AI ਖਰਚੇ ਕਿਉਂ ਵਧਦੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਕਿਵੇਂ ਕੰਟਰੋਲ ਕਰਨਾ ਹੈ
ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਟੀਮਾਂ ਨੂੰ ਆਪਣੇ AI ਖਰਚਿਆਂ ਦੀ ਸਮੱਸਿਆ ਉਦੋਂ ਤੱਕ ਪਤਾ ਨਹੀਂ ਲੱਗਦਾ ਜਦੋਂ ਤੱਕ ਬਿੱਲ ਨਹੀਂ ਆ ਜਾਂਦਾ। ਉਦੋਂ ਤੱਕ, ਮਾੜੀਆਂ ਆਦਤਾਂ ਪੈ ਚੁੱਕੀਆਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ। ਵਰਤੋਂ ਖਿੰਡੀ ਹੋਈ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਇਸ ਨੂੰ ਸੁਧਾਰਨਾ ਇੱਕ ਸਿਰਦਰਦੀ ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
AI ਖਰਚੇ ਚੁੱਪਚਾਪ ਵਧਦੇ ਹਨ। ਇੱਕ ਪ੍ਰੋਡਕਟ ਮੈਨੇਜਰ ਵਿਸ਼ਲੇਸ਼ਣ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇੱਕ ਕ੍ਰਿਏਟਰ ਡਰਾਫਟ ਤਿਆਰ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇੱਕ ਸਪੋਰਟ ਲੀਡ ਟਿਕਟ ਦਾ ਸਾਰ ਕੱਢਦੀ ਹੈ। ਇਹ ਛੋਟੇ ਕੰਮ ਆਪਣੇ ਆਪ ਵਿੱਚ ਸਸਤੇ ਲੱਗਦੇ ਹਨ। ਪਰ ਮਿਲ ਕੇ, ਇਹ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਵਧ ਜਾਂਦੇ ਹਨ।
ਬਿਨਾਂ ਸਪੱਸ਼ਟਤਾ ਦੇ, ਤੁਸੀਂ ਬੁਨਿਆਦੀ ਸਵਾਲਾਂ ਦੇ ਜਵਾਬ ਨਹੀਂ ਦੇ ਸਕਦੇ:
- ਕਿਹੜੀਆਂ ਟੀਮਾਂ ਨੂੰ ਅਸਲ ਮੁੱਲ ਮਿਲ ਰਿਹਾ ਹੈ?
- ਕਿਹੜੇ use cases ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਧ ਖਰਚਾ ਕਰ ਰਹੇ ਹਨ?
- ਕਿੱਥੇ ਬਿਨਾਂ ਕਿਸੇ ਨਤੀਜੇ ਵਾਲੇ ਪ੍ਰਯੋਗਾਂ 'ਤੇ ਪੈਸਾ ਬਰਬਾਦ ਹੋ ਰਿਹਾ ਹੈ?
ਇਹਨਾਂ ਜਵਾਬਾਂ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ, ਤੁਸੀਂ ਲੀਡਰਸ਼ਿਪ ਨੂੰ ਆਪਣੇ ROI ਨੂੰ ਜਾਇਜ਼ ਨਹੀਂ ਠਹਿਰਾ ਸਕਦੇ।
ਤੁਹਾਨੂੰ usage governance ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ। ਇਸਦਾ ਮਤਲਬ ਹੈ ਕਿ AI ਟੂਲ ਤੁਹਾਡੇ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਦੇ ਕੰਮ ਦਾ ਹਿੱਸਾ ਬਣਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਟ੍ਰੈਕ ਅਤੇ ਕੰਟਰੋਲ ਕਰਨ ਲਈ ਪ੍ਰਣਾਲੀਆਂ ਸਥਾਪਤ ਕਰਨਾ। ਇਹ ਪਾਬੰਦੀਆਂ ਲਗਾਉਣ ਬਾਰੇ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਇਹ ਇੱਕ ਢਾਂਚਾ ਬਣਾਉਣ ਬਾਰੇ ਹੈ ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਕੰਮ ਦਾ ਪਸਾਰ ਕਰ ਸਕੋ।
ਖਰਚਿਆਂ ਨੂੰ ਪ੍ਰਬੰਧਿਤ ਕਰਨ ਲਈ ਇਹਨਾਂ ਦੋ ਸਾਧਨਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ:
- Spend controls: ਟੀਮ ਜਾਂ ਵਿਭਾਗ ਅਨੁਸਾਰ ਸੀਮਾਵਾਂ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰੋ। ਇਹ ਕਿਸੇ ਇੱਕ ਗਰੁੱਪ ਨੂੰ ਤੁਹਾਡਾ ਸਾਰਾ ਬਜਟ ਵਰਤਣ ਤੋਂ ਰੋਕਦਾ ਹੈ।
