മിക്ക RPA പ്രോജക്റ്റുകളും പരാജയപ്പെടുന്നത് ഒരേ കാരണത്താലാണ്
RPA പ്രോജക്റ്റുകൾ പലപ്പോഴും പരാജയപ്പെടാറുണ്ട്. ഇത് സാങ്കേതികമായ ഒരു പ്രശ്നമല്ല, മറിച്ച് പ്രക്രിയയുമായി (process) ബന്ധപ്പെട്ട ഒരു പ്രശ്നമാണ്.
സെയിൽസ് സൈക്കിളുകളിൽ കമ്പനികൾ വലിയ ഫലങ്ങൾ വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു. എന്നാൽ പിന്നീട് അവ നടപ്പിലാക്കുമ്പോൾ പരാജയപ്പെടുന്നു. തെറ്റായ സാഹചര്യങ്ങൾ ഒരുക്കുന്നതുകൊണ്ടാണ് ഇത് സംഭവിക്കുന്നത്.
വിജയകരമായ ഓട്ടോമേഷൻ മൂന്ന് കാര്യങ്ങളെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു:
- വോളിയം (Volume): ഒരു ബോട്ടിനെ പരിപാലിക്കാൻ എടുക്കുന്ന സമയത്തേക്കാൾ കൂടുതൽ സമയം അത് ലാഭിക്കുന്നുണ്ടാവണം. ഒരു ജോലി മാസത്തിൽ 80 തവണ മാത്രമേ നടക്കുന്നുള്ളൂ എങ്കിൽ, ഒരു ബോട്ട് ഉപയോഗിക്കുന്നത് പണനഷ്ടം മാത്രമാണ്.
- നിയമങ്ങൾ (Rules): ബോട്ട് കർശനമായ നിർദ്ദേശങ്ങളാണ് പിന്തുടരുന്നത്. ഒരു മനുഷ്യൻ തന്റെ വിവേചനാധികാരം ഉപയോഗിക്കുകയോ സാഹചര്യങ്ങൾ വിശകലനം ചെയ്യുകയോ ചെയ്യേണ്ടി വരുന്ന ഇടങ്ങളിൽ ബോട്ട് പരാജയപ്പെടും. വ്യക്തമായ നിയമങ്ങളുള്ള ആവർത്തന സ്വഭാവമുള്ള ജോലികൾക്കാണ് ഓട്ടോമേഷൻ ഏറ്റവും അനുയോജ്യം.
- സ്ഥിരത (Stability): സ്ക്രീനുകളിൽ മാറ്റം വരുമ്പോഴോ പോർട്ടലുകൾ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യുമ്പോഴോ ബോട്ട് തകരാറിലാകുന്നു. Legacy ERP-കൾ പോലുള്ള സ്ഥിരതയുള്ള സിസ്റ്റങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുന്ന പ്രക്രിയകൾ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുക.
തകരാറിലായ ഒരു പ്രക്രിയയെ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുക എന്നതാണ് ഏറ്റവും വലിയ തെറ്റ്.
പല മാനുവൽ പ്രക്രിയകളിലും വർഷങ്ങളായുള്ള പഴയ പരിഹാരങ്ങളും (workarounds) അനാവശ്യമായ ഘട്ടങ്ങളും അടങ്ങിയിട്ടുണ്ട്. കാര്യക്ഷമമല്ലാത്ത ഒരു പ്രക്രിയയെ നിങ്ങൾ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്താൽ, ആ അക്ഷമതയുടെ വേഗത നിങ്ങൾ വർദ്ധിപ്പിക്കുക മാത്രമാണ് ചെയ്യുന്നത്. നിങ്ങൾ അത് പരിഹരിക്കുകയല്ല ചെയ്യുന്നത്.
നിങ്ങൾ സ്വയം ചോദിക്കണം: ഈ പ്രക്രിയ എന്തിനാണ് നിലനിൽക്കുന്നത്?
ചിലപ്പോൾ, ഒരു ചെറിയ സിസ്റ്റം മാറ്റം ഒരു ബോട്ടിനേക്കാൾ നന്നായി പ്രശ്നം പരിഹരിച്ചേക്കാം.
"Happy Path" എന്ന കെണിയിൽ വീഴാതിരിക്കുക.
പൈലറ്റ് പ്രോജക്റ്റുകൾ മികച്ചതായി തോന്നാൻ കാരണം അവയിൽ കൃത്യമായ ഡാറ്റയാണ് ഉപയോഗിക്കുന്നത്. എന്നാൽ യഥാർത്ഥ പ്രൊഡക്ഷൻ ഡാറ്റ അത്ര കൃത്യമായിരിക്കില്ല. അതിൽ വിവരങ്ങൾ വിട്ടുപോയേക്കാം അല്ലെങ്കിൽ വിചിത്രമായ ഫോർമാറ്റുകൾ ഉണ്ടാകാം.
അപ്രതീക്ഷിത സാഹചര്യങ്ങൾ (exceptions) കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ പാകത്തിലല്ല നിങ്ങളുടെ ബോട്ട് നിർമ്മിച്ചിരിക്കുന്നതെങ്കിൽ, രണ്ട് കാര്യങ്ങൾ സംഭവിക്കാം:
- ബോട്ട് തകരാറിലാകുകയും പ്രവർത്തനം നിലയ്ക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.
- ബോട്ട് അറിയാതെ പരാജയപ്പെടുകയും തെറ്റായ ഡാറ്റ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുകയും ചെയ്യുന്നു.
ഇത് പരിപാലനത്തിൽ വലിയ ബുദ്ധിമുട്ടുകൾ (maintenance nightmare) ഉണ്ടാക്കുന്നു.
വിജയിക്കണമെങ്കിൽ, ആദ്യ ദിവസം മുതൽ തന്നെ പരിപാലനത്തിനായി (maintenance) നിങ്ങൾ പ്ലാൻ ചെയ്യണം. ഓരോ ബോട്ടിനും ഉത്തരവാദിത്തപ്പെട്ടവരെ (owners) നിശ്ചയിക്കുക. പിശകുകൾ നേരത്തെ കണ്ടെത്താൻ മോണിറ്ററിംഗ് സംവിധാനം ഒരുക്കുക. പ്രക്രിയ പരിഹരിക്കാൻ സിസ്റ്റം തകരാറിലാകുന്നത് വരെ കാത്തുനിൽക്കരുത്.
ഒരു ബോട്ട് നിർമ്മിക്കുന്നതിന് മുമ്പ്, ഈ ഒരു ചോദ്യം ചോദിക്കുക:
നിങ്ങൾ ശരിയായ പ്രശ്നമാണോ പരിഹരിക്കുന്നത്?
പ്രക്രിയ അനാവശ്യമാണെങ്കിലോ അല്ലെങ്കിൽ ഒരു സിസ്റ്റത്തിന്റെ പരിമിതി പരിഹരിക്കാനാണെങ്കിലോ, അത് ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യരുത്. പകരം സിസ്റ്റം തന്നെ പരിഹരിക്കുക.
നിലനിൽക്കുന്ന കാര്യങ്ങൾ നിർമ്മിക്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കാൻ മികച്ച ടീമുകൾ തുടക്കത്തിൽ വേഗത കുറയ്ക്കുന്നു.
Optional learning community: https://t.me/GyaanSetuAi