AI 구매-대금 지급(Procure-to-Pay) 프로세스에서의 5가지 치명적인 실수
AI는 구매 프로세스의 변화를 약속합니다. 하지만 많은 기업이 실패한 도입 과정에서 수백만 달러를 낭비하고 있습니다. 대부분의 실패는 예측 가능한 동일한 실수에서 비롯됩니다.
투자를 보호하려면 다음 다섯 가지 오류를 피하십시오.
- 데이터 품질 무시 AI에는 깨끗한 데이터가 필요합니다. 공급업체 기록이 엉망이라면 AI는 실패할 것입니다. 한 제조업체는 1,200개의 중복 공급업체 기록 때문에 성공률이 35%에 그쳤습니다. 이름이 일치하지 않아 AI가 송장(invoice)과 주문을 매칭할 수 없었기 때문입니다.
- 먼저 공급업체 마스터 리스트를 정리하십시오.
- 명명 규칙을 표준화하십시오.
- 지출 카테고리를 수정하십시오.
- 시작하기 전에 데이터 정제에 2~3개월을 투자하십시오.
- 모든 것을 한꺼번에 자동화하려는 시도 첫날부터 전 세계적인 도입을 시도하지 마십시오. 한 소매업체는 15개국에 동시에 AI를 배포하려 했습니다. 그 결과 비용은 세 배로 뛰었고 프로젝트는 18개월이 걸렸습니다.
- 소규모 파일럿 프로젝트로 시작하십시오.
- 하나의 사업부 또는 하나의 공급업체 유형을 선택하십시오.
- 90일 동안 결과를 측정하십시오.
- 확장하기 전에 문제를 해결하십시오.
- 인적 요소 간과 AI는 단순한 기술 프로젝트가 아닙니다. 사람에 관한 프로젝트입니다. 한 보험사는 직원들이 AI를 신뢰하지 않아 사용률이 저조했습니다. 그들은 자신의 일자리를 걱정했습니다.
- AI의 목적을 조기에 전달하십시오.
- 새로운 워크플로우에 대해 직원을 교육하십시오.
- 역할을 수동 작업에서 전략적 분석으로 전환하십시오.
- 예산의 25%를 변화 관리(change management)에 할당하십시오.
- 잘못된 첫 번째 유스케이스(Use Case) 선택 복잡하고 드물게 발생하는 작업으로 시작하지 마십시오. 한 의료 시스템은 계약 분석을 위해 AI를 도입했습니다. 계약은 드물게 발생하기 때문에 가치가 거의 없었습니다. 그들은 여전히 매달 8,000건의 송장을 수동으로 처리하고 있었습니다.
- 물량이 많고 반복적인 작업을 선택하십시오.
- 명확한 규칙이 있는 프로세스를 선택하십시오.
- 송장 처리 또는 PO(구매 주문) 매칭에 먼저 집중하십시오.
- 통합 요구사항 과소평가 AI가 항상 ERP에 쉽게 연결되는 것은 아닙니다. 한 기술 기업은 플랫폼에 200만 달러를 썼지만 레거시 시스템과 동기화할 수 없었습니다. 이로 인해 50만 달러의 추가 비용과 8개월의 시간이 더 소요되었습니다.
- 구매하기 전에 모든 통합 경로를 설계하십시오.
- API 가용성을 확인하십시오.
- 데이터 호환성을 테스트하십시오.
- 미들웨어 및 커스텀 작업을 위한 추가 시간을 예산에 반영하십시오.
성공을 위해서는 깨끗한 데이터라는 토대와 단계적인 접근 방식이 필요합니다. 신뢰를 쌓기 위해 빠른 성과(quick wins)를 내는 데 집중하십시오.
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