เคล็ดลับการเขียนอีเมลสำหรับมืออาชีพ
อีเมลช่วยสร้างชื่อเสียงทางวิชาชีพของคุณ การเขียนที่ดีจะช่วยให้คุณปิดดีลได้สำเร็จและทำงานร่วมกับทีมได้ดียิ่งขึ้น
ปฏิบัติตามกฎเหล่านี้เพื่อเขียนอีเมลให้ดียิ่งขึ้น:
เขียนหัวข้ออีเมลให้ชัดเจน บอกผู้อ่านให้ทราบแน่ชัดว่าอีเมลนี้เกี่ยวกับอะไร อย่าใช้คำว่า "Hi" หรือ "Checking in" ให้ใช้ "Follow-Up on Project Timeline" แทน
ใช้คำทักทายที่เหมาะสม ใช้ชื่อของบุคคลนั้นหากคุณทราบ ใช้ "Dear Mr. Smith" สำหรับกรณีที่ต้องการความเป็นทางการ หลีกเลี่ยงการใช้ "Hey guys" ในบริบทที่เป็นมืออาชีพ
เข้าประเด็นให้ตรงจุด ผู้คนมักจะยุ่งอยู่เสมอ เขียนย่อหน้าให้สั้น ใช้หัวข้อแบบจุด (bullet points) สำหรับงานหรือสิ่งที่ต้องการร้องขอ
ตรวจทานงานของคุณ ข้อผิดพลาดจะทำให้คุณดูไม่เป็นมืออาชีพ ลองอ่านอีเมลออกเสียงก่อนกดส่ง ตรวจสอบตัวสะกดและไวยากรณ์
ปรับโทนการสื่อสารให้เข้ากับผู้อ่าน ใช้ภาษาที่เป็นทางการสำหรับลูกค้า ใช้โทนที่เป็นกันเองแต่สุภาพสำหรับเพื่อนร่วมงาน
ระบุสิ่งที่ต้องการให้ทำ (Call to Action) ให้ชัดเจน บอกผู้อ่านว่าต้องทำอะไรต่อไป ระบุเวลาประชุมที่เจาะจงหรือขอความคิดเห็น
ใช้คำลงท้ายที่เป็นมืออาชีพ ลงท้ายด้วย "Best regards" หรือ "Thank you" ระบุชื่อเต็มและรายละเอียดการติดต่อของคุณ
อีเมลที่ดีขึ้นจะนำไปสู่ผลลัพธ์ทางอาชีพที่ดีขึ้น ลองนำขั้นตอนเหล่านี้ไปใช้กับข้อความถัดไปของคุณ
แหล่งที่มา: https://dev.to/aivadesk/email-writing-tips-for-professionals-4fln
ชุมชนแห่งการเรียนรู้เพิ่มเติม (ไม่บังคับ): https://t.me/GyaanSetuAi