نکات نوشتن ایمیل برای متخصصان
ایمیل اعتبار حرفهای شما را میسازد. نوشتن خوب به شما کمک میکند تا قراردادها را نهایی کنید و همکاری بهتری با تیمها داشته باشید.
برای نوشتن ایمیلهای بهتر، این قوانین را دنبال کنید:
موضوعات شفاف بنویسید. به خواننده دقیقاً بگویید موضوع ایمیل چیست. از "Hi" یا "Checking in" استفاده نکنید. در عوض از "Follow-Up on Project Timeline" استفاده کنید.
از سلام و احوالپرسی مناسب استفاده کنید. اگر نام شخص را میدانید، از آن استفاده کنید. برای موارد رسمی از "Dear Mr. Smith" استفاده کنید. در محیطهای حرفهای از "Hey guys" خودداری کنید.
مستقیم به اصل مطلب بروید. افراد سرشان شلوغ است. پاراگرافها را کوتاه نگه دارید. برای وظایف یا درخواستها از لیستهای نشانهدار استفاده کنید.
نوشته خود را بازبینی کنید. اشتباهات باعث میشود غیرحرفهای به نظر برسید. قبل از ارسال، ایمیل خود را با صدای بلند بخوانید. دیکته و دستور زبان خود را چک کنید.
لحن خود را با مخاطب هماهنگ کنید. برای مشتریان از زبان رسمی استفاده کنید. برای همکاران از لحنی دوستانه اما محترمانه استفاده کنید.
یک فراخوان برای اقدام (Call to Action) شفاف بگنجانید. به خواننده بگویید قدم بعدی چیست. زمان مشخصی برای جلسه یا بازخوردی را درخواست کنید.
از یک پایانبندی حرفهای استفاده کنید. با "Best regards" یا "Thank you" تمام کنید. نام کامل و اطلاعات تماس خود را ذکر کنید.
ایمیلهای بهتر منجر به نتایج شغلی بهتر میشوند. این مراحل را در پیام بعدی خود به کار بگیرید.
منبع: https://dev.to/aivadesk/email-writing-tips-for-professionals-4fln
انجمن یادگیری اختیاری: https://t.me/GyaanSetuAi