ప్రజలు నిజంగా పాటించే విధంగా నేను AI వినియోగ విధానాలను (AI Usage Policies) ఎలా రూపొందిస్తాను
చాలా AI విధానాలు విఫలమవుతాయి, ఎందుకంటే వాటిని లీగల్ టీమ్స్ (legal teams) రాస్తారు.
ఉద్యోగులు వాటిని అందుకుంటారు, మర్చిపోతారు, ఆపై వాటిని విస్మరిస్తారు. ఒక నెల తర్వాత, ఆ డాక్యుమెంట్ ఎక్కడ ఉందో ఎవరికీ తెలియదు. మూడు నెలల తర్వాత, ప్రజలు తమకు నచ్చినట్లు చేస్తారు.
సమస్య ప్రజలకు నియమాలు అంటే ఇష్టం లేకపోవడం కాదు. సమస్య ఏమిటంటే, చాలా విధానాలను నిజమైన పని సమయంలో ఉపయోగించడం అసాధ్యం.
ఒక ఉద్యోగి శుక్రవారం సాయంత్రం 4:30 గంటలకు దానిని అమలు చేయగలిగితేనే ఆ విధానం పనిచేస్తుంది.
కంప్లయన్స్ డాక్యుమెంట్లను (compliance documents) రాయడం ఆపండి. పేజీల కొద్దీ లీగల్ నిర్వచనాలను ఉపయోగించడం ఆపండి. ఒక AI టూల్లోకి టెక్స్ట్ను పేస్ట్ చేయవచ్చా లేదా అని నిర్ణయించుకోవడానికి ఉద్యోగులకు 20 పేజీలు అవసరం లేదు. వారికి ఒక సాధారణ 'అవును' లేదా 'కాదు' సమాధానం కావాలి.
సమాధానం కనుగొనడానికి ఎంత ఎక్కువ శ్రమ పడితే, ప్రజలు ఆ నియమాన్ని అంత తక్కువగా పాటిస్తారు.
నేను టూల్స్ మీద కాకుండా సమాచారం (information) మీద దృష్టి పెడతాను. టూల్స్ మారుతుంటాయి. డేటా (data) అలాగే ఉంటుంది.
నేను సమాచారాన్ని మూడు వర్గాలుగా విభజిస్తాను:
- Public information (పబ్లిక్ సమాచారం): మార్కెటింగ్ కంటెంట్, పబ్లిక్ డాక్యుమెంట్లు మరియు వెబ్సైట్ కంటెంట్.
- Internal information (అంతర్గత సమాచారం): ప్రాజెక్ట్ ప్లాన్లు, మీటింగ్ నోట్స్ మరియు ప్రక్రియలు (processes).
- Sensitive information (సున్నితమైన సమాచారం): కస్టమర్ రికార్డులు, ఆర్థిక డేటా మరియు కాంట్రాక్టులు.
ఉద్యోగులకు ఈ వర్గాల గురించి తెలిసినప్పుడు, నిర్ణయాలు తీసుకోవడం సులభం అవుతుంది. ఏ ఉత్పత్తిని ఉపయోగించాలో వారు అడగడం మానేస్తారు. తాము ఏ సమాచారాన్ని పంచుతున్నారో అడగడం ప్రారంభిస్తారు.
ప్రజలు వేగవంతమైన మార్గాన్ని ఎంచుకుంటారు. మంచి విధానాలు దీనిని అంగీకరిస్తాయి. చెడు విధానాలు దీనిని వ్యతిరేకిస్తాయి. మీ ఆమోదించబడిన టూల్స్ ఉపయోగించడం కష్టంగా ఉంటే, ప్రజలు షార్ట్కట్లను వెతుకుతారు. అలానే షాడో AI (shadow AI) మొదలవుతుంది.
మీ ఆమోదించబడిన టూల్స్ను ఆమోదించబడని వాటి కంటే సౌకర్యవంతంగా మార్చండి. సౌకర్యం అనేది ఒక గవర్నెన్స్ టూల్ (governance tool).
ప్రతిదీ నియంత్రించడానికి ప్రయత్నించకండి. నిజమైన రిస్క్ను సృష్టించే ప్రవర్తనలపై దృష్టి పెట్టండి:
- కస్టమర్ డేటాను అప్లోడ్ చేయడం
- కాంట్రాక్టులను అప్లోడ్ చేయడం
- క్రెడెన్షియల్స్ను (credentials) పంచుకోవడం
- ఆర్థిక లేదా భద్రతా సమాచారాన్ని బహిర్గతం చేయడం
అస్పష్టమైన నియమాల కంటే ఉదాహరణలను ఉపయోగించండి.
ఇలా అనకండి: "గోప్యమైన సమాచారాన్ని అప్లోడ్ చేయవద్దు." ఇలా చెప్పండి: "కస్టమర్ కాంట్రాక్టులు, ఆర్థిక నివేదికలు లేదా ఉద్యోగుల రికార్డులను అప్లోడ్ చేయవద్దు."
ప్రజలు ఉదాహరణలను గుర్తుంచుకుంటారు. వారు పాలసీ భాషను మర్చిపోతారు.
ఒక డాక్యుమెంట్ మాత్రమే కంపెనీని రక్షించలేదని గుర్తుంచుకోండి. విధానాలు రిస్క్ను తగ్గిస్తాయి, కానీ సిస్టమ్స్ దానిని అమలు చేస్తాయి. మీకు లాగింగ్ (logging), మానిటరింగ్ (monitoring) మరియు ఆడిట్ సామర్థ్యాలు అవసరం.
AI వేగంగా మారుతుంది. వాస్తవానికి అనుగుణంగా ఉండటానికి ప్రతి త్రైమాసికంలో మీ విధానాన్ని సమీక్షించండి.
మంచి గవర్నెన్స్ స్పష్టంగా ఉండాలి, పరిమితం చేసేదిగా ఉండకూడదు. ఉద్యోగులు తాము ఏమి చేయవచ్చో మరియు సందేహం వచ్చినప్పుడు ఎవరిని అడగాలో ఖచ్చితంగా తెలిసి ఉండాలి.
మీ పాలసీ మరీ క్లిష్టంగా ఉంటే, ఎవరూ దానిని చదవరు. ఎవరూ చదవకపోతే, దానికి విలువ ఉండదు.
గుర్తుంచుకోవడానికి సులభంగా ఉండే పాలసీలే అత్యుత్తమమైనవి.
మూలం: https://dev.to/sumaskeller/how-i-build-ai-usage-policies-people-actually-follow-39pc
ఐచ్ఛిక అభ్యాస సమూహం: https://t.me/GyaanSetuAi