फील्ड-टू-ऑफिस कंस्ट्रक्शन वर्कफ़्लो बनाना
अधिकांश कंस्ट्रक्शन सॉफ्टवेयर डैशबोर्ड के बारे में बात करते हैं।
डैशबोर्ड तो केवल ऊपरी हिस्सा हैं। असली काम इससे पहले होता है। इसकी शुरुआत तब होती है जब साइट अपडेट फील्ड से ऑफिस तक पहुँचता है।
कई कंपनियाँ इन दोनों बिंदुओं के बीच के अंतर से जूझती हैं। साइट टीमें मैसेज, कॉल, फोटो और ईमेल का उपयोग करती हैं। इसके बाद ऑफिस को स्प्रेडशीट भरने के लिए डेटा जुटाने में घंटों बिताने पड़ते हैं।
आपको फील्ड की गतिविधियों को स्ट्रक्चर्ड सिग्नल्स (structured signals) में बदलने की आवश्यकता है।
यह करना बंद करें: साइट अपडेट → ईमेल/फोटो → मैन्युअल फॉलो-अप → स्प्रेडशीट → साप्ताहिक रिपोर्ट
यह करना शुरू करें: साइट अपडेट → स्ट्रक्चर्ड कैप्चर → वैलिडेशन → वर्कफ़्लो स्टेट → डैशबोर्ड अपडेट → अलर्ट
यहाँ बताया गया है कि आप उस वर्कफ़्लो को कैसे बना सकते हैं:
स्ट्रक्चर्ड फील्ड्स का उपयोग करें, फ्री टेक्स्ट का नहीं। फ्री टेक्स्ट का उपयोग करना कठिन होता है। प्रोजेक्ट आईडी, साइट, यूजर और स्टेटस जैसे स्ट्रक्चर्ड फील्ड्स सिस्टम को कार्य करने की अनुमति देते हैं। इससे ऐसा डेटा तैयार होता है जिसका आप वास्तव में उपयोग कर सकते हैं।
विशिष्ट अपडेट प्रकारों को परिभाषित करें। एक प्रोग्रेस अपडेट और मटेरियल डिले (सामग्री में देरी) एक समान नहीं हैं। विभिन्न आवश्यकताओं के लिए अलग-अलग फॉर्म बनाएं। देरी वाले फॉर्म में सामग्री का नाम और अपेक्षित प्रभाव पूछा जाना चाहिए। इससे ऑटोमेशन आसान हो जाता है।
वैलिडेशन जोड़ें। गलत डेटा डैशबोर्ड को खराब कर देता है। आपके सिस्टम को निम्नलिखित की जाँच करनी चाहिए: • आवश्यक फील्ड्स का गायब होना। • लॉजिक एरर (जैसे प्रोग्रेस का कम होना)। • डुप्लिकेट रिपोर्ट।
वर्कफ़्लो स्टेट्स बदलें। एक अपडेट को किसी कार्य की स्थिति (status) बदलनी चाहिए। मटेरियल डिले को प्रोक्योरमेंट आइटम को "on track" से बदलकर "delayed" कर देना चाहिए। यह एक साधारण नोट को एक ऑपरेशनल सिग्नल में बदल देता है।
घटनाओं के आधार पर अलर्ट ट्रिगर करें। केवल डेटा बदलने के कारण अलर्ट न भेजें। अलर्ट तब भेजें जब कार्रवाई की आवश्यकता हो। यदि कोई अप्रूवल ब्लॉकर बनता है, तो सिस्टम को तुरंत सही व्यक्ति को सूचित करना चाहिए।
विभिन्न भूमिकाओं के लिए व्यू डिज़ाइन करें। • साइट सुपरवाइजरों को आज के कार्यों की एक सरल सूची चाहिए। • प्रोजेक्ट मैनेजरों को सभी अपडेट्स का एक कंट्रोल व्यू चाहिए। • लीडरशिप को केवल जोखिम वाले प्रोजेक्ट्स देखने की आवश्यकता होती है।
पहले स्ट्रक्चर, फिर AI। AI से शुरुआत न करें। AI को काम करने के लिए विश्वसनीय डेटा की आवश्यकता होती है। एक बार जब आपके पास एक स्ट्रक्चर्ड वर्कफ़्लो हो जाता है, तो AI गतिविधियों का सारांश देने या कार्यों के समन्वय में मदद कर सकता है।
छोटी शुरुआत करें। किसी एक कठिन प्रक्रिया को चुनें, जैसे दैनिक साइट अपडेट, और पहले उसे डिजिटाइज़ करें।
एक अच्छा वर्कफ़्लो एक श्रृंखला है: कैप्चर → स्ट्रक्चर → वैलिडेट → रूट → अपडेट स्टेट → अलर्ट → एक्ट।
लक्ष्य अधिक सॉफ्टवेयर नहीं है। लक्ष्य बेहतर ऑपरेशनल कंट्रोल है।
वैकल्पिक लर्निंग कम्युनिटी: https://t.me/GyaanSetuAi