ഫീൽഡ്-ടു-ഓഫീസ് കൺസ്ട്രക്ഷൻ വർക്ക്ഫ്ലോ നിർമ്മിക്കാം

മിക്ക കൺസ്ട്രക്ഷൻ സോഫ്റ്റ്‌വെയറുകളും ഡാഷ്‌ബോർഡുകളെക്കുറിച്ചാണ് സംസാരിക്കുന്നത്.

ഡാഷ്‌ബോർഡുകൾ വെറും ഉപരിതലമാണ്. യഥാർത്ഥ ജോലി അതിനുമുമ്പ് തുടങ്ങുന്നു. ഒരു സൈറ്റ് അപ്‌ഡേറ്റ് ഫീൽഡിൽ നിന്ന് ഓഫീസിലേക്ക് എത്തുമ്പോഴാണ് അത് ആരംഭിക്കുന്നത്.

ഈ രണ്ട് പോയിന്റുകൾക്കിടയിലുള്ള വിടവ് കാരണം പല കമ്പനികളും ബുദ്ധിമുട്ടുന്നുണ്ട്. സൈറ്റ് ടീമുകൾ മെസ്സേജുകൾ, കോളുകൾ, ഫോട്ടോകൾ, ഇമെയിലുകൾ എന്നിവ ഉപയോഗിക്കുന്നു. തുടർന്ന് സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റുകൾ പൂരിപ്പിക്കാനായി ഡാറ്റ ശേഖരിക്കാൻ ഓഫീസുകാർ മണിക്കൂറുകൾ ചെലവഴിക്കേണ്ടി വരുന്നു.

ഫീൽഡിലെ പ്രവർത്തനങ്ങളെ ഘടനാപരമായ സിഗ്നലുകളാക്കി (structured signals) മാറ്റേണ്ടതുണ്ട്.

ഇത് ചെയ്യുന്നത് നിർത്തുക: സൈറ്റ് അപ്‌ഡേറ്റ് → ഇമെയിൽ/ഫോട്ടോ → മാനുവൽ ഫോളോ-അപ്പ് → സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് → വാരിക റിപ്പോർട്ട്

ഇത് ചെയ്യാൻ തുടങ്ങുക: സൈറ്റ് അപ്‌ഡേറ്റ് → സ്ട്രക്ചേർഡ് ക്യാപ്‌ചർ → വാലിഡേഷൻ → വർക്ക്ഫ്ലോ സ്റ്റേറ്റ് → ഡാഷ്‌ബോർഡ് അപ്‌ഡേറ്റ് → അലേർട്ട്

ആ വർക്ക്ഫ്ലോ എങ്ങനെ നിർമ്മിക്കാം എന്ന് ഇതാ:

  • ഫ്രീ ടെക്സ്റ്റിന് പകരം സ്ട്രക്ചേർഡ് ഫീൽഡുകൾ ഉപയോഗിക്കുക. ഫ്രീ ടെക്സ്റ്റ് ഉപയോഗിക്കുന്നത് പ്രയാസകരമാണ്. പ്രോജക്റ്റ് ID, സൈറ്റ്, യൂസർ, സ്റ്റാറ്റസ് തുടങ്ങിയ സ്ട്രക്ചേർഡ് ഫീൽഡുകൾ സിസ്റ്റത്തിന് പ്രവർത്തിക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു. ഇത് നിങ്ങൾക്ക് യഥാർത്ഥത്തിൽ ഉപയോഗിക്കാൻ കഴിയുന്ന ഡാറ്റ സൃഷ്ടിക്കുന്നു.

  • പ്രത്യേക അപ്‌ഡേറ്റ് തരങ്ങൾ നിർവചിക്കുക. ഒരു പ്രോഗ്രസ് അപ്‌ഡേറ്റ് ഒരു മെറ്റീരിയൽ ഡിലേ (material delay) പോലെയല്ല. വ്യത്യസ്ത ആവശ്യങ്ങൾക്കായി വ്യത്യസ്ത ഫോമുകൾ നിർമ്മിക്കുക. ഒരു ഡിലേ ഫോമിൽ മെറ്റീരിയലിന്റെ പേരും അത് ഉണ്ടാക്കാൻ സാധ്യതയുള്ള പ്രത്യാഘാതങ്ങളും ചോദിക്കണം. ഇത് ഓട്ടോമേഷൻ എളുപ്പമാക്കുന്നു.

