ਅੰਦਰੂਨੀ ਸੰਚਾਰ ਨੂੰ ਸਿਰਫ਼ ਇੱਕ HR ਟਾਸਕ ਵਜੋਂ ਦੇਖਣਾ ਬੰਦ ਕਰੋ
ਦੋ ਕੰਪਨੀਆਂ ਇੱਕੋ ਦਿਨ ਇੱਕੋ ਜਿਹਾ ਉਤਪਾਦ ਲਾਂਚ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ। ਦੋਵਾਂ ਕੋਲ ਵਧੀਆ ਡਿਵੈਲਪਰ ਹਨ। ਛੇ ਮਹੀਨਿਆਂ ਬਾਅਦ, ਇੱਕ ਕੰਪਨੀ ਵਧਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਕਿ ਦੂਜੀ ਡੈੱਡਲਾਈਨਾਂ ਦੇ ਖ਼ਤਮ ਹੋਣ ਅਤੇ ਉਲਝੇ ਹੋਏ ਗਾਹਕਾਂ ਨਾਲ ਸੰਘਰਸ਼ ਕਰਦੀ ਹੈ।
ਅੰਤਰ ਤਕਨਾਲੋਜੀ ਵਿੱਚ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਇਹ ਅੰਦਰੂਨੀ ਸੰਚਾਰ (internal communication) ਹੈ।
ਕੰਪਨੀਆਂ ਉਦੋਂ ਜਿੱਤਦੀਆਂ ਹਨ ਜਦੋਂ ਜਾਣਕਾਰੀ ਸੰਗਠਨ ਦੇ ਅੰਦਰ ਮੁਕਾਬਲੇਬਾਜ਼ਾਂ ਨਾਲੋਂ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਚਲਦੀ ਹੈ। ਇਹ ਇੱਕ ਬਹੁਤ ਵੱਡਾ ਵਪਾਰਕ ਫਾਇਦਾ ਹੈ।
ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਲੀਡਰ ਗਾਹਕ ਦੇ ਅਨੁਭਵ (customer experience) 'ਤੇ ਧਿਆਨ ਦਿੰਦੇ ਹਨ ਪਰ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਅਨੁਭਵ (employee experience) ਨੂੰ ਨਜ਼ਰਅੰਦਾਜ਼ ਕਰ ਦਿੰਦੇ ਹਨ। ਮਾੜਾ ਸੰਚਾਰ ਅਸਲ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਪੈਦਾ ਕਰਦਾ ਹੈ:
- ਡਿਵੈਲਪਰ ਪੁਰਾਣੀਆਂ ਜ਼ਰੂਰਤਾਂ (requirements) 'ਤੇ ਕੰਮ ਕਰਦੇ ਹਨ।
- ਡਿਜ਼ਾਈਨਰ ਪੁਰਾਣੀਆਂ ਬ੍ਰਾਂਡ ਗਾਈਡਲਾਈਨਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਦੇ ਹਨ।
- ਸੇਲਜ਼ ਟੀਮਾਂ ਅਜਿਹੇ ਫੀਚਰਾਂ ਦਾ ਵਾਅਦਾ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ ਜੋ ਮੌਜੂਦ ਹੀ ਨਹੀਂ ਹਨ।
- ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਮੈਨੇਜਰ ਗਲਤਫਹਿਮੀਆਂ ਨੂੰ ਸੁਧਾਰਨ ਵਿੱਚ ਕਈ ਘੰਟੇ ਬਰਬਾਦ ਕਰਦੇ ਹਨ।
ਗਿਆਨ-ਅਧਾਰਤ ਕਰਮਚਾਰੀ (Knowledge workers) ਕੰਮ ਕਰਨ ਦੀ ਬਜਾਏ ਜਾਣਕਾਰੀ ਲੱਭਣ ਵਿੱਚ ਬਹੁਤ ਜ਼ਿਆਦਾ ਸਮਾਂ ਬਰਬਾਦ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਹਰ ਅਣਉੱਤਰ ਪ੍ਰਸ਼ਨ ਉਤਪਾਦਕਤਾ (productivity) ਨੂੰ ਖ਼ਤਮ ਕਰਦਾ ਹੈ।
ਤੁਸੀਂ ਕਲਾਉਡ ਇਨਫਰਾਸਟ੍ਰਕਚਰ ਅਤੇ ਸਾਈਬਰ ਸੁਰੱਖਿਆ ਵਿੱਚ ਨਿਵੇਸ਼ ਕਰਦੇ ਹੋ। ਤੁਹਾਨੂੰ ਸੰਚਾਰ ਇਨਫਰਾਸਟ੍ਰਕਚਰ ਵਿੱਚ ਵੀ ਨਿਵੇਸ਼ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਜੇਕਰ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦਾ ਪ੍ਰਵਾਹ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦਾ, ਤਾਂ ਹਰ ਵਿਭਾਗ ਦੀ ਰਫ਼ਤਾਰ ਹੌਲੀ ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।
ਸਾਫਟਵੇਅਰ ਡਿਵੈਲਪਮੈਂਟ ਵਿੱਚ, ਸਪੱਸ਼ਟਤਾ ਹੀ ਸਭ ਕੁਝ ਹੈ। ਇੱਕ ਅਸਪਸ਼ਟ ਜ਼ਰੂਰਤ ਕਾਰਨ ਕਈ ਦਿਨਾਂ ਦਾ ਕੰਮ ਬਰਬਾਦ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਜੇਕਰ ਇੱਕ backend ਟੀਮ frontend ਟੀਮ ਨੂੰ ਦੱਸੇ ਬਿਨਾਂ API ਬਦਲ ਦਿੰਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਸਾਰਾ ਸਿਸਟਮ ਟੁੱਟ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਕੋਡਿੰਗ ਦੀਆਂ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਨਹੀਂ ਹਨ। ਇਹ ਸੰਚਾਰ ਦੀਆਂ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਹਨ।
