Hầu hết các dự án RPA đều thất bại vì cùng một lý do
Các dự án RPA thường thất bại. Đó không phải là vấn đề về công nghệ. Đó là vấn đề về quy trình.
Các công ty thường hứa hẹn những kết quả lớn trong quá trình bán hàng. Sau đó, việc triển khai lại thất bại. Điều này xảy ra vì họ đã thiết lập những điều kiện sai lầm.
Tự động hóa thành công dựa trên ba yếu tố:
- Khối lượng (Volume): Một bot phải tiết kiệm được nhiều thời gian hơn thời gian cần thiết để duy trì nó. Nếu một tác vụ chỉ diễn ra 80 lần một tháng, việc dùng bot sẽ gây lãng phí tiền bạc.
- Quy tắc (Rules): Bot tuân theo các hướng dẫn nghiêm ngặt. Nếu con người phải sử dụng khả năng phán đoán hoặc đọc ngữ cảnh, bot sẽ thất bại. Tự động hóa hoạt động tốt nhất cho các tác vụ lặp đi lặp lại với các quy tắc rõ ràng.
- Sự ổn định (Stability): Bot sẽ bị lỗi khi màn hình thay đổi hoặc các cổng thông tin được cập nhật. Hãy tự động hóa các quy trình sử dụng các hệ thống ổn định như các hệ thống legacy ERP.
Sai lầm lớn nhất là tự động hóa một quy trình đang bị lỗi.
Nhiều quy trình thủ công chứa đựng những cách xử lý tạm thời (workarounds) cũ kỹ và các bước dư thừa tích tụ qua nhiều năm. Nếu bạn tự động hóa một quy trình kém hiệu quả, bạn chỉ đang làm cho sự kém hiệu quả đó diễn ra nhanh hơn. Bạn không hề khắc phục được nó.
Bạn phải tự hỏi: Tại sao quy trình này lại tồn tại?
Đôi khi, một thay đổi nhỏ trong hệ thống có thể giải quyết vấn đề tốt hơn là dùng một con bot.
Hãy cẩn thận với cái bẫy "Happy Path".
Các dự án thí điểm (Pilots) trông rất tuyệt vời vì chúng được thử nghiệm với dữ liệu hoàn hảo. Dữ liệu thực tế trong vận hành (production) thường rất lộn xộn. Nó có các trường bị thiếu và các định dạng kỳ lạ.
Nếu bot của bạn không được xây dựng để xử lý các ngoại lệ (exceptions), hai điều sau sẽ xảy ra:
- Bot bị lỗi và ngừng hoạt động.
- Bot thất bại một cách âm thầm và xử lý dữ liệu sai.
Điều này tạo ra một cơn ác mộng về bảo trì.
Để thành công, bạn phải lập kế hoạch bảo trì ngay từ ngày đầu tiên. Hãy chỉ định người chịu trách nhiệm cho mỗi con bot. Thiết lập hệ thống giám sát để phát hiện lỗi sớm. Đừng đợi đến khi hệ thống gặp sự cố mới đi sửa quy trình.
Trước khi xây dựng bất kỳ một con bot nào, hãy đặt ra một câu hỏi:
Bạn có đang giải quyết đúng vấn đề không?
Nếu quy trình đó là dư thừa hoặc chỉ nhằm giải quyết một hạn chế của hệ thống, đừng tự động hóa nó. Thay vào đó, hãy sửa đổi hệ thống.
Những đội ngũ giỏi nhất thường làm chậm lại ở giai đoạn bắt đầu để đảm bảo rằng họ xây dựng được những thứ có tính bền vững.
Cộng đồng học tập tùy chọn: https://t.me/GyaanSetuAi