فیلڈ سے آفس تک تعمیراتی ورک فلو کی تشکیل

زیادہ تر تعمیراتی سافٹ ویئر ڈیش بورڈز (dashboards) کے بارے میں بات کرتے ہیں۔

ڈیش بورڈز صرف سطح پر نظر آتے ہیں۔ اصل کام اس سے پہلے شروع ہوتا ہے۔ یہ تب شروع ہوتا ہے جب سائٹ اپ ڈیٹ فیلڈ سے آفس تک پہنچتی ہے۔

بہت سی کمپنیاں ان دو نکات کے درمیان فرق کا شکار ہوتی ہیں۔ سائٹ ٹیمیں پیغامات، کالز، تصاویر اور ای میلز کا استعمال کرتی ہیں۔ پھر آفس سپریڈ شیٹس (spreadsheets) بھرنے کے لیے ڈیٹا کے پیچھے گھنٹوں ضائع کرتا ہے۔

آپ کو فیلڈ کی سرگرمیوں کو منظم سگنلز (structured signals) میں تبدیل کرنے کی ضرورت ہے۔

یہ کرنا بند کریں: سائٹ اپ ڈیٹ → ای میل/تصویر → دستی فالو اپ → سپریڈ شیٹ → ہفتہ وار رپورٹ

یہ کرنا شروع کریں: سائٹ اپ ڈیٹ → منظم کیپچر (Structured capture) → تصدیق (Validation) → ورک فلو کی حالت (Workflow state) → ڈیش بورڈ اپ ڈیٹ → الرٹ

یہاں بتایا گیا ہے کہ آپ اس ورک فلو کو کیسے بنا سکتے ہیں:

• منظم فیلڈز کا استعمال کریں، آزادانہ متن (free text) کا نہیں۔ آزادانہ متن کا استعمال مشکل ہوتا ہے۔ پروجیکٹ آئی ڈی، سائٹ، صارف اور اسٹیٹس جیسی منظم فیلڈز سسٹم کو کارروائی کرنے کی اجازت دیتی ہیں۔ اس سے ایسا ڈیٹا تیار ہوتا ہے جسے آپ واقعی استعمال کر سکتے ہیں۔

• مخصوص اپ ڈیٹ کی اقسام متعین کریں۔ کام کی پیشرفت (progress update) اور مواد کی تاخیر (material delay) ایک جیسی نہیں ہوتیں۔ مختلف ضروریات کے لیے مختلف فارم بنائیں۔ تاخیر کے فارم میں مواد کا نام اور متوقع اثر پوچھا جانا چاہیے۔ اس سے آٹومیشن آسان ہو جاتی ہے۔

• تصدیق (Validation) شامل کریں۔ غلط ڈیٹا ڈیش بورڈز کو خراب کر دیتا ہے۔ آپ کے سسٹم کو درج ذیل چیزوں کو چیک کرنا چاہیے: • ضروری فیلڈز کا نہ ہونا۔ • منطقی غلطیاں (جیسے پیشرفت کا کم ہونا)۔ • ڈپلیکیٹ رپورٹس۔

• ورک فلو کی حالتیں (workflow states) تبدیل کریں۔ ایک اپ ڈیٹ کو کسی کام کی صورتحال (status) تبدیل کرنی چاہیے۔ مواد کی تاخیر کو خریداری کی کسی چیز کو "on track" سے "delayed" میں تبدیل کر دینا چاہیے۔ یہ ایک سادہ نوٹ کو آپریشنل سگنل میں بدل دیتا ہے۔

• واقعات کی بنیاد پر الرٹس (alerts) جاری کریں۔ صرف اس لیے الرٹ نہ بھیجیں کہ ڈیٹا تبدیل ہوا ہے۔ الرٹ تب بھیجیں جب کارروائی کی ضرورت ہو۔ اگر منظوری میں کوئی رکاوٹ (approval blocker) پیدا ہو، تو سسٹم کو فوری طور پر متعلقہ شخص کو مطلع کرنا چاہیے۔

• مختلف کرداروں کے لیے ویوز (views) ڈیزائن کریں۔ • سائٹ سپروائزرز کو آج کے کاموں کی ایک سادہ فہرست کی ضرورت ہوتی ہے۔ • پروجیکٹ مینیجرز کو تمام اپ ڈیٹس کا ایک کنٹرول ویو چاہیے۔ • قیادت (Leadership) کو صرف خطرے والے پروجیکٹس دیکھنے کی ضرورت ہوتی ہے۔

• پہلے ڈھانچہ (Structure)، پھر AI۔ AI سے آغاز نہ کریں۔ AI کو کام کرنے کے لیے قابل اعتماد ڈیٹا کی ضرورت ہوتی ہے۔ ایک بار جب آپ کے پاس منظم ورک فلو ہو جائے، تو AI سرگرمیوں کا خلاصہ کرنے یا کاموں کو ہم آہنگ کرنے میں مدد کر سکتا ہے۔

چھوٹے پیمانے سے شروع کریں۔ کسی ایک مشکل عمل کا انتخاب کریں، جیسے روزانہ کی سائٹ اپ ڈیٹس، اور پہلے اسے ڈیجیٹل بنائیں۔

ایک اچھا ورک فلو ایک زنجیر ہے: کیپچر (Capture) → ڈھانچہ (Structure) → تصدیق (Validate) → روٹ (Route) → حالت اپ ڈیٹ کریں (Update state) → الرٹ (Alert) → عمل کریں (Act)۔

مقصد مزید سافٹ ویئر نہیں ہے۔ مقصد بہتر آپریشنل کنٹرول ہے۔

Source: https://dev.to/praveenvr/building-a-field-to-office-construction-workflow-from-site-updates-to-dashboard-alerts-4cl0

Optional learning community: https://t.me/GyaanSetuAi