𝗔𝘂𝘁𝗼ਮ𝗮𝘁𝗶𝗻𝗴 𝗟𝗲𝗮𝘀𝗲 𝗔𝗯𝘀𝘁𝗿𝗮𝗰𝘁𝘀 𝘄𝗶𝘁𝗵 𝗔𝗜

ਇਕੱਲੇ ਕੰਮ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਕਮਰਸ਼ੀਅਲ ਪ੍ਰਾਪਰਟੀ ਮੈਨੇਜਰਾਂ ਲਈ ਇਹ ਇੱਕ ਮੁਸ਼ਕਲ ਕੰਮ ਹੈ। ਤੁਸੀਂ ਦਰਜਨਾਂ ਲੀਜ਼ਾਂ ਦਾ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਕਰਦੇ ਹੋ। ਨਵਿਆਉਣ (renewal) ਦੀ ਇੱਕ ਮਿਤੀ ਜਾਂ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਵਰਤੋਂ ਦੇ ਇੱਕ ਨਿਯਮ ਨੂੰ ਗੁਆਉਣ ਨਾਲ ਪੈਸੇ ਦਾ ਨੁਕਸਾਨ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਤੁਹਾਡੀ ਸਾਖ ਨੂੰ ਨੁਕਸਾਨ ਪਹੁੰਚਾਉਂਦਾ ਹੈ।

AI ਸੰਘਣੇ PDFs ਨੂੰ ਡੇਟਾ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਦਿੰਦਾ ਹੈ। ਤੁਹਾਨੂੰ AI ਨੂੰ ਬਿਲਕੁਲ ਸਹੀ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਦੱਸਣਾ ਪਵੇਗਾ ਕਿ ਕੀ ਲੱਭਣਾ ਹੈ ਅਤੇ ਇਸਦੀ ਜਾਂਚ ਕਿਵੇਂ ਕਰਨੀ ਹੈ।

ਹਰ ਨਵਿਆਉਣ ਵਿਕਲਪ (renewal option) ਲਈ ਦੋ-ਅਲਰਟ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ।

  • ਅਲਰਟ 1: ਕਿਰਾਏਦਾਰ ਦੇ ਫੈਸਲਾ ਲੈਣ ਤੋਂ 90 ਦਿਨ ਪਹਿਲਾਂ ਇੱਕ ਪੂਰਵ-ਸੂਚਨਾ ਅਲਰਟ।
  • ਅਲਰਟ 2: ਅੰਤਿਮ ਜਵਾਬ ਦੇਣ ਵਾਲੇ ਦਿਨ ਦੀ ਡੈੱਡਲਾਈਨ ਅਲਰਟ।

ਇਹ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਫੈਸਲੇ ਨੂੰ ਡੈੱਡਲਾਈਨ ਤੋਂ ਵੱਖ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਇਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਮਾਰਕੀਟ ਕਿਰਾਏ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰਨ ਅਤੇ ਮਾਲਕਾਂ ਨਾਲ ਗੱਲ ਕਰਨ ਲਈ ਸਮਾਂ ਦਿੰਦੀ ਹੈ।

ਆਪਣਾ ਵਰਕਫਲੋ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਇਹਨਾਂ ਤਿੰਨ ਕਦਮਾਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰੋ:

  1. ਆਪਣੇ ਆਉਟਪੁੱਟ (output) ਦੇ ਢਾਂਚੇ ਨੂੰ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕਰੋ। ਖਾਸ ਕਾਲਮਾਂ ਵਾਲੀ ਇੱਕ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ ਬਣਾਓ। ਇਸ ਵਿੱਚ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਕਾਰੋਬਾਰ ਦੇ ਵੇਰਵੇ (exclusive business descriptions), ਸਕੋਪ (scope), carve-outs, ਅਤੇ ROFR ਦੀਆਂ ਕਿਸਮਾਂ ਲਈ ਖਾਨੇ (fields) ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ। ਆਪਣੇ ਦੋਵਾਂ ਅਲਰਟ ਮਿਤੀਆਂ ਲਈ ਕਾਲਮ ਜੋੜੋ। ਇਹ ਤੁਹਾਡੇ AI ਲਈ ਇੱਕ ਨਕਸ਼ੇ ਵਜੋਂ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ।

  2. ਸਹੀ ਪ੍ਰੋਂਪਟ (prompts) ਲਿਖੋ। AI ਨੂੰ ਸਪੱਸ਼ਟ ਉਦਾਹਰਣਾਂ ਦਿਓ। ਇਸਨੂੰ ਦਿਖਾਓ ਕਿ ਤੁਹਾਡੀ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਕਲਾਜ਼ (clause) ਕਿਹੋ ਜਿਹੀ ਦਿਖਾਈ ਦੇਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ। ਉਦਾਹਰਣ ਵਜੋਂ, ਇਸਨੂੰ "Quick-service restaurant" ਨੂੰ "Exclusive Business Description" ਖਾਨੇ ਵਿੱਚ ਮੈਪ ਕਰਨ ਲਈ ਕਹੋ। ਇਸ ਨਾਲ ਗਲਤੀਆਂ ਘਟਦੀਆਂ ਹਨ।

  3. ਵੈਰੀਫਿਕੇਸ਼ਨ ਪ੍ਰੋਟੋਕੋਲ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ। AI ਗਲਤੀਆਂ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਹਰ ਆਉਟਪੁੱਟ ਨੂੰ ਚਾਰ-ਨੁਕਤੇ ਵਾਲੀ ਚੈੱਕਲਿਸਟ ਰਾਹੀਂ ਚਲਾਓ:

  • ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਮਿਤੀਆਂ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ।
  • ਗਣਿਤਕ ਸ਼ਰਤਾਂ (numeric terms) ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰੋ।
  • ਕਲਾਜ਼ ਦੀਆਂ ਕਿਸਮਾਂ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ।
  • ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਵੇਰਵਿਆਂ ਨੂੰ ਸ਼ਬਦ-ਦਰ-ਸ਼ਬਦ ਮਿਲਾਓ।

ਜੇਕਰ ਡੇਟਾ ਕਿਸੇ ਵੀ ਜਾਂਚ ਵਿੱਚ ਅਸਫਲ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਇੱਕ ਇਨਸਾਨ ਦੁਆਰਾ ਇਸਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਕੀਤੀ ਜਾਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ।

ਇਹ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਰੀਐਕਟਿਵ (reactive) ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਨੂੰ ਪ੍ਰੋਐਕਟਿਵ (proactive) ਵਰਕਫਲੋ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਦਿੰਦੀ ਹੈ। ਤੁਹਾਨੂੰ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾਵਾਂ (exclusives) ਅਤੇ ਟ੍ਰਿਗਰਾਂ ਲਈ ਇੱਕ ਡੈਸ਼ਬੋਰਡ ਮਿਲਦਾ ਹੈ। ਤੁਸੀਂ AI ਦੀਆਂ ਗਲਤੀਆਂ ਨੂੰ ਸਮੱਸਿਆ ਬਣਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਰੋਕ ਦਿੰਦੇ ਹੋ। ਤੁਸੀਂ ਸਮਾਂ ਬਚਾਉਂਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਆਪਣੇ ਕਿਰਾਏਦਾਰਾਂ ਨੂੰ ਖੁਸ਼ ਰੱਖਦੇ ਹੋ।

Source: https://dev.to/ken_deng_ai/automating-lease-abstracts-ai-powered-tracking-of-options-exclusives-and-rofr-1o0b

Optional learning community: https://t.me/GyaanSetuAi