Tại sao chi phí AI tăng vọt và cách kiểm soát chúng

Hầu hết các đội ngũ không nhận ra vấn đề chi tiêu AI cho đến khi hóa đơn được gửi đến. Khi đó, những thói quen xấu đã hình thành. Việc sử dụng bị phân tán. Việc khắc phục trở thành một cơn đau đầu.

Chi phí AI tăng lên một cách âm thầm. Một quản lý sản phẩm thực hiện phân tích. Một người sáng tạo nội dung tạo bản thảo. Một trưởng nhóm hỗ trợ tóm tắt một phiếu hỗ trợ. Những tác vụ nhỏ này có vẻ rẻ khi đứng riêng lẻ. Nhưng khi cộng lại, chúng tăng lên rất nhanh.

Nếu không có khả năng hiển thị, bạn không thể trả lời các câu hỏi cơ bản:

  • Đội ngũ nào thực sự nhận được giá trị?
  • Trường hợp sử dụng nào tốn kém nhất?
  • Tiền đang bị lãng phí ở đâu cho các thử nghiệm không mang lại kết quả?

Nếu không có những câu trả lời này, bạn không thể chứng minh ROI của mình với ban lãnh đạo.

Bạn cần quản trị việc sử dụng. Điều này có nghĩa là thiết lập các hệ thống để theo dõi và kiểm soát các công cụ AI trước khi chúng trở thành một phần trong quy trình làm việc hàng ngày của bạn. Đây không phải là việc hạn chế. Đó là việc tạo ra cấu trúc để bạn có thể mở rộng quy mô.

Sử dụng hai công cụ này để quản lý chi phí:

  1. Spend controls: Thiết lập hạn mức theo nhóm hoặc phòng ban. Điều này ngăn một nhóm sử dụng hết toàn bộ ngân sách của bạn.
  2. Usage analytics: Theo dõi ai sử dụng tính năng nào và tần suất ra sao. Điều này biến một khoản chi phí bí ẩn thành một tài sản được quản lý.

Nếu bạn cần chứng minh ngân sách của mình, hãy làm theo các bước sau:

  • Bước 1: Trích xuất dữ liệu sử dụng theo vai trò. Xem bộ phận nào tạo ra nhiều giá trị nhất và tài khoản nào không hoạt động.
  • Bước 2: Tìm các hoạt động có chi phí cao. Xác định xem các tác vụ phức tạp có đang tiêu tốn ngân sách của bạn một cách không cần thiết hay không.
  • Bước 3: Thiết lập các hạn mức chủ động. Sử dụng mức trần cho phòng ban để bạn nhận được cảnh báo trước khi chạm ngưỡng giới hạn.
  • Bước 4: Trình bày dữ liệu. Hiển thị chi phí theo từng phòng ban và xu hướng sử dụng. Chuyển ngân sách từ các khu vực ít tương tác sang các trường hợp sử dụng có ROI cao.

Hãy bắt đầu xây dựng những thói quen này ngay bây giờ:

  • Kiểm kê các công cụ của bạn. Liệt kê mọi gói đăng ký và chi phí cá nhân.
  • Chỉ định người phụ trách. Chọn một người để theo dõi việc sử dụng và chi phí hàng tháng.
  • Sử dụng các bảng điều khiển có sẵn. Hầu hết các nền tảng doanh nghiệp đều đã có sẵn các công cụ quản trị. Hãy sử dụng chúng.
  • Thiết lập hạn mức sớm. Việc nâng mức trần sẽ dễ dàng hơn là phải giải trình về một ngân sách bị vượt mức.
  • Kết nối việc sử dụng với kết quả. Kết hợp dữ liệu chi phí với thời gian tiết kiệm được hoặc chất lượng được cải thiện.

Chi phí AI tăng lên một cách âm thầm. Quản trị giúp ngăn ngừa những bất ngờ.

Trải nghiệm của bạn với việc chi tiêu cho AI như thế nào? Hãy chia sẻ suy nghĩ của bạn trong phần bình luận.

Source: https://dev.to/basavaraj_sh_1ea7d95f0f2e/why-ai-costs-spiral-and-how-to-control-them-before-they-do-3hek

Optional learning community: https://t.me/GyaanSetuAi