  • വാലിഡേഷൻ (Validation) ചേർക്കുക. തെറ്റായ ഡാറ്റ ഡാഷ്‌ബോർഡുകളെ നശിപ്പിക്കും. നിങ്ങളുടെ സിസ്റ്റം ഇവ പരിശോധിക്കണം: • നിർബന്ധമായും വേണ്ട ഫീൽഡുകളുടെ അഭാവം. • ലോജിക് പിശകുകൾ (ഉദാഹരണത്തിന് പ്രോഗ്രസ് കുറയുന്നത്). • ഡ്യൂപ്ലിക്കേറ്റ് റിപ്പോർട്ടുകൾ.

  • വർക്ക്ഫ്ലോ സ്റ്റേറ്റുകൾ മാറ്റുക. ഒരു അപ്‌ഡേറ്റ് ഒരു ടാസ്കിന്റെ സ്റ്റാറ്റസ് മാറ്റണം. ഒരു മെറ്റീരിയൽ ഡിലേ, ഒരു പ്രൊക്യുർമെന്റ് ഐറ്റത്തിന്റെ സ്റ്റാറ്റസ് "on track" എന്നതിൽ നിന്ന് "delayed" എന്നതിലേക്ക് മാറ്റണം. ഇത് ഒരു ലളിതമായ കുറിപ്പിനെ ഒരു ഓപ്പറേഷണൽ സിഗ്നലായി മാറ്റുന്നു.

  • സംഭവങ്ങൾക്കനുസരിച്ച് അലേർട്ടുകൾ നൽകുക. ഡാറ്റ മാറിയതുകൊണ്ട് മാത്രം അലേർട്ടുകൾ അയക്കരുത്. നടപടികൾ ആവശ്യമായി വരുമ്പോൾ മാത്രം അലേർട്ടുകൾ അയക്കുക. ഒരു അപ്രൂവൽ ബ്ലോക്കർ (approval blocker) ഉണ്ടായാൽ, സിസ്റ്റം ഉടൻ തന്നെ ബന്ധപ്പെട്ട വ്യക്തിയെ അറിയിക്കണം.

  • വിവിധ റോളുകൾക്കായി വ്യൂകൾ (views) രൂപകൽപ്പന ചെയ്യുക. • സൈറ്റ് സൂപ്പർവൈസർമാർക്ക് ഇന്നത്തെ ജോലികളുടെ ലളിതമായ ഒരു ലിസ്റ്റ് ആവശ്യമാണ്. • പ്രോജക്റ്റ് മാനേജർമാർക്ക് എല്ലാ അപ്‌ഡേറ്റുകളുടെയും ഒരു കൺട്രോൾ വ്യൂ ആവശ്യമാണ്. • നേതൃത്വത്തിന് (Leadership) അപകടസാധ്യതയുള്ള പ്രോജക്റ്റുകൾ മാത്രം കാണേണ്ടതുണ്ട്.

  • ആദ്യം സ്ട്രക്ചർ, പിന്നെ AI. AI ഉപയോഗിച്ച് തുടങ്ങരുത്. AI-ക്ക് പ്രവർത്തിക്കാൻ വിശ്വസനീയമായ ഡാറ്റ ആവശ്യമാണ്. നിങ്ങൾക്ക് ഒരു സ്ട്രക്ചേർഡ് വർക്ക്ഫ്ലോ ലഭിച്ചു കഴിഞ്ഞാൽ, പ്രവർത്തനങ്ങൾ സംഗ്രഹിക്കാനോ (summarize) ജോലികൾ ഏകോപിപ്പിക്കാനോ (coordinate) AI സഹായിക്കും.

ചെറുതായി തുടങ്ങുക. ദൈനംദിന സൈറ്റ് അപ്‌ഡേറ്റുകൾ പോലുള്ള ബുദ്ധിമുട്ടുള്ള ഒരു പ്രക്രിയ തിരഞ്ഞെടുത്ത് ആദ്യം അത് ഡിജിറ്റൈസ് ചെയ്യുക.

ഒരു നല്ല വർക്ക്ഫ്ലോ എന്നത് ഒരു ശൃംഖലയാണ്: Capture → Structure → Validate → Route → Update state → Alert → Act.

ലക്ഷ്യം കൂടുതൽ സോഫ്റ്റ്‌വെയറുകൾ ഉണ്ടാക്കുക എന്നതല്ല. മികച്ച ഓപ്പറേഷണൽ കൺട്രോൾ (operational control) നേടുക എന്നതാണ്.

Source: https://dev.to/praveenvr/building-a-field-to-office-construction-workflow-from-site-updates-to-dashboard-alerts-4cl0

Optional learning community: https://t.me/GyaanSetuAi