ਫੀਲਡ-ਤੋਂ-ਆਫਿਸ ਕੰਸਟ੍ਰਕਸ਼ਨ ਵਰਕਫਲੋ ਬਣਾਉਣਾ
ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਕੰਸਟ੍ਰਕਸ਼ਨ ਸਾਫਟਵੇਅਰ ਡੈਸ਼ਬੋਰਡਾਂ ਬਾਰੇ ਗੱਲ ਕਰਦੇ ਹਨ।
ਡੈਸ਼ਬੋਰਡ ਸਿਰਫ਼ ਸਤ੍ਹਾ ਹਨ। ਅਸਲ ਕੰਮ ਪਹਿਲਾਂ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਉਦੋਂ ਸ਼ੁਰੂ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਸਾਈਟ ਅਪਡੇਟ ਫੀਲਡ ਤੋਂ ਆਫਿਸ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚਦੀ ਹੈ।
ਕਈ ਕੰਪਨੀਆਂ ਇਹਨਾਂ ਦੋਵਾਂ ਬਿੰਦੂਆਂ ਵਿਚਕਾਰ ਇੱਕ ਖਾਲੀਪਣ (gap) ਤੋਂ ਪ੍ਰਭਾਵਿਤ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ। ਸਾਈਟ ਟੀਮਾਂ ਮੈਸੇਜ, ਕਾਲਾਂ, ਫੋਟੋਆਂ ਅਤੇ ਈਮੇਲਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ। ਫਿਰ ਆਫਿਸ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟਾਂ ਭਰਨ ਲਈ ਡੇਟਾ ਇਕੱਠਾ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਘੰਟਿਆਂ ਬਿਤਾਉਂਦਾ ਹੈ।
ਤੁਹਾਨੂੰ ਫੀਲਡ ਦੀ ਗਤੀਵਿਧੀ ਨੂੰ ਸੰਰਚਿਤ (structured) ਸੰਕੇਤਾਂ ਵਿੱਚ ਬਦਲਣ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ।
ਇਹ ਕਰਨਾ ਬੰਦ ਕਰੋ: ਸਾਈਟ ਅਪਡੇਟ → ਈਮੇਲ/ਫੋਟੋ → ਮੈਨੂਅਲ ਫਾਲੋ-ਅੱਪ → ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ → ਹਫ਼ਤਾਵਾਰੀ ਰਿਪੋਰਟ
ਇਹ ਕਰਨਾ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ: ਸਾਈਟ ਅਪਡੇਟ → ਸੰਰਚਿਤ ਕੈਪਚਰ → ਵੈਲੀਡੇਸ਼ਨ → ਵਰਕਫਲੋ ਸਟੇਟ → ਡੈਸ਼ਬੋਰਡ ਅਪਡੇਟ → ਅਲਰਟ
ਇੱਥੇ ਦੱਸਿਆ ਗਿਆ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਉਹ ਵਰਕਫਲੋ ਕਿਵੇਂ ਬਣਾ ਸਕਦੇ ਹੋ:
ਸੰਰਚਿਤ ਫੀਲਡਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ, ਫ੍ਰੀ ਟੈਕਸਟ ਦੀ ਨਹੀਂ। ਫ੍ਰੀ ਟੈਕਸਟ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨਾ ਮੁਸ਼ਕਲ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ID, ਸਾਈਟ, ਯੂਜ਼ਰ ਅਤੇ ਸਟੇਟਸ ਵਰਗੀਆਂ ਸੰਰਚਿਤ ਫੀਲਡਾਂ ਸਿਸਟਮ ਨੂੰ ਕੰਮ ਕਰਨ ਦੀ ਇਜਾਜ਼ਤ ਦਿੰਦੀਆਂ ਹਨ। ਇਹ ਅਜਿਹਾ ਡੇਟਾ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ ਜਿਸਦੀ ਤੁਸੀਂ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਵਰਤੋਂ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ।
ਖਾਸ ਅਪਡੇਟ ਕਿਸਮਾਂ ਨੂੰ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕਰੋ। ਪ੍ਰਗਤੀ (progress) ਅਪਡੇਟ ਮਟੀਰੀਅਲ ਦੀ ਦੇਰੀ (material delay) ਵਰਗੀ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀ। ਵੱਖ-ਵੱਖ ਲੋੜਾਂ ਲਈ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਫਾਰਮ ਬਣਾਓ। ਦੇਰੀ ਵਾਲੇ ਫਾਰਮ ਵਿੱਚ ਮਟੀਰੀਅਲ ਦਾ ਨਾਮ ਅਤੇ ਸੰਭਾਵਿਤ ਪ੍ਰਭਾਵ ਪੁੱਛਿਆ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਨੂੰ ਆਸਾਨ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ।
ਵੈਲੀਡੇਸ਼ਨ (validation) ਜੋੜੋ। ਗਲਤ ਡੇਟਾ ਡੈਸ਼ਬੋਰਡਾਂ ਨੂੰ ਖਰਾਬ ਕਰ ਦਿੰਦਾ ਹੈ। ਤੁਹਾਡੇ ਸਿਸਟਮ ਨੂੰ ਇਹ ਚੈੱਕ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ: • ਲੋੜੀਂਦੀਆਂ ਫੀਲਡਾਂ ਦੀ ਘਾਟ। • ਲੌਜਿਕ ਗਲਤੀਆਂ (ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਪ੍ਰਗਤੀ ਦਾ ਘਟਣਾ)। • ਡੁਪਲੀਕੇਟ ਰਿਪੋਰਟਾਂ।
