Cách tôi xây dựng các chính sách sử dụng AI mà mọi người thực sự tuân thủ
Hầu hết các chính sách AI thất bại vì chúng do các đội ngũ pháp lý soạn thảo.
Nhân viên nhận chúng, quên chúng, và rồi phớt lờ chúng. Một tháng sau, không ai biết tài liệu đó nằm ở đâu. Ba tháng sau, mọi người muốn làm gì thì làm.
Vấn đề không phải là mọi người ghét các quy tắc. Vấn đề là hầu hết các chính sách đều không thể áp dụng được trong quá trình làm việc thực tế.
Một chính sách chỉ có hiệu quả nếu nhân viên có thể áp dụng nó vào lúc 4:30 chiều thứ Sáu.
Hãy ngừng viết các tài liệu tuân thủ. Hãy ngừng sử dụng hàng trang dài các định nghĩa pháp lý. Nhân viên không cần đến 20 trang để quyết định xem họ có thể dán văn bản vào một công cụ AI hay không. Họ chỉ cần một câu trả lời "có" hoặc "không" đơn giản.
Càng tốn nhiều công sức để tìm câu trả lời, mọi người càng ít tuân thủ quy tắc.
Tôi tập trung vào thông tin, không phải công cụ. Công cụ sẽ thay đổi. Dữ liệu thì vẫn vậy.
Tôi chia thông tin thành ba nhóm:
- Thông tin công khai: Nội dung marketing, tài liệu công khai và nội dung website.
- Thông tin nội bộ: Kế hoạch dự án, biên bản cuộc họp và các quy trình.
- Thông tin nhạy cảm: Hồ sơ khách hàng, dữ liệu tài chính và hợp đồng.
Khi nhân viên nắm rõ các danh mục này, việc đưa ra quyết định sẽ trở nên dễ dàng. Họ sẽ ngừng hỏi nên dùng sản phẩm nào, mà bắt đầu hỏi họ đang chia sẻ thông tin gì.
Mọi người luôn chọn phương án nhanh nhất. Các chính sách tốt chấp nhận điều này. Các chính sách tồi thì chống lại nó. Nếu các công cụ được phê duyệt của bạn khó sử dụng, mọi người sẽ tìm cách đi tắt. Đó là cách mà shadow AI bắt đầu.
Hãy làm cho các công cụ được phê duyệt trở nên tiện lợi hơn các công cụ chưa được phê duyệt. Sự tiện lợi chính là một công cụ quản trị.
Đừng cố gắng quản lý mọi thứ. Hãy tập trung vào những hành vi tạo ra rủi ro thực sự:
- Tải lên dữ liệu khách hàng
- Tải lên các hợp đồng
- Chia sẻ thông tin đăng nhập
- Làm lộ thông tin tài chính hoặc bảo mật
Hãy sử dụng các ví dụ thay vì các quy tắc trừu tượng.
Đừng nói: "Không được tải lên thông tin bảo mật." Hãy nói: "Không được tải lên hợp đồng khách hàng, báo cáo tài chính hoặc hồ sơ nhân viên."
Mọi người nhớ các ví dụ. Họ quên các ngôn từ trong chính sách.
Hãy nhớ rằng chỉ một văn bản thôi thì không thể bảo vệ được công ty. Chính sách giúp giảm thiểu rủi ro, nhưng hệ thống mới là thứ thực thi nó. Bạn cần có khả năng ghi nhật ký, giám sát và kiểm tra.
AI thay đổi rất nhanh. Hãy xem xét lại chính sách của bạn mỗi quý để đảm bảo nó luôn phù hợp với thực tế.
Quản trị tốt nên mang lại cảm giác rõ ràng, chứ không phải gò bó. Nhân viên nên biết chính xác họ có thể làm gì và nên hỏi ai khi họ không chắc chắn.
Nếu chính sách của bạn quá phức tạp, sẽ không ai đọc nó cả. Nếu không ai đọc, nó sẽ chẳng có giá trị gì.
Những chính sách tốt nhất là những chính sách dễ nhớ nhất.
Nguồn: https://dev.to/sumaskeller/how-i-build-ai-usage-policies-people-actually-follow-39pc
Cộng đồng học tập (không bắt buộc): https://t.me/GyaanSetuAi