களத்திலிருந்து அலுவலகத்திற்கு இடையிலான கட்டுமான பணிப்பாய்வை உருவாக்குதல்

பெரும்பாலான கட்டுமான மென்பொருள்கள் டேஷ்போர்டுகளைப் (dashboards) பற்றிப் பேசுகின்றன.

டேஷ்போர்டுகள் வெறும் மேற்பரப்பு மட்டுமே. உண்மையான வேலை அதற்கு முன்னரே தொடங்குகிறது. ஒரு தளப் புதுப்பிப்பு (site update) களத்திலிருந்து அலுவலகத்திற்கு நகரும்போது அது தொடங்குகிறது.

பல நிறுவனங்கள் இந்த இரண்டு புள்ளிகளுக்கும் இடையே உள்ள இடைவெளியால் பாதிக்கப்படுகின்றன. தளக் குழுக்கள் செய்திகள், அழைப்புகள், புகைப்படங்கள் மற்றும் மின்னஞ்சல்களைப் பயன்படுத்துகின்றனர். பின்னர் அலுவலகம் தரவுகளைச் சேகரித்து ஸ்ப்ரெட்கீட்களை (spreadsheets) நிரப்ப பல மணிநேரங்களைச் செலவிடுகிறது.

நீங்கள் கள நடவடிக்கைகளை கட்டமைக்கப்பட்ட சமிக்ஞைகளாக (structured signals) மாற்ற வேண்டும்.

இதைச் செய்வதை நிறுத்துங்கள்: தளப் புதுப்பிப்பு → மின்னஞ்சல்/புகைப்படம் → கைமுறைப் பின்தொடர்தல் → ஸ்ப்ரெட்கீட் → வாராந்திர அறிக்கை

இதைச் செய்யத் தொடங்குங்கள்: தளப் புதுப்பிப்பு → கட்டமைக்கப்பட்ட சேகரிப்பு → சரிபார்த்தல் → பணிப்பாய்வு நிலை → டேஷ்போர்டு புதுப்பிப்பு → எச்சரிக்கை

அந்த பணிப்பாய்வை நீங்கள் எவ்வாறு உருவாக்குவது இதோ:

• தடையற்ற உரையைப் பயன்படுத்தாமல், கட்டமைக்கப்பட்ட புலங்களைப் (structured fields) பயன்படுத்துங்கள். தடையற்ற உரை (Free text) பயன்படுத்துவதற்கு கடினமானது. புராஜெக்ட் ஐடி (project ID), தளம், பயனர் மற்றும் நிலை போன்ற கட்டமைக்கப்பட்ட புலங்கள், கணினி தானாகச் செயல்பட அனுமதிக்கின்றன. இது நீங்கள் உண்மையில் பயன்படுத்தக்கூடிய தரவை உருவாக்குகிறது.

• குறிப்பிட்ட புதுப்பிப்பு வகைகளை வரையறுக்கவும். ஒரு முன்னேற்றப் புதுப்பிப்பு (progress update), ஒரு மூலப்பொருள் தாமதத்திற்குச் சமமானது அல்ல. வெவ்வேறு தேவைகளுக்காக வெவ்வேறு படிவங்களை (forms) உருவாக்கவும். ஒரு தாமதப் படிவம், அந்தப் பொருளின் பெயர் மற்றும் அதனால் ஏற்படக்கூடிய தாக்கத்தைப் பற்றி கேட்க வேண்டும். இது தானியக்கமாக்கலை (automation) எளிதாக்குகிறது.

• சரிபார்த்தலைச் (validation) சேர்க்கவும். தவறான தரவுகள் டேஷ்போர்டுகளைச் சிதைத்துவிடும். உங்கள் கணினி இவற்றைச் சரிபார்க்க வேண்டும்: • தேவையான புலங்கள் விடுபட்டுள்ளதா? • தர்க்கரீதியான பிழைகள் (உதாரணமாக, முன்னேற்றம் குறைந்து போவது). • நகல் அறிக்கைகள் (Duplicate reports).

• பணிப்பாய்வு நிலைகளை (workflow states) மாற்றவும். ஒரு புதுப்பிப்பு ஒரு பணியின் நிலையை மாற்ற வேண்டும். ஒரு மூலப்பொருள் தாமதம் ஏற்பட்டால், அது கொள்முதல்ப் பொருளின் நிலையை "தொடர்ச்சியாக உள்ளது" என்பதிலிருந்து "தாமதமானது" என மாற்ற வேண்டும். இது ஒரு சாதாரணக் குறிப்பை ஒரு செயல்பாட்டுச் சமிக்ஞையாக (operational signal) மாற்றுகிறது.

• நிகழ்வுகளின் அடிப்படையில் எச்சரிக்கைகளைத் தூண்டவும். தரவு மாறியதற்கென்றால் மட்டும் எச்சரிக்கைகளை அனுப்ப வேண்டாம். நடவடிக்கை தேவைப்படும்போது மட்டும் எச்சரிக்கைகளை அனுப்பவும். ஒரு ஒப்புதல் தடை (approval blocker) ஏற்பட்டால், கணினி உடனடியாகச் சரியான நபருக்குத் தெரிவிக்க வேண்டும்.

• வெவ்வேறு பொறுப்புகளுக்கான காட்சிகளை (views) வடிவமைக்கவும். • தள மேற்பார்வையாளர்களுக்கு (Site supervisors) இன்றைய பணிகளின் எளிய பட்டியல் தேவை. • திட்ட மேலாளர்களுக்கு (Project managers) அனைத்துப் புதுப்பிப்புகளையும் கட்டுப்படுத்தும் ஒரு காட்சி தேவை. • தலைமைத்துவத்திற்கு (Leadership) ஆபத்தில் உள்ள திட்டங்களை மட்டும் பார்க்க வேண்டும்.

• முதலில் கட்டமைப்பு, பிறகு AI. AI-யுடன் தொடங்காதீர்கள். AI வேலை செய்ய நம்பகமான தரவு தேவை. உங்களிடம் ஒரு கட்டமைக்கப்பட்ட பணிப்பாய்வு இருந்தவுடன், செயல்பாடுகளைச் சுருக்கவும் அல்லது பணிகளை ஒருங்கிணைக்கவும் AI உதவ முடியும்.

சிறிய அளவில் தொடங்குங்கள். தினசரி தளப் புதுப்பிப்புகள் போன்ற ஒரு கடினமான செயல்முறையைத் தேர்ந்தெடுத்து, முதலில் அதை டிஜிட்டல் மயமாக்குங்கள்.

ஒரு சிறந்த பணிப்பாய்வு என்பது ஒரு சங்கிலி போன்றது: சேகரிப்பு → கட்டமைப்பு → சரிபார்த்தல் → வழிநடத்துதல் → நிலையை புதுப்பித்தல் → எச்சரிக்கை → செயல்படுதல்.

இலக்கு அதிக மென்பொருள்களைப் பெறுவது அல்ல. இலக்கு சிறந்த செயல்பாட்டுத் கட்டுப்பாட்டைப் பெறுவதாகும்.

Source: https://dev.to/praveenvr/building-a-field-to-office-construction-workflow-from-site-updates-to-dashboard-alerts-4cl0

Optional learning community: https://t.me/GyaanSetuAi