AI Procure-to-Pay میں 5 سنگین غلطیاں

AI خریداری کے عمل (procurement) کو بدلنے کا وعدہ کرتی ہے۔ پھر بھی، بہت سی کمپنیاں ناکام نفاذ پر لاکھوں ڈالر ضائع کر دیتی ہیں۔ زیادہ تر ناکامیاں انہی قابلِ پیش گوئی غلطیوں کی وجہ سے ہوتی ہیں۔

اپنی سرمایہ کاری کے تحفظ کے لیے ان پانچ غلطیوں سے بچیں۔

  1. ڈیٹا کے معیار کو نظر انداز کرنا AI کو صاف ستھرے ڈیٹا کی ضرورت ہوتی ہے۔ اگر آپ کے وینڈر (vendor) کے ریکارڈات بکھرے ہوئے ہیں، تو AI ناکام ہو جائے گا۔ ایک مینوفیکچرر کو صرف 35% کامیابی ملی کیونکہ ان کے پاس سپلائر کے 1,200 دوہرے ریکارڈز تھے۔ AI انوائسز کو آرڈرز کے ساتھ میچ نہیں کر سکا کیونکہ ناموں میں تسلسل نہیں تھا۔
  • پہلے اپنی وینڈر ماسٹر لسٹ کو صاف کریں۔
  • نام رکھنے کے طریقہ کار کو معیاری بنائیں۔
  • اخراجات کے زمروں (spend categories) کو درست کریں۔
  • شروع کرنے سے پہلے ڈیٹا کی صفائی میں 2 سے 3 ماہ لگائیں۔
  1. ایک ساتھ سب کچھ خودکار بنانے کی کوشش کرنا پہلے ہی دن عالمی سطح پر نفاذ (rollout) کی کوشش نہ کریں۔ ایک ریٹیلر نے ایک ساتھ 15 ممالک میں AI نافذ کرنے کی کوشش کی۔ اخراجات تین گنا بڑھ گئے اور پروجیکٹ میں 18 ماہ لگ گئے۔
  • ایک چھوٹے پائلٹ پروجیکٹ سے آغاز کریں۔
  • ایک بزنس یونٹ یا ایک سپلائر کی قسم کا انتخاب کریں۔
  • 90 دنوں تک نتائج کا جائزہ لیں۔
  • توسیع کرنے سے پہلے مسائل حل کریں۔
  1. انسانی عنصر کو بھول جانا AI صرف ایک تکنیکی پروجیکٹ نہیں ہے۔ یہ لوگوں سے متعلق پروجیکٹ ہے۔ ایک انشورنس فرم میں استعمال بہت کم دیکھا گیا کیونکہ عملہ AI پر بھروسہ نہیں کرتا تھا۔ انہیں اپنی ملازمتوں کا خوف تھا۔
  • AI کے مقصد کے بارے میں جلد آگاہی فراہم کریں۔
  • عملے کو نئے ورک فلو (workflows) پر تربیت دیں۔
  • کرداروں کو دستی کاموں سے ہٹا کر اسٹریٹجک تجزیے کی طرف منتقل کریں۔
  • اپنے بجٹ کا 25% چینج مینجمنٹ (change management) پر خرچ کریں۔
  1. غلط پہلا استعمال کا کیس (use case) منتخب کرنا پیچیدہ اور نایاب کاموں سے آغاز نہ کریں۔ ایک ہیلتھ کیئر سسٹم نے کنٹریکٹ کے تجزیے کے لیے AI آزمایا۔ اس سے بہت کم فائدہ ہوا کیونکہ معاہدے (contracts) شاذ و نادر ہی ہوتے ہیں۔ وہ اب بھی ہر ماہ 8,000 انوائسز دستی طور پر پراسس کرتے تھے۔
  • زیادہ حجم والے اور بار بار ہونے والے کاموں کا انتخاب کریں۔
  • واضح قواعد والے عمل کا انتخاب کریں۔
  • پہلے انوائس پراسیسنگ یا PO میچنگ پر توجہ دیں۔
  1. انٹیگریشن کی ضروریات کو کم تر سمجھنا AI ہمیشہ آپ کے ERP کے ساتھ آسانی سے منسلک نہیں ہوتا۔ ایک ٹیک فرم نے ایک پلیٹ فارم پر $2M خرچ کیے لیکن اسے اپنے لیگیسی سسٹم (legacy system) کے ساتھ سنک (sync) نہیں کر سکے۔ اس کی وجہ سے انہیں مزید $500,000 اور 8 ماہ کا نقصان ہوا۔
  • خریدنے سے پہلے تمام انٹیگریشنز کا نقشہ تیار کریں۔
  • API کی دستیابی چیک کریں۔
  • ڈیٹا کی مطابقت (compatibility) کا تجربہ کریں۔
  • مڈل ویئر (middleware) اور کسٹم کام کے لیے اضافی وقت کا بجٹ رکھیں۔

کامیابی کے لیے صاف ستھرے ڈیٹا کی بنیاد اور مرحلہ وار طریقہ کار ضروری ہے۔ اعتماد پیدا کرنے کے لیے فوری نتائج (quick wins) پر توجہ دیں۔

ماخذ: https://dev.to/edith_heroux_aca4c9046ef5/5-critical-mistakes-to-avoid-when-implementing-ai-procure-to-pay-4p4d

اختیاری لرننگ کمیونٹی: https://t.me/GyaanSetuAi