𝗛𝗼𝘄 𝘁𝗼 𝗨𝘀𝗲 𝗔𝗜 𝘁𝗼 𝗖𝗵𝗲𝗰𝗸 𝗖𝗦𝗩 𝗙𝗶𝗹𝗲𝘀 𝗕𝗲𝗳𝗼𝗿𝗲 𝗖𝗥𝗠 𝗜𝗺𝗽𝗼𝗿𝘁𝘀

CSV ഇംപോർട്ടുകൾ എളുപ്പമാണെന്ന് തോന്നാം. എന്നാൽ അവ പലപ്പോഴും നിങ്ങളുടെ റൂട്ടിംഗ് (routing), അട്രിബ്യൂഷൻ (attribution), അല്ലെങ്കിൽ റിപ്പോർട്ടിംഗ് എന്നിവയെ തകരാറിലാക്കാം.

നിങ്ങളുടെ ഫയൽ ക്ലീൻ ചെയ്യാൻ AI-യോട് ആവശ്യപ്പെടരുത്. പകരം, ഒരു റിവ്യൂ പ്രക്രിയ (review process) നിർമ്മിക്കാൻ AI ഉപയോഗിക്കുക.

ഒരു ക്ലീൻ ഫയൽ നിങ്ങളുടെ സിസ്റ്റം ഡാറ്റയെ നശിപ്പിക്കുമെങ്കിൽ അത് ഉപയോഗശൂന്യമാണ്. നിങ്ങൾ ചില പ്രത്യേക ഫീൽഡുകൾ (fields) സംരക്ഷിക്കണം.

ഈ ഫീൽഡുകൾ സംരക്ഷിക്കുക:

  • റെക്കോർഡ് ഐഡി (Record ID) അല്ലെങ്കിൽ എക്സ്റ്റേണൽ ഐഡി (external ID)
  • ഇമെയിൽ അഡ്രസ്സ് (Email address)
  • ഓണർ (Owner)
  • ലൈഫ് സൈക്കിൾ സ്റ്റേജ് (Lifecycle stage)
  • ലീഡ് സോഴ്സ് (Lead source)
  • കമ്പനി അല്ലെങ്കിൽ അക്കൗണ്ട് പേര് (Company or account name)
  • ക്രിയേറ്റ് ചെയ്ത തീയതി (Created date)
  • റിപ്പോർട്ടിംഗിനായി ഉപയോഗിക്കുന്ന ഏതെങ്കിലും ഫീൽഡ്

ഈ ഫീൽഡുകളിൽ പിശകുകൾ സംഭവിച്ചാൽ, നിങ്ങളുടെ ഇംപോർട്ട് ബിസിനസ്സിനെ ബാധിക്കും.

ഒരു QA പ്രക്രിയ നിർമ്മിക്കാൻ ഈ പ്രോംപ്റ്റ് (prompt) ഉപയോഗിക്കുക:

I am preparing a CSV for CRM import. Review the headers and sample rows below.

Return:

  • Fields safe to normalize.
  • Fields needing manual review.
  • Missing required CRM fields.
  • Duplicate risks.
  • Values that do not match my approved list.
  • A pre-import QA checklist.
  • Rows requiring review before import.

Do not change IDs, emails, owners, lifecycle stages, or attribution fields without flagging them.

Paste your headers, sample rows, and approved CRM values after the prompt.

നല്ലൊരു AI മറുപടി നിങ്ങൾക്ക് ഒരു റിവ്യൂ ടേബിൾ നൽകും. എന്താണ് പരിശോധിക്കേണ്ടതെന്നും എന്തുകൊണ്ട് പരിശോധിക്കണമെന്നും അത് കാണിച്ചുതരണം.

ഉദാഹരണത്തിന് ഒരു ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റ്:

  • Owner: തെറ്റായ റൂട്ടിംഗ് ഒഴിവാക്കാൻ പേരുകൾ വിട്ടുപോയിട്ടുണ്ടോ അല്ലെങ്കിൽ തെറ്റായി എഴുതിയിട്ടുണ്ടോ എന്ന് പരിശോധിക്കുക.
  • Lifecycle stage: റിപ്പോർട്ടുകൾ കൃത്യമായിരിക്കാൻ അംഗീകൃത ലിസ്റ്റിൽ ഇല്ലാത്ത വാല്യൂസ് ഉണ്ടോ എന്ന് പരിശോധിക്കുക.
  • Lead source: PPC, Google Ads എന്നിങ്ങനെ ഒരേ അർത്ഥം വരുന്ന ഡ്യൂപ്ലിക്കേറ്റ് ലേബലുകൾ ഉണ്ടോ എന്ന് പരിശോധിക്കുക.
  • Email: ഇമെയിൽ അഡ്രസ്സുകൾ വിട്ടുപോയിട്ടുണ്ടോ അല്ലെങ്കിൽ ഡ്യൂപ്ലിക്കേറ്റ് ആണോ എന്ന് പരിശോധിക്കുക.
  • IDs: ഡാറ്റ ഓവർറൈറ്റ് ചെയ്യുന്നത് ഒഴിവാക്കാൻ ഐഡികൾ ശൂന്യമാണോ അല്ലെങ്കിൽ മാറിയിട്ടുണ്ടോ എന്ന് പരിശോധിക്കുക.

മുഴുവൻ ഇംപോർട്ടിന് മുമ്പും എപ്പോഴും ഒരു ചെറിയ ഭാഗം (small batch) മാത്രം ടെസ്റ്റ് ചെയ്യുക.

ടെസ്റ്റ് ചെയ്യുമ്പോൾ ഈ കാര്യങ്ങൾ ശ്രദ്ധിക്കുക:

  • ഇംപോർട്ടിന് മുമ്പും ശേഷവുമുള്ള വരികളുടെ എണ്ണം.
  • ആവശ്യമായ ഫീൽഡുകളിലെ പിശകുകൾ.
  • ഡ്യൂപ്ലിക്കേറ്റുകൾ ഉണ്ടാകുന്നുണ്ടോ എന്നത്.
  • ഓണർ അസൈൻമെന്റ് (Owner assignment).
  • ലൈഫ് സൈക്കിൾ സ്റ്റേജ് മാപ്പിംഗ് (Lifecycle stage mapping).
  • നിലവിലുള്ള ഡാറ്റ ഓവർറൈറ്റ് ചെയ്യപ്പെട്ടോ എന്നത്.

നിങ്ങളുടെ ഒറിജിനൽ CSV ഫയലും ഒരു റോൾബാക്ക് ഫയലും (rollback file) തയ്യാറാക്കി വെക്കുക.

ഇംപോർട്ടുകൾ കൂടുതൽ സുരക്ഷിതമാക്കാൻ AI ഉപയോഗിക്കുക. റിവ്യൂ ഒഴിവാക്കാൻ അത് ഉപയോഗിക്കരുത്.

Source: https://dev.to/_7932028809934f40e3/how-to-use-ai-to-check-a-csv-file-before-importing-it-into-a-crm-1j0m

Optional learning community: https://t.me/GyaanSetuAi