എന്തുകൊണ്ടാണ് 70% മാറ്റങ്ങളും പരാജയപ്പെടുന്നത്?

മിക്ക മാറ്റ പരിപാടികളും (transformation programs) പരാജയപ്പെടുന്നു. അവ അവയുടെ ലക്ഷ്യങ്ങൾ കൈവരിക്കുന്നില്ല.

നോവാർട്ടിസിലെ (Novartis) AI, ERP മാറ്റങ്ങൾക്ക് ഞാൻ നേതൃത്വം നൽകിയിട്ടുണ്ട്. ഞാൻ സത്യം നേരിട്ട് കണ്ടു. സാങ്കേതികവിദ്യയല്ല പ്രയാസകരമായ ഭാഗം. സോഫ്റ്റ്‌വെയറുകൾ പലപ്പോഴും നന്നായി പ്രവർത്തിക്കുന്നുണ്ടാകും. എന്നാൽ ആളുകൾ അത് ഉപയോഗിക്കാൻ വിമുഖത കാണിക്കുന്നു.

ഒരു പ്രോജക്റ്റ് പരാജയപ്പെടുമ്പോൾ, ഡാറ്റയെയോ സ്കോപ്പിനെയോ (scope) ആണ് നേതാക്കൾ കുറ്റപ്പെടുത്തുന്നത്. അവ വെറും ലക്ഷണങ്ങൾ മാത്രമാണ്. യഥാർത്ഥ കാരണം അഡോപ്ഷൻ (adoption - സ്വീകാര്യത) ആണ്. മിക്ക കമ്പനികളും അഡോപ്ഷനെ അവസാന ഘട്ടത്തിലെ ഒരു പരിശീലന പരിപാടിയായിട്ടാണ് കാണുന്നത്. എന്നാൽ തുടക്കം മുതൽ തന്നെ അത് രൂപകൽപ്പനയുടെ (design) ഭാഗമായിരിക്കണം.

ആളുകൾ ഒഴിവാക്കിയാൽ ഒരു ടൂളിനും യാതൊരു മൂല്യവുമില്ല. 30% ഉപയോഗം മാത്രം വരുന്ന മികച്ച സോഫ്റ്റ്‌വെയറുകൾ ഞാൻ കണ്ടിട്ടുണ്ട്. ആളുകൾ പകരം പഴയ സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റുകൾ തന്നെ ഉപയോഗിച്ചുകൊണ്ടേയിരുന്നു.

നിങ്ങൾ വാങ്ങിയ സോഫ്റ്റ്‌വെയറിന്റെ ROI നിങ്ങൾക്ക് ലഭിക്കില്ല. പകരം, ആളുകൾ ഉപയോഗിക്കുന്ന സോഫ്റ്റ്‌വെയറിന്റെ ROI ആണ് നിങ്ങൾക്ക് ലഭിക്കുന്നത്.

മാറ്റങ്ങളെ ആളുകൾ എതിർക്കുന്നത് അത് ഒരു മോശം ഇടപാടായി തോന്നുന്നത് കൊണ്ടാണ്. വ്യക്തിപരമായ നേട്ടങ്ങളൊന്നുമില്ലാതെ കൂടുതൽ റിസ്കും കൂടുതൽ പരിശോധനകളും അവർ കാണുന്നു.

ഇത് പരിഹരിക്കാൻ നിങ്ങൾക്ക് സൈക്കോളജിക്കൽ സേഫ്റ്റി (psychological safety - മാനസികമായ സുരക്ഷിതത്വം) ആവശ്യമാണ്. "എനിക്ക് ഇത് മനസ്സിലാകുന്നില്ല" എന്നോ "ഈ പ്രക്രിയ ശരിയല്ല" എന്നോ പറയാൻ ആളുകൾക്ക് സുരക്ഷിതത്വം തോന്നണം. സുരക്ഷിതത്വം ഇല്ലെങ്കിൽ, ആളുകൾ അവരുടെ ആശയക്കുഴപ്പങ്ങൾ മറച്ചുവെക്കും. മറച്ചുവെച്ച ആശയക്കുഴപ്പങ്ങൾ രഹസ്യമായ മറ്റ് വഴികൾ (workarounds) തേടാൻ പ്രേരിപ്പിക്കുന്നു. ഇത്തരം പണികൾ പരാജയത്തിലേക്ക് നയിക്കുന്നു.

