ಫೀಲ್ಡ್ನಿಂದ ಆಫೀಸ್ವರೆಗೆ ನಿರ್ಮಾಣ ಕಾರ್ಯದ ವರ್ಕ್ಫ್ಲೋವನ್ನು (Workflow) ನಿರ್ಮಿಸುವುದು
ಹೆಚ್ಚಿನ ನಿರ್ಮಾಣ ಸಾಫ್ಟ್ವೇರ್ಗಳು ಡ್ಯಾಶ್ಬೋರ್ಡ್ಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಮಾತನಾಡುತ್ತವೆ.
ಡ್ಯಾಶ್ಬೋರ್ಡ್ಗಳು ಕೇವಲ ಮೇಲ್ನೋಟದ ಅಂಶಗಳು ಮಾತ್ರ. ನಿಜವಾದ ಕೆಲಸವು ಅದಕ್ಕಿಂತ ಮೊದಲೇ ನಡೆಯುತ್ತದೆ. ಸೈಟ್ನ ಅಪ್ಡೇಟ್ ಫೀಲ್ಡ್ನಿಂದ ಆಫೀಸ್ಗೆ ತಲುಪಿದಾಗ ಇದು ಪ್ರಾರಂಭವಾಗುತ್ತದೆ.
ಅನೇಕ ಕಂಪನಿಗಳು ಈ ಎರಡು ಬಿಂದುಗಳ ನಡುವಿನ ಅಂತರದಿಂದ ತೊಂದರೆ ಅನುಭವಿಸುತ್ತವೆ. ಸೈಟ್ ತಂಡಗಳು ಸಂದೇಶಗಳು, ಕರೆಗಳು, ಫೋಟೋಗಳು ಮತ್ತು ಇಮೇಲ್ಗಳನ್ನು ಬಳಸುತ್ತವೆ. ನಂತರ ಆಫೀಸ್ ತಂಡವು ಸ್ಪ್ರೆಡ್ಶೀಟ್ಗಳನ್ನು ತುಂಬಲು ಡೇಟಾವನ್ನು ಹುಡುಕುತ್ತಾ ಗಂಟೆಗಟ್ಟಲೆ ಸಮಯ ವ್ಯಯಿಸುತ್ತದೆ.
ನೀವು ಫೀಲ್ಡ್ ಚಟುವಟಿಕೆಯನ್ನು ರಚನಾತ್ಮಕ ಸಂಕೇತಗಳನ್ನಾಗಿ (structured signals) ಪರಿವರ್ತಿಸಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ.
ಇದನ್ನು ಮಾಡುವುದನ್ನು ನಿಲ್ಲಿಸಿ: ಸೈಟ್ ಅಪ್ಡೇಟ್ → ಇಮೇಲ್/ಫೋಟೋ → ಮ್ಯಾನುಯಲ್ ಫಾಲೋ-ಅಪ್ → ಸ್ಪ್ರೆಡ್ಶೀಟ್ → ವಾರಿಕ ವರದಿ
ಇದನ್ನು ಮಾಡಲು ಪ್ರಾರಂಭಿಸಿ: ಸೈಟ್ ಅಪ್ಡೇಟ್ → ರಚನಾತ್ಮಕ ಸಂಗ್ರಹಣೆ → ವ್ಯಾಲಿಡೇಶನ್ → ವರ್ಕ್ಫ್ಲೋ ಸ್ಟೇಟ್ → ಡ್ಯಾಶ್ಬೋರ್ಡ್ ಅಪ್ಡೇಟ್ → ಅಲರ್ಟ್
ಆ ವರ್ಕ್ಫ್ಲೋವನ್ನು ನಿರ್ಮಿಸುವುದು ಹೇಗೆ ಎಂಬುದು ಇಲ್ಲಿದೆ:
ರಚನಾತ್ಮಕ ಫೀಲ್ಡ್ಗಳನ್ನು ಬಳಸಿ, ಫ್ರೀ ಟೆಕ್ಸ್ಟ್ (free text) ಅಲ್ಲ. ಫ್ರೀ ಟೆಕ್ಸ್ಟ್ ಬಳಸುವುದು ಕಷ್ಟ. ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ID, ಸೈಟ್, ಬಳಕೆದಾರ ಮತ್ತು ಸ್ಟೇಟಸ್ನಂತಹ ರಚನಾತ್ಮಕ ಫೀಲ್ಡ್ಗಳು ಸಿಸ್ಟಮ್ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಿಸಲು ಅನುವು ಮಾಡಿಕೊಡುತ್ತವೆ. ಇದು ನೀವು ನಿಜವಾಗಿಯೂ ಬಳಸಬಹುದಾದ ಡೇಟಾವನ್ನು ಸೃಷ್ಟಿಸುತ್ತದೆ.
ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಅಪ್ಡೇಟ್ ಪ್ರಕಾರಗಳನ್ನು ವ್ಯಾಖ್ಯಾನಿಸಿ. ಪ್ರಗತಿಯ ಅಪ್ಡೇಟ್ (progress update) ಮತ್ತು ಸಾಮಗ್ರಿ ವಿಳಂಬ (material delay) ಒಂದೇ ಅಲ್ಲ. ವಿವಿಧ ಅಗತ್ಯಗಳಿಗಾಗಿ ವಿಭಿನ್ನ ಫಾರ್ಮ್ಗಳನ್ನು ರಚಿಸಿ. ವಿಳಂಬದ ಫಾರ್ಮ್ ಸಾಮಗರಿಯ ಹೆಸರು ಮತ್ತು ನಿರೀಕ್ಷಿತ ಪರಿಣಾಮವನ್ನು ಕೇಳಬೇಕು. ಇದು ಆಟೊಮೇಷನ್ ಅನ್ನು ಸುಲಭಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ.
