AI Procure-to-Pay-এ ৫টি মারাত্মক ভুল
AI সংগ্রহ প্রক্রিয়া (procurement) বদলে দেওয়ার প্রতিশ্রুতি দেয়। তবুও, অনেক কোম্পানি ব্যর্থ বাস্তবায়নের পেছনে লক্ষ লক্ষ ডলার অপচয় করে। বেশিরভাগ ব্যর্থতা আসে একই ধরণের অনুমানযোগ্য ভুল থেকে।
আপনার বিনিয়োগ সুরক্ষিত রাখতে এই পাঁচটি ভুল এড়িয়ে চলুন।
১. ডেটার গুণমান উপেক্ষা করা AI-এর জন্য পরিচ্ছন্ন ডেটা প্রয়োজন। আপনার ভেন্ডর রেকর্ডগুলো যদি অগোছালো হয়, তবে AI ব্যর্থ হবে। একজন প্রস্তুতকারক মাত্র ৩৫% সাফল্য দেখতে পান কারণ তাদের কাছে ১,২০০টি ডুপ্লিকেট সাপ্লায়ার রেকর্ড ছিল। নামের অসামঞ্জস্যতার কারণে AI ইনভয়েসগুলোকে অর্ডারের সাথে মেলাতে পারছিল না।
- প্রথমে আপনার ভেন্ডর মাস্টার লিস্ট পরিষ্কার করুন।
- নামকরণের নিয়মাবলী (naming conventions) মানসম্মত করুন।
- খরচের বিভাগগুলো (spend categories) ঠিক করুন।
- কাজ শুরু করার আগে ডেটা ক্লিনিংয়ের জন্য ২ থেকে ৩ মাস সময় দিন।
২. একসাথে সবকিছু অটোমেট করার চেষ্টা করা প্রথম দিনেই বিশ্বব্যাপী রোলআউট করার চেষ্টা করবেন না। একজন খুচরা বিক্রেতা একসাথে ১৫টি দেশে AI প্রয়োগ করার চেষ্টা করেছিলেন। এতে খরচ তিনগুণ বেড়ে যায় এবং প্রকল্পটি শেষ হতে ১৮ মাস সময় লাগে।
- একটি ছোট পাইলট প্রজেক্ট দিয়ে শুরু করুন।
- একটি বিজনেস ইউনিট বা একটি নির্দিষ্ট ধরণের সাপ্লায়ার বেছে নিন।
- ৯০ দিন পর্যন্ত ফলাফল পরিমাপ করুন।
- সম্প্রসারণ করার আগে সমস্যাগুলো সমাধান করুন।
৩. মানবিক দিকটি ভুলে যাওয়া AI কেবল একটি প্রযুক্তিগত প্রকল্প নয়। এটি একটি মানুষের প্রকল্প। একটি বীমা সংস্থা লক্ষ্য করেছিল যে তাদের কর্মীরা AI-এর ওপর আস্থা না রাখায় এর ব্যবহার খুবই কম। তারা তাদের চাকরি হারানোর ভয় পাচ্ছিল।
- AI-এর উদ্দেশ্য সম্পর্কে শুরুতেই কর্মীদের জানান।
- নতুন ওয়ার্কফ্লোর ওপর কর্মীদের প্রশিক্ষণ দিন।
- কর্মীদের ভূমিকা ম্যানুয়াল কাজ থেকে কৌশলগত বিশ্লেষণে (strategic analysis) রূপান্তর করুন।
- আপনার বাজেটের ২৫% চেঞ্জ ম্যানেজমেন্টের (change management) জন্য বরাদ্দ করুন।
৪. ভুল প্রথম ইউজ কেস (Use Case) বেছে নেওয়া জটিল বা বিরল কাজ দিয়ে শুরু করবেন না। একটি স্বাস্থ্যসেবা সংস্থা কন্ট্রাক্ট অ্যানালাইসিসের জন্য AI ব্যবহার করার চেষ্টা করেছিল। কিন্তু এটি খুব সামান্যই ভ্যালু দিতে পেরেছিল কারণ কন্ট্রাক্ট বা চুক্তি খুব কমই হয়। তারা এখনও প্রতি মাসে ৮,০০০ ইনভয়েস ম্যানুয়ালি প্রসেস করে।
- উচ্চ-ভলিউম এবং পুনরাবৃত্তিমূলক কাজগুলো বেছে নিন।
- স্পষ্ট নিয়ম আছে এমন প্রক্রিয়াগুলো বেছে নিন।
- প্রথমে ইনভয়েস প্রসেসিং বা PO ম্যাচিংয়ের ওপর গুরুত্ব দিন।
৫. ইন্টিগ্রেশনের প্রয়োজনীয়তাকে অবমূল্যায়ন করা AI সবসময় আপনার ERP-এর সাথে সহজে যুক্ত হতে পারে না। একটি প্রযুক্তি সংস্থা একটি প্ল্যাটফর্মের জন্য $2M খরচ করেছিল কিন্তু তাদের লিগ্যাসি সিস্টেমের (legacy system) সাথে এটি সিঙ্ক করতে পারেনি। এর ফলে তাদের অতিরিক্ত $500,000 এবং ৮ মাস সময় ব্যয় করতে হয়েছে।
- কেনার আগে সমস্ত ইন্টিগ্রেশন ম্যাপ করে নিন।
- API-এর প্রাপ্যতা যাচাই করুন।
- ডেটার সামঞ্জস্যতা (compatibility) পরীক্ষা করুন।
- মিডলওয়্যার (middleware) এবং কাস্টম কাজের জন্য অতিরিক্ত সময় বরাদ্দ রাখুন।
সাফল্যের জন্য পরিচ্ছন্ন ডেটার ভিত্তি এবং একটি পর্যায়ক্রমিক পদ্ধতি প্রয়োজন। আস্থা তৈরির জন্য দ্রুত সাফল্য (quick wins) অর্জনের দিকে মনোযোগ দিন।
ঐচ্ছিক লার্নিং কমিউনিটি: https://t.me/GyaanSetuAi