फील्ड-टू-ऑफिस कन्स्ट्रक्शन वर्कफ्लो तयार करणे

बहुतेक कन्स्ट्रक्शन सॉफ्टवेअर डॅशबोर्डबद्दल बोलतात.

डॅशबोर्ड हे केवळ वरवरचे स्वरूप आहे. खरे काम त्याआधीच सुरू होते. जेव्हा साइटवरील अपडेट फील्डकडून ऑफिसकडे जाते, तेव्हापासून खऱ्या कामाची सुरुवात होते.

अनेक कंपन्यांना या दोन बिंदूंमधील अंतराचा (gap) सामना करावा लागतो. साइट टीम्स मेसेज, कॉल्स, फोटो आणि ईमेलचा वापर करतात. त्यानंतर ऑफिसमधील कर्मचाऱ्यांना स्प्रेडशीट्स भरण्यासाठी डेटा गोळा करण्यात तासनतास खर्च करावे लागतात.

तुम्हाला फील्डमधील क्रियाकलापांचे रूपांतर स्ट्रक्चर्ड सिग्नल्समध्ये (structured signals) करणे आवश्यक आहे.

हे करणे थांबवा: साइट अपडेट → ईमेल/फोटो → मॅन्युअल फॉलो-अप → स्प्रेडशीट → साप्ताहिक रिपोर्ट

हे करण्यास सुरुवात करा: साइट अपडेट → स्ट्रक्चर्ड कॅप्चर → व्हॅलिडेशन → वर्कफ्लो स्टेट → डॅशबोर्ड अपडेट → अलर्ट

असा वर्कफ्लो कसा तयार करायचा ते खालीलप्रमाणे आहे:

• स्ट्रक्चर्ड फील्ड्स वापरा, फ्री टेक्स्ट नको. फ्री टेक्स्ट वापरणे कठीण असते. प्रोजेक्ट आयडी, साइट, युजर आणि स्टेटस यांसारखी स्ट्रक्चर्ड फील्ड्स सिस्टमला कार्य करण्यास मदत करतात. यामुळे असा डेटा तयार होतो जो तुम्ही प्रत्यक्षात वापरू शकता.

• विशिष्ट अपडेट प्रकार निश्चित करा. प्रगतीचा अपडेट (progress update) आणि साहित्यातील विलंब (material delay) या दोन्ही गोष्टी एकच नाहीत. वेगवेगळ्या गरजांसाठी वेगवेगळे फॉर्म तयार करा. विलंब दर्शवणाऱ्या फॉर्ममध्ये साहित्याचे नाव आणि अपेक्षित परिणाम विचारले पाहिजेत. यामुळे ऑटोमेशन सोपे होते.

• व्हॅलिडेशन (validation) जोडा. चुकीचा डेटा डॅशबोर्ड खराब करतो. तुमच्या सिस्टमने खालील गोष्टी तपासल्या पाहिजेत: • आवश्यक फील्ड्स गहाळ असणे. • लॉजिक एरर्स (उदा. प्रगती कमी होणे). • डुप्लिकेट रिपोर्ट्स.

• वर्कफ्लो स्टेट्स (workflow states) बदला. अपडेटमुळे एखाद्या कामाचा स्टेटस बदलला पाहिजे. साहित्यातील विलंबामुळे खरेदीच्या वस्तूचा स्टेटस "on track" वरून "delayed" असा बदलला पाहिजे. यामुळे एक साधी नोंद ऑपरेशनल सिग्नलमध्ये रूपांतरित होते.

• इव्हेंटच्या आधारे अलर्ट ट्रिगर करा. केवळ डेटा बदलला म्हणून अलर्ट पाठवू नका. जेव्हा कृतीची आवश्यकता असेल तेव्हाच अलर्ट पाठवा. जर मंजुरीमध्ये अडथळा (approval blocker) निर्माण झाला, तर सिस्टमने त्वरित संबंधित व्यक्तीला सूचित केले पाहिजे.

• वेगवेगळ्या भूमिकांसाठी (roles) व्ह्यूज डिझाइन करा. • साइट सुपरवायझर्सना आजच्या कामांची साधी यादी हवी असते. • प्रोजेक्ट मॅनेजर्सना सर्व अपडेट्सचा कंट्रोल व्ह्यू हवा असतो. • नेतृत्वाला (Leadership) फक्त जोखमीतील (at risk) प्रोजेक्ट्स पाहण्याची गरज असते.

• आधी स्ट्रक्चर, मग AI. AI पासून सुरुवात करू नका. AI ला काम करण्यासाठी विश्वसनीय डेटाची आवश्यकता असते. एकदा तुमच्याकडे स्ट्रक्चर्ड वर्कफ्लो तयार झाला की, AI क्रियाकलापांचा सारांश काढण्यास किंवा कामांचे समन्वय साधण्यास मदत करू शकते.

लहान सुरुवात करा. दैनंदिन साइट अपडेट्ससारखी एखादी कठीण प्रक्रिया निवडा आणि प्रथम तिचे डिजिटायझेशन करा.

एक चांगला वर्कफ्लो ही एक साखळी आहे: कॅप्चर → स्ट्रक्चर → व्हॅलिडेट → रूट → अपडेट स्टेट → अलर्ट → ॲक्ट.

ध्येय अधिक सॉफ्टवेअर मिळवणे हे नाही. ध्येय अधिक चांगले ऑपरेशनल कंट्रोल मिळवणे हे आहे.

Source: https://dev.to/praveenvr/building-a-field-to-office-construction-workflow-from-site-updates-to-dashboard-alerts-4cl0

Optional learning community: https://t.me/GyaanSetuAi