วิธีการนำ Enterprise Automation AI มาใช้งาน
งานที่ทำด้วยมือ (Manual tasks) บั่นทอนทรัพยากรของบริษัทคุณ คุณจะเห็นสิ่งนี้ได้ในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ การรับลูกค้าใหม่ (customer onboarding) หรือการรวบรวมรายงานประจำสัปดาห์ เป้าหมายไม่ใช่การหางานเพื่อนำมาทำเป็นระบบอัตโนมัติ แต่เป้าหมายคือการสร้างระบบอัตโนมัติที่สามารถทำงานได้ในระดับสเกล (at scale)
ทำตามโรดแมปนี้เพื่อนำ Enterprise Automation AI มาใช้งาน
- บันทึกกระบวนการของคุณ เลือกกระบวนการหนึ่งและบันทึกรายละเอียดเหล่านี้:
- ขั้นตอนการทำงานด้วยมือในปัจจุบัน
- เวลาที่ใช้ต่อสัปดาห์
- อัตราความผิดพลาดและผลกระทบ
- จำนวนการตัดสินใจและข้อยกเว้น
- ระบบที่ใช้งาน
ให้ความสำคัญกับงานที่มีปริมาณมากและทำงานตามกฎเกณฑ์ (rules-based) โปรเจกต์แรกของคุณควรแสดงให้เห็นถึงคุณค่าโดยที่ไม่ซับซ้อนจนเกินไป
- วางผังเวิร์กโฟลว์ ยกตัวอย่างเช่น กระบวนการจัดการใบแจ้งหนี้ คุณต้องวางผังทุกขั้นตอน:
- ตรวจสอบกล่องจดหมายอีเมล
- ดาวน์โหลดไฟล์แนบ
- ดึงข้อมูล เช่น ชื่อผู้ขายและยอดรวม
- ตรวจสอบข้อมูลอ้างอิงกับฐานข้อมูล
- ตรวจสอบความถูกต้องกับใบสั่งซื้อ (purchase orders)
- กรอกข้อมูลลงในระบบบัญชี
- ส่งต่อไปยังขั้นตอนการอนุมัติ
- จัดการข้อผิดพลาด
- สร้างโครงสร้างพื้นฐานของคุณ ระบบอัตโนมัติต้องการรากฐาน คุณจำเป็นต้องมี:
- สถานที่สำหรับรันเอเจนต์ (agents)
- การจัดการข้อมูลประจำตัว (credentials) ที่ปลอดภัย
- เครื่องมือตรวจสอบ (monitoring) และการบันทึกข้อมูล (logging)
- ระบบสำหรับจัดการความล้มเหลวและการส่งต่อให้มนุษย์จัดการ (human escalation)
ใช้แพลตฟอร์มที่มีเครื่องมือเหล่านี้ให้พร้อม การสร้างโครงสร้างพื้นฐานเองทั้งหมดจะสร้างภาระงานที่มากเกินไป
- กำหนดขอบเขต แพลตฟอร์ม AI สมัยใหม่ช่วยให้คุณใช้ภาษาธรรมชาติในการสั่งการได้ อย่างไรก็ตาม คุณต้องกำหนดกฎเกณฑ์ที่เข้มงวด:
- กำหนดวงเงินสูงสุดต่อรายการ
- กำหนดว่าเมื่อใดที่มนุษย์ต้องเข้ามาตรวจสอบงาน
- กำหนดขีดจำกัดเวลา (timeout limits)
- กำหนดเกณฑ์ความผิดพลาด (error thresholds) สำหรับการแจ้งเตือน
- ทดสอบก่อนเริ่มใช้งานจริง อย่าข้ามขั้นตอนการทดสอบ ให้ทำการตรวจสอบดังนี้:
- Happy path: ทำงานได้ปกติในกรณีทั่วไปหรือไม่?
- Exceptions: จัดการกับข้อมูลที่ผิดพลาดหรือข้อผิดพลาดของระบบอย่างไร?
- Edge cases: จัดการกับสถานการณ์ที่ไม่ปกติได้หรือไม่?
- Audit trails: มีการบันทึกทุกการกระทำหรือไม่?
- เริ่มใช้งานเป็นระยะ อย่าเริ่มใช้งานจริงทั้งหมดในคราวเดียว ให้ใช้กำหนดการดังนี้:
- สัปดาห์ที่ 1-2: Shadow mode. เอเจนต์ทำงาน แต่คนต้องตรวจสอบทุกผลลัพธ์
- สัปดาห์ที่ 3-4: Assisted mode. เอเจนต์จัดการงานง่ายๆ ส่วนมนุษย์จัดการงานที่ซับซ้อน
- สัปดาห์ที่ 5 เป็นต้นไป: Autonomous mode. เอเจนต์จัดการทุกอย่าง มนุษย์ทำหน้าที่เพียงตรวจสอบข้อผิดพลาดเท่านั้น
- ติดตามผลลัพธ์ของคุณ วัดความสำเร็จด้วยตัวชี้วัดเหล่านี้:
- ปริมาณการประมวลผล
- อัตราความสำเร็จโดยไม่ต้องใช้มนุษย์ช่วย
- เวลาเฉลี่ยในการประมวลผล
- ประเภทและความถี่ของข้อผิดพลาด
- จำนวนชั่วโมงที่ประหยัดได้
ระบบอัตโนมัติคือการเดินทาง เริ่มจากจุดเล็กๆ สร้างรากฐานที่มั่นคง และขยายขนาดผ่านรูปแบบที่ทำซ้ำได้
Source: https://dev.to/jasperstewart/how-to-implement-enterprise-automation-ai-a-step-by-step-guide-3jle
Optional learning community: https://t.me/GyaanSetuAi