ਡਾਕੂਮੈਂਟੇਸ਼ਨ (Documentation) ਸੰਚਾਰ ਕਰਨ ਦਾ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਤਰੀਕਾ ਹੈ। ਇਹ ਨਵੇਂ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਨੂੰ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਕੰਮ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦਾ ਹੈ।
ਆਧੁਨਿਕ ਰਿਮੋਟ ਟੀਮਾਂ ਇਹਨਾਂ ਸਾਧਨਾਂ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ:
- ਸਾਂਝੀ ਡਾਕੂਮੈਂਟੇਸ਼ਨ।
- ਰਿਕਾਰਡ ਕੀਤੇ ਗਏ ਅਪਡੇਟਸ।
- ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਮੈਨੇਜਮੈਂਟ ਸਿਸਟਮ।
- ਨੌਲੇਜ ਬੇਸ (Knowledge bases)।
ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਟਾਈਮ ਜ਼ੋਨਾਂ ਵਿੱਚ ਹਰ ਕੋਈ ਇੱਕੋ ਜਿਹਾ ਡੇਟਾ ਦੇਖੇ।
ਇੱਥੋਂ ਤੱਕ ਕਿ AI ਨੂੰ ਵੀ ਚੰਗੇ ਸੰਚਾਰ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। AI ਉਦੋਂ ਬਿਹਤਰ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਟੀਮਾਂ ਦੁਬਾਰਾ ਵਰਤੋਂ ਯੋਗ ਪ੍ਰੋਂਪਟ (prompts) ਸਾਂਝੇ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ ਅਤੇ ਵਰਕਫਲੋ (workflows) ਨੂੰ ਡਾਕੂਮੈਂਟ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ। ਗਿਆਨ ਸਾਂਝਾ ਕਰਨਾ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਹੁਨਰ ਨੂੰ ਕੰਪਨੀ ਦੀ ਤਾਕਤ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।
ਇੱਕ ਮਜ਼ਬੂਤ ਕੰਪਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ, ਇਹਨਾਂ ਆਦਤਾਂ ਨੂੰ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ:
- ਹਰ ਵੱਡੇ ਬਦਲਾਅ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਡਾਕੂਮੈਂਟੇਸ਼ਨ ਨੂੰ ਅਪਡੇਟ ਕਰੋ।
- ਫੈਸਲਿਆਂ ਨੂੰ ਅਜਿਹੀ ਜਗ੍ਹਾ ਰਿਕਾਰਡ ਕਰੋ ਜਿੱਥੇ ਹਰ ਕੋਈ ਦੇਖ ਸਕੇ।
- ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੇ ਸਪਸ਼ਟ ਨਾਮ ਵਰਤੋ।
- ਲੰਬੀਆਂ ਈਮੇਲ ਚੇਨਾਂ ਦੀ ਜਗ੍ਹਾ ਸਾਂਝੇ ਡਾਕੂਮੈਂਟਸ (shared docs) ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ।
- ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਅਤੇ ਬੱਗ ਰਿਪੋਰਟਾਂ (bug reports) ਲਈ ਟੈਂਪਲੇਟਸ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ।
ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਚੰਗੇ ਫੈਸਲੇ ਲੈਣ ਲਈ ਸਪਸ਼ਟ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਸੰਚਾਰ ਵਿੱਚ ਮਾਹਰ ਹੋਣਾ ਤੇਜ਼ ਨਵੀਨਤਾ (innovation) ਅਤੇ ਇੱਕ ਸਥਾਈ ਫਾਇਦਾ ਪੈਦਾ ਕਰਦਾ ਹੈ।
ਕਿਸੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ 'ਤੇ ਤੁਹਾਡੀ ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਡੀ ਸੰਚਾਰ ਚੁਣੌਤੀ ਕੀ ਹੈ? ਆਪਣੇ ਵਿਚਾਰ ਹੇਠਾਂ ਸਾਂਝੇ ਕਰੋ।
Source: https://www.atlassian.com/blog/productivity Source: https://google.github.io/eng-practices/ Source: https://about.gitlab.com/company/culture/all-remote/