5 Kesalahan Kritis dalam AI Procure-to-Pay
AI menjanjikan perubahan dalam pengadaan. Namun, banyak perusahaan membuang jutaan dolar pada implementasi yang gagal. Sebagian besar kegagalan berasal dari kesalahan yang sama dan dapat diprediksi.
Hindari kelima kesalahan ini untuk melindungi investasi Anda.
- Mengabaikan Kualitas Data AI membutuhkan data yang bersih. Jika catatan vendor Anda berantakan, AI akan gagal. Seorang produsen hanya mencatat tingkat keberhasilan 35% karena mereka memiliki 1.200 catatan pemasok yang duplikat. AI tidak dapat mencocokkan faktur dengan pesanan karena nama-namanya tidak konsisten.
- Bersihkan daftar induk vendor Anda terlebih dahulu.
- Standarisasi konvensi penamaan.
- Perbaiki kategori pengeluaran.
- Investasikan 2 hingga 3 bulan untuk pembersihan data sebelum Anda memulai.
- Mencoba Mengotomatiskan Segalanya Sekaligus Jangan mencoba peluncuran global pada hari pertama. Seorang peritel mencoba menerapkan AI di 15 negara sekaligus. Biaya membengkak tiga kali lipat dan proyek tersebut memakan waktu 18 bulan.
- Mulailah dengan proyek percontohan (pilot) kecil.
- Pilih satu unit bisnis atau satu jenis pemasok.
- Ukur hasilnya selama 90 hari.
- Perbaiki masalah sebelum Anda melakukan ekspansi.
- Melupakan Elemen Manusia AI bukan sekadar proyek teknologi. Ini adalah proyek manusia. Sebuah perusahaan asuransi mengalami penggunaan yang rendah karena staf tidak mempercayai AI tersebut. Mereka merasa takut akan kehilangan pekerjaan.
- Komunikasikan tujuan AI sejak dini.
- Latih staf pada alur kerja yang baru.
- Ubah peran dari tugas manual ke analisis strategis.
- Alokasikan 25% anggaran Anda untuk manajemen perubahan.
- Memilih Kasus Penggunaan Pertama yang Salah Jangan mulai dengan tugas yang kompleks dan jarang terjadi. Sebuah sistem layanan kesehatan mencoba menggunakan AI untuk analisis kontrak. Hal ini memberikan sedikit nilai karena kontrak jarang terjadi. Mereka tetap memproses 8.000 faktur secara manual setiap bulan.
- Pilih tugas yang bervolume tinggi dan berulang.
- Pilih proses dengan aturan yang jelas.
- Fokuslah pada pemrosesan faktur atau pencocokan PO terlebih dahulu.
- Meremehkan Kebutuhan Integrasi AI tidak selalu dapat terhubung ke ERP Anda dengan mudah. Sebuah perusahaan teknologi menghabiskan $2 juta untuk sebuah platform tetapi tidak dapat menyinkronkannya dengan sistem lama mereka. Hal ini merugikan mereka tambahan $500.000 dan waktu 8 bulan.
- Petakan semua integrasi sebelum Anda membeli.
- Periksa ketersediaan API.
- Uji kompatibilitas data.
- Alokasikan waktu tambahan untuk middleware dan pekerjaan kustom.
Keberhasilan membutuhkan fondasi data yang bersih dan pendekatan bertahap. Fokuslah pada kemenangan cepat (quick wins) untuk membangun kepercayaan.
Komunitas pembelajaran opsional: https://t.me/GyaanSetuAi