ആളുകൾ യഥാർത്ഥത്തിൽ പിന്തുടരുന്ന രീതിയിൽ ഞാൻ എങ്ങനെയാണ് AI ഉപയോഗ നയങ്ങൾ തയ്യാറാക്കുന്നത്

മിക്ക AI നയങ്ങളും പരാജയപ്പെടുന്നത് അവ നിയമവിഭാഗങ്ങൾ (legal teams) തയ്യാറാക്കുന്നത് കൊണ്ടാണ്.

ജീവനക്കാർ അവ സ്വീകരിക്കുന്നു, മറന്നുപോകുന്നു, പിന്നീട് അവ അവഗണിക്കുന്നു. ഒരു മാസത്തിന് ശേഷം, ആ രേഖ എവിടെയാണെന്ന് ആർക്കും അറിയില്ല. മൂന്ന് മാസത്തിന് ശേഷം, ആളുകൾ അവർക്ക് ഇഷ്ടമുള്ളത് എന്തും ചെയ്യുന്നു.

ആളുകൾക്ക് നിയമങ്ങളോട് വെറുപ്പുള്ളതുകൊണ്ടല്ല പ്രശ്നം. മറിച്ച്, മിക്ക നയങ്ങളും യഥാർത്ഥ ജോലി സമയത്ത് ഉപയോഗിക്കാൻ അസാധ്യമാണ് എന്നതാണ് പ്രശ്നം.

വെള്ളിയാഴ്ച വൈകുന്നേരം 4:30-ന് ഒരു ജീവനക്കാരന് അത് പ്രയോഗിക്കാൻ കഴിയുമെങ്കിൽ മാത്രമേ ഒരു നയം ഫലപ്രദമാകൂ.

കംപ്ലയൻസ് ഡോക്യുമെന്റുകൾ (compliance documents) എഴുതുന്നത് നിർത്തുക. പേജുകൾ നീളുന്ന നിയമപരമായ നിർവചനങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുന്നത് ഒഴിവാക്കുക. ഒരു AI ടൂളിലേക്ക് ടെക്സ്റ്റ് പേസ്റ്റ് ചെയ്യാമോ എന്ന് തീരുമാനിക്കാൻ ജീവനക്കാർക്ക് 20 പേജുകൾ ആവശ്യമില്ല. അവർക്ക് വേണ്ടത് ലളിതമായ ഒരു 'അതെ' അല്ലെങ്കിൽ 'അല്ല' എന്ന മറുപടിയാണ്.

ഒരു ഉത്തരം കണ്ടെത്താൻ എത്രത്തോളം പ്രയാസപ്പെടുന്നുവോ, അത്രത്തോളം കുറവായിരിക്കും ആളുകൾ ആ നിയമം പാലിക്കുന്നത്.

ഞാൻ ടൂളുകളിലല്ല, വിവരങ്ങളിലാണ് (information) ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുന്നത്. ടൂളുകൾ മാറിക്കൊണ്ടിരിക്കും, എന്നാൽ ഡാറ്റ മാറുന്നില്ല.

ഞാൻ വിവരങ്ങളെ മൂന്ന് വിഭാഗങ്ങളായി തിരിക്കുന്നു:

ഈ വിഭാഗങ്ങളെക്കുറിച്ച് ജീവനക്കാർക്ക് അറിവുള്ളപ്പോൾ, തീരുമാനങ്ങൾ എളുപ്പമാകും. ഏത് ഉൽപ്പന്നമാണ് ഉപയോഗിക്കേണ്ടത് എന്ന് അവർ ചോദിക്കുന്നത് നിർത്തുന്നു. പകരം, തങ്ങൾ പങ്കുവെക്കുന്നത് ഏത് വിവരമാണെന്ന് അവർ ശ്രദ്ധിച്ചു തുടങ്ങുന്നു.