ವ್ಯಾಲಿಡೇಶನ್ ಸೇರಿಸಿ. ಕೆಟ್ಟ ಡೇಟಾ ಡ್ಯಾಶ್ಬೋರ್ಡ್ಗಳನ್ನು ಹಾಳುಮಾಡುತ್ತದೆ. ನಿಮ್ಮ ಸಿಸ್ಟಮ್ ಈ ಕೆಳಗಿನವುಗಳನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಬೇಕು: • ಅಗತ್ಯ ಫೀಲ್ಡ್ಗಳ ಕೊರತೆ. • ಲಾಜಿಕ್ ದೋಷಗಳು (ಉದಾಹರಣೆಗೆ ಪ್ರಗತಿ ಕಡಿಮೆಯಾಗುವುದು). • ಡೂಪ್ಲಿಕೇಟ್ ವರದಿಗಳು.
ವರ್ಕ್ಫ್ಲೋ ಸ್ಟೇಟ್ಗಳನ್ನು ಬದಲಾಯಿಸಿ. ಒಂದು ಅಪ್ಡೇಟ್ ಕಾರ್ಯದ ಸ್ಟೇಟಸ್ ಅನ್ನು ಬದಲಾಯಿಸಬೇಕು. ಸಾಮಗ್ರಿ ವಿಳಂಬವು ಖರೀದಿ ಐಟಂ ಅನ್ನು "ಆನ್ ಟ್ರ್ಯಾಕ್" ನಿಂದ "ವಿಳಂಬವಾಗಿದೆ" (delayed) ಎಂದು ಬದಲಾಯಿಸಬೇಕು. ಇದು ಒಂದು ಸರಳ ಟಿಪ್ಪಿಕೆಯನ್ನು ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಯ ಸಂಕೇತವನ್ನಾಗಿ ಪರಿವರ್ತಿಸುತ್ತದೆ.
ಘಟನೆಗಳ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ ಅಲರ್ಟ್ಗಳನ್ನು ಟ್ರಿಗ್ಗರ್ ಮಾಡಿ. ಡೇಟಾ ಬದಲಾಯಿತೆಂಬ ಕಾರಣಕ್ಕೆ ಮಾತ್ರ ಅಲರ್ಟ್ಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸಬೇಡಿ. ಕ್ರಮ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವ ಅಗತ್ಯವಿದ್ದಾಗ ಮಾತ್ರ ಅಲರ್ಟ್ಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸಿ. ಅನುಮೋದನೆಯಲ್ಲಿ ಅಡಚಣೆ (approval blocker) ಉಂಟಾದಲ್ಲಿ, ಸಿಸ್ಟಮ್ ತಕ್ಷಣವೇ ಸಂಬಂಧಪಟ್ಟ ವ್ಯಕ್ತಿಗೆ ತಿಳಿಸಬೇಕು.
ವಿವಿಧ ಪಾತ್ರಗಳಿಗಾಗಿ ವೀಕ್ಷಣೆಗಳನ್ನು ವಿನ್ಯಾಸಗೊಳಿಸಿ. • ಸೈಟ್ ಮೇಲ್ವಿಚಾರಕರಿಗೆ ಇಂದಿನ ಕಾರ್ಯಗಳ ಸರಳ ಪಟ್ಟಿ ಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. • ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜರ್ಗಳಿಗೆ ಎಲ್ಲಾ ಅಪ್ಡೇಟ್ಗಳ ನಿಯಂತ್ರಣ ವೀಕ್ಷಣೆ ಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. • ನಾಯಕತ್ವದ ತಂಡಕ್ಕೆ ಅಪಾಯದಲ್ಲಿರುವ ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ಗಳನ್ನು ಮಾತ್ರ ನೋಡಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ.
ಮೊದಲು ರಚನೆ, ನಂತರ AI. AI ಇಂದಲೇ ಪ್ರಾರಂಭಿಸಬೇಡಿ. AI ಕೆಲಸ ಮಾಡಲು ವಿಶ್ವಾಸಾರ್ಹ ಡೇಟಾ ಬೇಕು. ಒಮ್ಮೆ ನೀವು ರಚನಾತ್ಮಕ ವರ್ಕ್ಫ್ಲೋವನ್ನು ಹೊಂದಿದ ನಂತರ, AI ಚಟುವಟಿಕೆಯನ್ನು ಸಾರಾಂಶಗೊಳಿಸಲು ಅಥವಾ ಕಾರ್ಯಗಳನ್ನು ಸಂಯೋಜಿಸಲು ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತದೆ.
ಸಣ್ಣದಾಗಿ ಪ್ರಾರಂಭಿಸಿ. ದೈನಂದಿನ ಸೈಟ್ ಅಪ್ಡೇಟ್ಗಳಂತಹ ಒಂದು ಕಷ್ಟಕರವಾದ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಆರಿಸಿ ಮತ್ತು ಮೊದಲು ಅದನ್ನು ಡಿಜಿಟಲೀಕರಣಗೊಳಿಸಿ.
ಒಂದು ಉತ್ತಮ ವರ್ಕ್ಫ್ಲೋ ಒಂದು ಸರಪಳಿಯಿದ್ದಂತೆ: Capture → Structure → Validate → Route → Update state → Alert → Act.
ಗುರಿ ಹೆಚ್ಚಿನ ಸಾಫ್ಟ್ವೇರ್ ಅಲ್ಲ. ಗುರಿ ಉತ್ತಮ ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಯ ನಿಯಂತ್ರಣ.
Optional learning community: https://t.me/GyaanSetuAi