ਵਰਕਫਲੋ ਸਟੇਟਸ ਬਦਲੋ। ਇੱਕ ਅਪਡੇਟ ਨੂੰ ਕਿਸੇ ਕੰਮ (task) ਦੀ ਸਥਿਤੀ ਬਦਲਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ। ਮਟੀਰੀਅਲ ਦੀ ਦੇਰੀ ਨੂੰ ਪ੍ਰੋਕਿਊਰਮੈਂਟ ਆਈਟਮ ਨੂੰ "on track" ਤੋਂ "delayed" ਵਿੱਚ ਬਦਲਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਨੋਟ ਨੂੰ ਇੱਕ ਕਾਰਜਸ਼ੀਲ ਸੰਕੇਤ (operational signal) ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।
ਘਟਨਾਵਾਂ ਦੇ ਅਧਾਰ 'ਤੇ ਅਲਰਟ ਟ੍ਰਿਗਰ ਕਰੋ। ਸਿਰਫ਼ ਇਸ ਲਈ ਅਲਰਟ ਨਾ ਭੇਜੋ ਕਿਉਂਕਿ ਡੇਟਾ ਬਦਲ ਗਿਆ ਹੈ। ਅਲਰਟ ਉਦੋਂ ਭੇਜੋ ਜਦੋਂ ਕਾਰਵਾਈ ਦੀ ਲੋੜ ਹੋਵੇ। ਜੇਕਰ ਕੋਈ ਅਪਰੂਵਲ ਰੋਕ (approval blocker) ਬਣਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਸਿਸਟਮ ਨੂੰ ਤੁਰੰਤ ਸਹੀ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਸੂਚਿਤ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
ਵੱਖ-ਵੱਖ ਭੂਮਿਕਾਵਾਂ (roles) ਲਈ ਵਿਊਜ਼ (views) ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਕਰੋ। • ਸਾਈਟ ਸੁਪਰਵਾਈਜ਼ਰਾਂ ਨੂੰ ਅੱਜ ਦੇ ਕੰਮਾਂ ਦੀ ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਸੂਚੀ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। • ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਮੈਨੇਜਰਾਂ ਨੂੰ ਸਾਰੇ ਅਪਡੇਟਾਂ ਦਾ ਇੱਕ ਕੰਟਰੋਲ ਵਿਊ ਚਾਹੀਦਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। • ਲੀਡਰਸ਼ਿਪ ਨੂੰ ਸਿਰਫ਼ ਜੋਖਮ ਵਾਲੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੇਖਣ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ।
ਪਹਿਲਾਂ ਸੰਰਚਨਾ (structure), ਫਿਰ AI। AI ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਨਾ ਕਰੋ। AI ਨੂੰ ਕੰਮ ਕਰਨ ਲਈ ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਡੇਟਾ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਇੱਕ ਵਾਰ ਜਦੋਂ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਇੱਕ ਸੰਰਚਿਤ ਵਰਕਫਲੋ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ AI ਗਤੀਵਿਧੀ ਦਾ ਸਾਰ ਦੇਣ ਜਾਂ ਕੰਮਾਂ ਦਾ ਤਾਲਮੇਲ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ।
ਛੋਟੇ ਪੱਧਰ ਤੋਂ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ। ਇੱਕ ਮੁਸ਼ਕਲ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਚੁਣੋ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਸਾਈਟ ਅਪਡੇਟਸ, ਅਤੇ ਪਹਿਲਾਂ ਇਸਨੂੰ ਡਿਜੀਟਾਈਜ਼ ਕਰੋ।
ਇੱਕ ਚੰਗਾ ਵਰਕਫਲੋ ਇੱਕ ਲੜੀ ਹੈ: ਕੈਪਚਰ → ਸਟ੍ਰਕਚਰ → ਵੈਲੀਡੇਟ → ਰੂਟ → ਸਟੇਟ ਅਪਡੇਟ → ਅਲਰਟ → ਐਕਟ।
ਟੀਚਾ ਵਧੇਰੇ ਸਾਫਟਵੇਅਰ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਟੀਚਾ ਬਿਹਤਰ ਕਾਰਜਸ਼ੀਲ ਨਿਯੰਤਰਣ (operational control) ਹੈ।
Optional learning community: https://t.me/GyaanSetuAi