99% trên các trang giấy sạch sẽ. Tuy nhiên, các tài liệu kinh doanh thực tế hiếm khi sạch sẽ như vậy. Chúng có thể bị xoay nghiêng, bị đóng dấu hoặc chứa đầy chữ viết tay.

AI xử lý những thách thức này tốt hơn: • 60% tài liệu doanh nghiệp chứa dữ liệu phi cấu trúc. • AI xử lý các trường hợp ngoại lệ nhanh hơn từ 3 đến 5 lần so với việc kiểm tra OCR thủ công. • Các đội ngũ sử dụng AI báo cáo giảm 85% các chu kỳ kiểm tra thủ công.

Khi nào nên tiếp tục sử dụng OCR

AI không thay thế OCR. OCR vẫn hữu ích cho: • Số hóa các biểu mẫu tiêu chuẩn hóa với số lượng lớn. • Lưu trữ văn bản đơn giản và lập chỉ mục tìm kiếm. • Các dự án ngân sách thấp với phạm vi tài liệu nhỏ. • Các môi trường được quản lý chặt chẽ sử dụng các mẫu cố định.

Khi nào nên nâng cấp lên AI

Hãy chuyển sang AI nếu bạn gặp phải các dấu hiệu sau: • Bạn đang quản lý một thư viện khổng lồ các mẫu cho nhiều nhà cung cấp khác nhau. • Bạn xử lý các hợp đồng mà mối quan hệ giữa các trường dữ liệu là quan trọng. • Các quy định tuân thủ yêu cầu đầy đủ nhật ký kiểm tra (audit trails) cho việc trích xuất dữ liệu. • Tỷ lệ lỗi của bạn tăng lên khi sự đa dạng của tài liệu tăng lên.

Điểm mấu chốt

Các hệ thống hiện đại sử dụng OCR như một lớp đọc và AI như một lớp hiểu. Điều này mang lại cho bạn cả sự chính xác và khả năng thấu hiểu.

Một đội ngũ kế toán phải trả (accounts payable) sử dụng AI có thể cắt giảm 70% việc kiểm tra thủ công. Họ chuyển đổi thời gian xử lý từ hàng ngày xuống còn hàng giờ. Bạn giảm thiểu chi phí nhân công và ngăn chặn các lỗi lọt vào các hệ thống hạ nguồn (downstream systems) của mình.

Nguồn: https://dev.to/pranutha_inextlabs/ocr-vs-ai-document-processing-what-enterprises-need-to-know-495d

Cộng đồng học tập tùy chọn: https://t.me/GyaanSetuAi