വിജയിക്കാൻ ഈ പ്ലാൻ പിന്തുടരുക:

• വിജയം നിർവചിക്കുക: എന്തെങ്കിലും നിർമ്മിക്കുന്നതിന് മുമ്പ്, ഒരു പ്രത്യേക ജോലി ചെയ്യുന്ന വ്യക്തിയുടെ രീതി എങ്ങനെ മാറുന്നു എന്ന് എഴുതി വെക്കുക. ആ വ്യക്തിക്ക് ലഭിക്കുന്ന നേട്ടം കാണിക്കാൻ നിങ്ങൾക്ക് കഴിയുന്നില്ലെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ പക്കൽ ഒരു പ്ലാൻ ഇല്ല എന്നാണ് അർത്ഥം. അത് വെറുമൊരു റോൾഔട്ട് (rollout) മാത്രമാണ്.
• സംശയിക്കുന്നവരെ ഉപയോഗിക്കുക: ആരാധകരോട് മാത്രം സംസാരിക്കരുത്. ഏറ്റവും കൂടുതൽ സംശയിക്കുന്ന ഒരാളെ ഡിസൈൻ റൂമിൽ ഉൾപ്പെടുത്തുക. അവർ യഥാർത്ഥ പ്രശ്നങ്ങൾ നേരത്തെ കണ്ടെത്തും. ഒരു സംശയിക്കുന്ന ആൾ പ്ലാനോട് യോജിക്കുമ്പോൾ മറ്റുള്ളവരും അത് പിന്തുടരും.
• സത്യസന്ധതയോടെ നയിക്കുക: തെറ്റുകൾ സമ്മതിക്കാൻ നേതാക്കളോട് ആവശ്യപ്പെടുക. ഒരു ബോസ് കാണിക്കുന്ന ഒരു നിമിഷത്തെ സത്യസന്ധത പല സർവേകളേക്കാളും കൂടുതൽ വിശ്വാസം വളർത്തും.
• സത്യസന്ധതയെ പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുക: പിഴവുകൾ റിപ്പോർട്ട് ചെയ്യുന്ന ആളുകളെ അഭിനന്ദിക്കുക. അവർ നിങ്ങൾക്കായി ക്വാളിറ്റി കൺട്രോൾ (quality control) ആണ് ചെയ്യുന്നത്.
• ശരിയായ കാര്യങ്ങൾ അളക്കുക: ബജറ്റും തീയതികളും മാത്രം പരിശോധിക്കരുത്. എത്ര പേർ ടൂൾ ഉപയോഗിക്കുന്നുവെന്നും അവർ എത്ര തവണ മറ്റ് വഴികൾ (workarounds) തേടുന്നുവെന്നും നിരീക്ഷിക്കുക.
• പരിഹരിക്കുക, അറിയിക്കുക: ഒരു പ്രശ്നം പരിഹരിക്കുമ്പോൾ അത് എല്ലാവരെയും അറിയിക്കുക. തുറന്നു സംസാരിക്കുന്നത് വ്യവസ്ഥയെ മാറ്റുന്നു എന്ന് അവർക്ക് കാണിച്ചുകൊടുക്കുക.

വിശ്വാസത്തെ ഒരു ഇൻഫ്രാസ്ട്രക്ചർ (infrastructure) പോലെ കാണുക. നിങ്ങളുടെ ടെക് സ്റ്റാക്ക് (tech stack) പോലെ തന്നെ അതിനായി രൂപകൽപ്പന ചെയ്യുകയും ബജറ്റ് വകയിരുത്തുകയും വേണം.

നിങ്ങളുടെ ആർക്കിടെക്ചർ (architecture) ഓഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നത് നിർത്തുക. പകരം നിങ്ങളുടെ ടീമിനോട് ചോദിച്ചു തുടങ്ങുക: "ഇത് നിങ്ങൾക്ക് കൂടുതൽ മെച്ചപ്പെട്ടതാക്കാൻ എന്താണ് ചെയ്യേണ്ടത്, കൂടാതെ എന്നോട് പറയാൻ നിങ്ങൾ ഭയപ്പെടുന്നത് എന്താണ്?"

വിജയിക്കുന്ന ആ 30% ആളുകൾ മറ്റുള്ളവർ പറയുന്നത് ശ്രദ്ധിക്കുന്നവരാണ്.

Source: https://dev.to/cedricbignet/why-70-of-transformations-fail-and-the-people-first-fix-1ff

Optional learning community: https://t.me/GyaanSetuAi