ફિલ્ડ-થી-ઓફિસ કન્સ્ટ્રક્શન વર્કફ્લો બનાવવો
મોટાભાગના કન્સ્ટ્રક્શન સોફ્ટવેર ડેશબોર્ડ્સ વિશે વાત કરે છે.
ડેશબોર્ડ્સ તો માત્ર ઉપરછલ્લી બાબત છે. સાચું કામ તો તેનાથી પહેલા થાય છે. જ્યારે સાઇટ અપડેટ ફિલ્ડથી ઓફિસમાં જાય છે, ત્યારે તેની શરૂઆત થાય છે.
ઘણી કંપનીઓ આ બે બિંદુઓ વચ્ચેના અંતરથી પીડાય છે. સાઇટ ટીમો મેસેજ, કોલ્સ, ફોટા અને ઈમેલનો ઉપયોગ કરે છે. ત્યારબાદ ઓફિસ સ્પ્રેટશીટ ભરવા માટે ડેટા મેળવવામાં કલાકો વિતાવે છે.
તમારે ફિલ્ડની પ્રવૃત્તિઓને સ્ટ્રક્ચર્ડ સિગ્નલ્સમાં બદલવાની જરૂર છે.
આ કરવાનું બંધ કરો: સાઇટ અપડેટ → ઈમેલ/ફોટો → મેન્યુઅલ ફોલો-અપ → સ્પ્રેટશીટ → સાપ્તાહિક રિપોર્ટ
આ કરવાનું શરૂ કરો: સાઇટ અપડેટ → સ્ટ્રક્ચર્ડ કેપ્ચર → વેરિફિકેશન → વર્કફ્લો સ્ટેટ → ડેશબોર્ડ અપડેટ → એલર્ટ
આ રીતે તમે તે વર્કફ્લો બનાવી શકો છો:
સ્ટ્રક્ચર્ડ ફીલ્ડ્સનો ઉપયોગ કરો, ફ્રી ટેક્સ્ટનો નહીં. ફ્રી ટેક્સ્ટનો ઉપયોગ કરવો મુશ્કેલ છે. પ્રોજેક્ટ ID, સાઇટ, યુઝર અને સ્ટેટસ જેવા સ્ટ્રક્ચર્ડ ફીલ્ડ્સ સિસ્ટમને કાર્ય કરવા દે છે. આનાથી એવો ડેટા મળે છે જેનો તમે ખરેખર ઉપયોગ કરી શકો છો.
ચોક્કસ અપડેટ પ્રકારો વ્યાખ્યાયિત કરો. પ્રોગ્રેસ અપડેટ અને મટીરીયલ વિલંબ (delay) એક સમાન નથી. વિવિધ જરૂરિયાતો માટે અલગ-અલગ ફોર્મ બનાવો. વિલંબના ફોર્મમાં મટીરીયલનું નામ અને અપેક્ષિત અસર વિશે પૂછવું જોઈએ. આનાથી ઓટોમેશન સરળ બને છે.
વેરિફિકેશન (Validation) ઉમેરો. ખરાબ ડેટા ડેશબોર્ડ્સ બગાડે છે. તમારી સિસ્ટમે આ બાબતો તપાસવી જોઈએ: • જરૂરી ફીલ્ડ્સ ખૂટે છે. • લોજિકલ ભૂલો (જેમ કે પ્રગતિ ઘટવી). • ડુપ્લીકેટ રિપોર્ટ્સ.
વર્કફ્લો સ્ટેટ્સ બદલો. એક અપડેટથી કોઈ કાર્યનું સ્ટેટસ બદલાવું જોઈએ. મટીરીયલ વિલંબથી પ્રોક્યોરમેન્ટ આઈટમનું સ્ટેટસ "on track" માંથી "delayed" થઈ જવું જોઈએ. આ એક સાદી નોંધને ઓપરેશનલ સિગ્નલમાં ફેરવે છે.
ઇવેન્ટ્સના આધારે એલર્ટ ટ્રિગર કરો. માત્ર ડેટા બદલાયો છે એટલે એલર્ટ મોકલશો નહીં. જ્યારે કોઈ પગલાં લેવાની જરૂર હોય ત્યારે જ એલર્ટ મોકલો. જો મંજૂરીમાં કોઈ અવરોધ (approval blocker) ઊભો થાય, તો સિસ્ટમે તરત જ યોગ્ય વ્યક્તિને જાણ કરવી જોઈએ.
વિવિધ ભૂમિકાઓ માટે વ્યુ (views) ડિઝાઇન કરો. • સાઇટ સુપરવાઇઝરોને આજની કામગીરીની સરળ યાદીની જરૂર હોય છે. • પ્રોજેક્ટ મેનેજરોને તમામ અપડેટ્સનો કંટ્રોલ વ્યુ જોઈએ છે. • લીડરશિપને ફક્ત જોખમમાં રહેલા પ્રોજેક્ટ્સ જોવા હોય છે.
પહેલા સ્ટ્રક્ચર, પછી AI. AI થી શરૂઆત ન કરો. AI ને કામ કરવા માટે વિશ્વસનીય ડેટાની જરૂર છે. એકવાર તમારી પાસે સ્ટ્રક્ચર્ડ વર્કફ્લો આવી જાય, પછી AI પ્રવૃત્તિનો સારાંશ આપવામાં અથવા કાર્યોનું સંકલન કરવામાં મદદ કરી શકે છે.
નાની શરૂઆત કરો. કોઈ એક મુશ્કેલ પ્રક્રિયા પસંદ કરો, જેમ કે દૈનિક સાઇટ અપડેટ્સ, અને પહેલા તેને ડિજિટાઇઝ કરો.
સારો વર્કફ્લો એક સાંકળ છે: કેપ્ચર → સ્ટ્રક્ચર → વેરિફિકેશન → રૂટ → સ્ટેટ અપડેટ → એલર્ટ → એક્શન.
ધ્યેય વધુ સોફ્ટવેર મેળવવાનો નથી. ધ્યેય વધુ સારું ઓપરેશનલ કંટ્રોલ મેળવવાનો છે.
Optional learning community: https://t.me/GyaanSetuAi