- Usage analytics: ਟ੍ਰੈਕ ਕਰੋ ਕਿ ਕੌਣ ਕਿਹੜੇ ਫੀਚਰਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਿੰਨੀ ਵਾਰ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਇੱਕ ਰਹੱਸਮਈ ਖਰਚੇ ਨੂੰ ਇੱਕ ਪ੍ਰਬੰਧਿਤ ਸੰਪਤੀ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।
ਜੇਕਰ ਤੁਹਾਨੂੰ ਆਪਣੇ ਬਜਟ ਨੂੰ ਜਾਇਜ਼ ਠਹਿਰਾਉਣ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ, ਤਾਂ ਇਹਨਾਂ ਕਦਮਾਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰੋ:
- ਕਦਮ 1: ਭੂਮਿਕਾ (role) ਅਨੁਸਾਰ ਵਰਤੋਂ ਦਾ ਡੇਟਾ ਕੱਢੋ। ਦੇਖੋ ਕਿ ਕਿਹੜੇ ਵਿਭਾਗ ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਧ ਮੁੱਲ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਕਿਹੜੇ ਖਾਤੇ ਅਕਿਰਿਆਸ਼ੀਲ ਹਨ।
- ਕਦਮ 2: ਉੱਚ-ਲਾਗਤ ਵਾਲੀਆਂ ਗਤੀਵਿਧੀਆਂ ਲੱਭੋ। ਪਛਾਣੋ ਕਿ ਕੀ ਗੁੰਝਲਦਾਰ ਕੰਮ ਬਿਨਾਂ ਲੋੜ ਤੋਂ ਤੁਹਾਡਾ ਬਜਟ ਖਤਮ ਕਰ ਰਹੇ ਹਨ।
- ਕਦਮ 3: ਪਹਿਲਾਂ ਤੋਂ ਹੀ ਸੀਮਾਵਾਂ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰੋ। ਵਿਭਾਗਾਂ ਲਈ ਸੀਮਾਵਾਂ (caps) ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ ਤਾਂ ਜੋ ਸੀਮਾ 'ਤੇ ਪਹੁੰਚਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਅਲਰਟ ਮਿਲ ਜਾਣ।
- ਕਦਮ 4: ਡੇਟਾ ਪੇਸ਼ ਕਰੋ। ਵਿਭਾਗ ਅਨੁਸਾਰ ਖਰਚਾ ਅਤੇ ਵਰਤੋਂ ਦੇ ਰੁਝਾਨ ਦਿਖਾਓ। ਬਜਟ ਨੂੰ ਘੱਟ-ਵਰਤੋਂ ਵਾਲੇ ਖੇਤਰਾਂ ਤੋਂ ਉੱਚ-ROI ਵਾਲੇ use cases ਵੱਲ ਮੋੜੋ।
ਇਹਨਾਂ ਆਦਤਾਂ ਨੂੰ ਹੁਣੇ ਬਣਾਉਣਾ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ:
- ਆਪਣੇ ਟੂਲਜ਼ ਦਾ ਆਡਿਟ ਕਰੋ। ਹਰ ਸਬਸਕ੍ਰਿਪਸ਼ਨ ਅਤੇ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਖਰਚੇ ਦੀ ਸੂਚੀ ਬਣਾਓ।
- ਇੱਕ ਮਾਲਕ (owner) ਨਿਯੁਕਤ ਕਰੋ। ਹਰ ਮਹੀਨੇ ਵਰਤੋਂ ਅਤੇ ਖਰਚਿਆਂ ਨੂੰ ਟ੍ਰੈਕ ਕਰਨ ਲਈ ਇੱਕ ਵਿਅਕਤੀ ਚੁਣੋ।
- ਮੌਜੂਦਾ ਡੈਸ਼ਬੋਰਡਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ। ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਐਂਟਰਪ੍ਰਾਈਜ਼ ਪਲੇਟਫਾਰਮਾਂ ਵਿੱਚ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਐਡਮਿਨ ਟੂਲ ਹੁੰਦੇ ਹਨ। ਉਹਨਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ।
- ਜਲਦੀ ਸੀਮਾਵਾਂ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰੋ। ਬਜਟ ਖਤਮ ਹੋਣ ਦੀ ਵਿਆਖਿਆ ਕਰਨ ਨਾਲੋਂ ਸੀਮਾ ਵਧਾਉਣਾ ਸੌਖਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
- ਵਰਤੋਂ ਨੂੰ ਨਤੀਜਿਆਂ ਨਾਲ ਜੋੜੋ। ਖਰਚੇ ਦੇ ਡੇਟਾ ਨੂੰ ਬਚੇ ਹੋਏ ਸਮੇਂ ਜਾਂ ਸੁਧਰੀ ਹੋਈ ਗੁਣਵੱਤਾ ਨਾਲ ਜੋੜੋ।
AI ਖਰਚੇ ਚੁੱਪਚਾਪ ਵਧਦੇ ਹਨ। ਗਵਰਨੈਂਸ ਹੈਰਾਨੀਜਨਕ ਖਰਚਿਆਂ ਤੋਂ ਬਚਾਉਂਦੀ ਹੈ।
AI ਖਰਚਿਆਂ ਬਾਰੇ ਤੁਹਾਡਾ ਅਨੁਭਵ ਕੀ ਹੈ? ਆਪਣੇ ਵਿਚਾਰ