𝗘𝗺𝗮𝗶𝗹 𝗪𝗿𝗶𝘁𝗶𝗻𝗴 𝗧𝗶𝗽𝘀 𝗳𝗼𝗿 𝗣𝗿𝗼𝗳𝗲𝘀𝘀𝗶𝗼𝗻𝗮𝗹𝘀
ઈમેલ તમારી વ્યાવસાયિક પ્રતિષ્ઠા બનાવે છે. સારું લખાણ તમને સોદાઓ (deals) પૂર્ણ કરવામાં અને ટીમ સાથે વધુ સારી રીતે કામ કરવામાં મદદ કરે છે.
વધુ સારા ઈમેલ લખવા માટે આ નિયમોનું પાલન કરો:
સ્પષ્ટ વિષય રેખા (subject lines) લખો. વાચકને ચોક્કસ જણાવો કે ઈમેલ શેના વિશે છે. "Hi" અથવા "Checking in" નો ઉપયોગ કરશો નહીં. તેના બદલે "Follow-Up on Project Timeline" નો ઉપયોગ કરો.
યોગ્ય અભિવાદનનો ઉપયોગ કરો. જો તમે વ્યક્તિનું નામ જાણતા હોવ તો તેનો ઉપયોગ કરો. ઔપચારિક જરૂરિયાતો માટે "Dear Mr. Smith" નો ઉપયોગ કરો. વ્યાવસાયિક સેટિંગ્સમાં "Hey guys" ટાળો.
મુદ્દા પર આવો. લોકો વ્યસ્ત હોય છે. ફકરા ટૂંકા રાખો. કાર્યો અથવા વિનંતીઓ માટે બુલેટ પોઈન્ટ્સનો ઉપયોગ કરો.
તમારા કાર્યની ચકાસણી (Proofread) કરો. ભૂલો તમને બિનવ્યાવસાયિક બનાવે છે. ઈમેલ મોકલતા પહેલા તેને મોટેથી વાંચો. તમારી જોડણી અને વ્યાકરણ તપાસો.
વાચક મુજબ તમારો લહેકો (tone) રાખો. ક્લાયન્ટ્સ માટે ઔપચારિક ભાષાનો ઉપયોગ કરો. સહકર્મીઓ માટે અનૌપચારિક છતાં નમ્ર લહેકો રાખો.
સ્પષ્ટ 'કોલ ટુ એક્શન' (call to action) શામેલ કરો. વાચકને જણાવો કે આગળ શું કરવું. મીટિંગનો ચોક્કસ સમય અથવા પ્રતિસાદ (feedback) માંગો.
વ્યાવસાયિક સમાપ્તિ (sign-off) નો ઉપયોગ કરો. "Best regards" અથવા "Thank you" સાથે સમાપ્ત કરો. તમારું પૂરું નામ અને સંપર્ક વિગતો શામેલ કરો.
વધુ સારા ઈમેલથી કારકિર્દીમાં વધુ સારા પરિણામો મળે છે. તમારા આગામી સંદેશમાં આ પગલાં લાગુ કરો.
Source: https://dev.to/aivadesk/email-writing-tips-for-professionals-4fln
વૈકલ્પિક લર્નિંગ કમ્યુનિટી: https://t.me/GyaanSetuAi