AI Procure-to-Payలో చేసే 5 క్లిష్టమైన తప్పులు
AI కొనుగోలు ప్రక్రియను (procurement) మార్చగలదని వాగ్దానం చేస్తోంది. అయినప్పటికీ, అనేక కంపెనీలు విఫలమైన అమలుల (implementations) వల్ల మిలియన్ల కొద్దీ డాలర్లను వృథా చేస్తున్నాయి. చాలా వైఫల్యాలు ఒకే రకమైన ఊహించదగిన తప్పుల వల్ల జరుగుతున్నాయి.
మీ పెట్టుబడిని కాపాడుకోవడానికి ఈ ఐదు తప్పులను నివారించండి.
- డేటా నాణ్యతను విస్మరించడం AIకి స్వచ్ఛమైన డేటా అవసరం. మీ వెండర్ రికార్డులు అస్తవ్యస్తంగా ఉంటే, AI విఫలమవుతుంది. ఒక తయారీ సంస్థలో 1,200 డూప్లికేట్ సప్లయర్ రికార్డులు ఉండటం వల్ల కేవలం 35% విజయం మాత్రమే లభించింది. పేర్లు ఒకేలా లేకపోవడం వల్ల AI ఇన్వాయిస్లను ఆర్డర్లతో సరిపోల్చలేకపోయింది.
- మొదట మీ వెండర్ మాస్టర్ జాబితాను శుభ్రం చేయండి.
- నామకరణ పద్ధతులను (naming conventions) ప్రామాణీకరించండి.
- ఖర్చు వర్గాలను (spend categories) సరిచేయండి.
- ప్రారంభించే ముందు డేటా క్లీనింగ్ కోసం 2 నుండి 3 నెలల సమయాన్ని కేటాయించండి.
- అన్నింటినీ ఒకేసారి ఆటోమేట్ చేయడానికి ప్రయత్నించడం మొదటి రోజే ప్రపంచవ్యాప్తంగా అమలు చేయడానికి (global rollout) ప్రయత్నించకండి. ఒక రిటైలర్ ఒకేసారి 15 దేశాల్లో AIని అమలు చేయడానికి ప్రయత్నించారు. దీనివల్ల ఖర్చులు మూడు రెట్లు పెరిగాయి మరియు ప్రాజెక్ట్ పూర్తి కావడానికి 18 నెలలు పట్టింది.
- చిన్న పైలట్ ప్రాజెక్ట్తో ప్రారంభించండి.
- ఒక బిజినెస్ యూనిట్ లేదా ఒక సప్లయర్ రకాన్ని ఎంచుకోండి.
- 90 రోజుల పాటు ఫలితాలను కొలవండి.
- విస్తరించే ముందు సమస్యలను పరిష్కరించండి.
- మానవ అంశాన్ని మర్చిపోవడం AI అనేది కేవలం సాంకేతిక ప్రాజెక్ట్ మాత్రమే కాదు. ఇది మనుషులకు సంబంధించిన ప్రాజెక్ట్. ఒక ఇన్సూరెన్స్ సంస్థలో సిబ్బంది AIని నమ్మకపోవడం వల్ల దాని వినియోగం తక్కువగా ఉంది. వారు తమ ఉద్యోగాల గురించి భయపడ్డారు.
- AI యొక్క ఉద్దేశ్యాన్ని ముందుగానే తెలియజేయండి.
- కొత్త వర్క్ఫ్లోలపై సిబ్బందికి శిక్షణ ఇవ్వండి.
- ఉద్యోగ బాధ్యతలను మాన్యువల్ పనుల నుండి వ్యూహాత్మక విశ్లేషణ (strategic analysis) వైపు మళ్లించండి.
- మీ బడ్జెట్లో 25% మార్పు నిర్వహణ (change management) కోసం కేటాయించండి.
- తప్పుడు మొదటి యూజ్ కేస్ను (Use Case) ఎంచుకోవడం సంక్లిష్టమైన, అరుదుగా జరిగే పనులతో ప్రారంభించకండి. ఒక హెల్త్కేర్ సిస్టమ్ కాంట్రాక్ట్ విశ్లేషణ కోసం AIని ప్రయత్నించింది. కాంట్రాక్టులు అరుదుగా జరుగుతుండటంతో అది తక్కువ విలువను అందించింది. వారు ఇప్పటికీ ప్రతి నెలా 8,000 ఇన్వాయిస్లను మాన్యువల్గా ప్రాసెస్ చేస్తున్నారు.
- ఎక్కువ సంఖ్యలో, పదే పదే జరిగే పనులను ఎంచుకోండి.
- స్పష్టమైన నియమాలు ఉన్న ప్రక్రియలను ఎంచుకోండి.
- మొదట ఇన్వాయిస్ ప్రాసెసింగ్ లేదా PO మ్యాచింగ్ పై దృష్టి పెట్టండి.
- ఇంటిగ్రేషన్ అవసరాలను తక్కువగా అంచనా వేయడం AI ఎల్లప్పుడూ మీ ERPతో సులభంగా అనుసంధానం (plug in) కాదు. ఒక టెక్ సంస్థ ఒక ప్లాట్ఫామ్ కోసం $2M ఖర్చు చేసింది కానీ దానిని తమ లెగసీ సిస్టమ్తో సింక్ చేయలేకపోయింది. దీనివల్ల వారికి అదనంగా $500,000 మరియు 8 నెలల సమయం వృథా అయ్యింది.
- కొనుగోలు చేసే ముందే అన్ని ఇంటిగ్రేషన్లను మ్యాప్ చేయండి.
- API లభ్యతను తనిఖీ చేయండి.
- డేటా అనుకూలతను (compatibility) పరీక్షించండి.
- మిడిల్వేర్ మరియు కస్టమ్ పనుల కోసం అదనపు సమయాన్ని బడ్జెట్లో ఉంచండి.
విజయం సాధించాలంటే స్వచ్ఛమైన డేటా పునాది మరియు దశలవారీ విధానం అవసరం. నమ్మకాన్ని పెంపొందించుకోవడానికి త్వరగా ఫలితాలను ఇచ్చే పనులపై (quick wins) దృష్టి పెట్టండి.
Optional learning community: https://t.me/GyaanSetuAi