ఫీల్డ్-టు-ఆఫీస్ కన్స్ట్రక్షన్ వర్క్ఫ్లోను నిర్మించడం
చాలా నిర్మాణ సాఫ్ట్వేర్లు డ్యాష్బోర్డ్ల గురించి మాట్లాడుతాయి.
డ్యాష్బోర్డ్లు కేవలం ఉపరితలం మాత్రమే. అసలైన పని అంతకంటే ముందే జరుగుతుంది. సైట్ అప్డేట్ ఫీల్డ్ నుండి ఆఫీస్కు చేరినప్పుడు అది మొదలవుతుంది.
ఈ రెండు అంశాల మధ్య ఉన్న అంతరాన్ని బట్టి చాలా కంపెనీలు ఇబ్బంది పడుతుంటాయి. సైట్ టీమ్లు మెసేజ్లు, కాల్లు, ఫోటోలు మరియు ఈమెయిల్స్ను ఉపయోగిస్తారు. ఆ తర్వాత ఆఫీస్ సిబ్బంది స్ప్రెడ్షీట్లను నింపడానికి డేటా కోసం గంటల కొద్దీ వెతకాల్సి వస్తుంది.
మీరు ఫీల్డ్ కార్యకలాపాలను స్ట్రక్చర్డ్ సిగ్నల్స్గా (structured signals) మార్చాలి.
ఇలా చేయడం ఆపండి: సైట్ అప్డేట్ → ఈమెయిల్/ఫోటో → మాన్యువల్ ఫాలో-అప్ → స్ప్రెడ్షీట్ → వీక్లీ రిపోర్ట్
ఇలా చేయడం ప్రారంభించండి: సైట్ అప్డేట్ → స్ట్రక్చర్డ్ క్యాప్చర్ → వాలిడేషన్ → వర్క్ఫ్లో స్టేట్ → డ్యాష్బోర్డ్ అప్డేట్ → అలర్ట్
ఆ వర్క్ఫ్లోను ఎలా నిర్మించాలో ఇక్కడ ఉంది:
స్ట్రక్చర్డ్ ఫీల్డ్స్ను ఉపయోగించండి, ఫ్రీ టెక్స్ట్ను కాదు. ఫ్రీ టెక్స్ట్ను ఉపయోగించడం కష్టం. ప్రాజెక్ట్ ID, సైట్, యూజర్ మరియు స్టేటస్ వంటి స్ట్రక్చర్డ్ ఫీల్డ్స్ సిస్టమ్ పని చేయడానికి వీలు కల్పిస్తాయి. ఇది మీరు నిజంగా ఉపయోగించగల డేటాను సృష్టిస్తుంది.
నిర్దిష్ట అప్డేట్ రకాలను నిర్వచించండి. ప్రోగ్రెస్ అప్డేట్ మరియు మెటీరియల్ ఆలస్యం (material delay) ఒకటి కాదు. వివిధ అవసరాల కోసం వేర్వేరు ఫారమ్లను రూపొందించండి. ఆలస్య ఫారమ్ (delay form) మెటీరియల్ పేరు మరియు దాని వల్ల కలిగే ప్రభావాన్ని అడగాలి. ఇది ఆటోమేషన్ను సులభతరం చేస్తుంది.
వాలిడేషన్ను జోడించండి. చెత్త డేటా డ్యాష్బోర్డ్లను దెబ్బతీస్తుంది. మీ సిస్టమ్ వీటిని తనిఖీ చేయాలి: • తప్పనిసరి ఫీల్డ్లు లేకపోవడం. • లాజిక్ ఎర్రర్స్ (ఉదాహరణకు ప్రోగ్రెస్ తగ్గడం). • డూప్లికేట్ రిపోర్ట్లు.
వర్క్ఫ్లో స్టేట్స్ను మార్చండి. ఒక అప్డేట్ అనేది టాస్క్ యొక్క స్టేటస్ను మార్చాలి. మెటీరియల్ ఆలస్యం జరిగితే, ప్రొక్యూర్మెంట్ ఐటెమ్ "on track" నుండి "delayed" కి మారాలి. ఇది ఒక సాధారణ నోట్ను ఆపరేషనల్ సిగ్నల్గా మారుస్తుంది.
ఈవెంట్ల ఆధారంగా అలర్ట్లను ట్రిగ్గర్ చేయండి. డేటా మారినంత మాత్రాన అలర్ట్లను పంపకండి. చర్య (action) అవసరమైనప్పుడు మాత్రమే అలర్ట్లను పంపండి. ఒక అప్రూవల్ బ్లాకర్ (approval blocker) ఏర్పడితే, సిస్టమ్ వెంటనే సంబంధిత వ్యక్తికి తెలియజేయాలి.
వివిధ పాత్రల కోసం వ్యూస్ను (views) రూపొందించండి. • సైట్ సూపర్వైజర్లకు నేటి పనుల యొక్క సరళమైన జాబితా అవసరం. • ప్రాజెక్ట్ మేనేజర్లకు అన్ని అప్డేట్ల యొక్క కంట్రోల్ వ్యూ అవసరం. • లీడర్షిప్కు రిస్క్లో ఉన్న ప్రాజెక్ట్లను మాత్రమే చూడటం అవసరం.
మొదట స్ట్రక్చర్, తర్వాత AI. AIతో ప్రారంభించకండి. AI పని చేయడానికి నమ్మదగిన డేటా అవసరం. మీకు ఒక స్ట్రక్చర్డ్ వర్క్ఫ్లో ఉన్న తర్వాత, AI కార్యకలాపాలను సారాంశం చేయడానికి లేదా పనులను సమన్వయం చేయడానికి సహాయపడగలదు.
చిన్నగా ప్రారంభించండి. రోజువారీ సైట్ అప్డేట్ల వంటి ఒక కష్టమైన ప్రక్రియను ఎంచుకుని, మొదట దానిని డిజిటలైజ్ చేయండి.
మంచి వర్క్ఫ్లో అనేది ఒక గొలుసు వంటిది: Capture → Structure → Validate → Route → Update state → Alert → Act.
లక్ష్యం ఎక్కువ సాఫ్ట్వేర్ కాదు. లక్ష్యం మెరుగైన ఆపరేషనల్ కంట్రోల్.
Optional learning community: https://t.me/GyaanSetuAi