ആളുകൾ എപ്പോഴും ഏറ്റവും വേഗമേറിയ മാർഗ്ഗം തിരഞ്ഞെടുക്കും. നല്ല നയങ്ങൾ ഇതിനെ അംഗീകരിക്കുന്നു, എന്നാൽ മോശം നയങ്ങൾ ഇതിനെ എതിർക്കുന്നു. നിങ്ങളുടെ അംഗീകൃത ടൂളുകൾ ഉപയോഗിക്കാൻ പ്രയാസമാണെങ്കിൽ, ആളുകൾ എളുപ്പവഴികൾ കണ്ടെത്തും. ഇതാണ് ഷാഡോ AI (shadow AI) ആരംഭിക്കുന്നത്.

നിങ്ങളുടെ അംഗീകൃത ടൂളുകൾ അംഗീകാരമില്ലാത്തവയേക്കാൾ സൗകര്യപ്രദമാക്കുക. സൗകര്യം എന്നത് ഒരു ഗവേണൻസ് ടൂൾ (governance tool) കൂടിയാണ്.

എല്ലാം നിയന്ത്രിക്കാൻ ശ്രമിക്കരുത്. യഥാർത്ഥ റിസ്ക് ഉണ്ടാക്കുന്ന പെരുമാറ്റങ്ങളിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുക:

അമൂർത്തമായ നിയമങ്ങൾക്ക് പകരം ഉദാഹരണങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുക.

ഇങ്ങനെ പറയരുത്: "രഹസ്യവിവരങ്ങൾ അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യരുത്." പകരം ഇങ്ങനെ പറയുക: "ഉപഭോക്തൃ കരാറുകൾ, സാമ്പത്തിക പ്രസ്താവനകൾ അല്ലെങ്കിൽ ജീവനക്കാരുടെ റെക്കോർഡുകൾ എന്നിവ അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യരുത്."

ആളുകൾ ഉദാഹരണങ്ങൾ ഓർമ്മിച്ചുവെക്കും, എന്നാൽ നയങ്ങളിലെ ഭാഷ അവർ മറന്നുപോകും.

ഒരു രേഖ മാത്രം ഒരു കമ്പനിയെ സംരക്ഷിക്കില്ലെന്ന് ഓർക്കുക. നയങ്ങൾ റിസ്ക് കുറയ്ക്കുന്നു, എന്നാൽ സിസ്റ്റങ്ങളാണ് അത് നടപ്പിലാക്കുന്നത്. നിങ്ങൾക്ക് ലോഗിംഗ് (logging), മോണിറ്ററിംഗ് (monitoring), ഓഡിറ്റ് ചെയ്യാനുള്ള കഴിവുകൾ എന്നിവ ആവശ്യമാണ്.

AI അതിവേഗം മാറിക്കൊണ്ടിരിക്കുന്നു. യാഥാർത്ഥ്യത്തോട് ചേർന്നുനിൽക്കാൻ ഓരോ പാദത്തിലും (quarter) നിങ്ങളുടെ നയം പുനഃപരിശോധിക്കുക.

നല്ല ഗവേണൻസ് എന്നത് വ്യക്തത നൽകുന്നതാകണം, അല്ലാതെ നിയന്ത്രണങ്ങൾ ഏർപ്പെടുത്തുന്നതാകരുത്. തങ്ങൾക്ക് എന്തൊക്കെ ചെയ്യാമെന്നും സംശയമുണ്ടാകുമ്പോൾ ആരെ സമീപിക്കണമെന്നും ജീവനക്കാർക്ക് കൃത്യമായി അറിയ ഉണ്ടായിരിക്കണം.

നിങ്ങളുടെ നയം വളരെ സങ്കീർണ്ണമാണെങ്കിൽ, ആരും അത് വായിക്കില്ല. ആരും അത് വായിക്കുന്നില്ലെങ്കിൽ, അതിന് യാതൊരു മൂല്യവുമില്ല.

ഏറ്റവും മികച്ച നയങ്ങൾ എളുപ്പത്തിൽ ഓർത്തെടുക്കാൻ കഴിയുന്നവയാണ്.

സ്രോതസ്സ്: https://dev.to/sumaskeller/how-i-build-ai-usage-policies-people-actually-follow-39pc

ഓപ്ഷണൽ ലേണിംഗ് കമ്മ്യൂണിറ്റി: https://t.me/GyaanSetuAi