ವೃತ್ತಿಪರರಿಗಾಗಿ ಇಮೇಲ್ ಬರೆಯುವ ಸಲಹೆಗಳು
ಇಮೇಲ್ ನಿಮ್ಮ ವೃತ್ತಿಪರ ಘನತೆಯನ್ನು ನಿರ್ಮಿಸುತ್ತದೆ. ಉತ್ತಮ ಬರವಣಿಗೆಯು ವ್ಯವಹಾರಗಳನ್ನು ಪೂರ್ಣಗೊಳಿಸಲು ಮತ್ತು ತಂಡಗಳೊಂದಿಗೆ ಉತ್ತಮವಾಗಿ ಕೆಲಸ ಮಾಡಲು ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತದೆ.
ಉತ್ತಮ ಇಮೇಲ್ಗಳನ್ನು ಬರೆಯಲು ಈ ನಿಯಮಗಳನ್ನು ಅನುಸರಿಸಿ:
ಸ್ಪಷ್ಟವಾದ ವಿಷಯ ಸಾಲುಗಳನ್ನು (Subject lines) ಬರೆಯಿರಿ. ಇಮೇಲ್ ಯಾವುದರ ಬಗ್ಗೆ ಇದೆ ಎಂಬುದನ್ನು ಓದುಗರಿಗೆ ನಿಖರವಾಗಿ ತಿಳಿಸಿ. "Hi" ಅಥವಾ "Checking in" ಅನ್ನು ಬಳಸಬೇಡಿ. ಬದಲಾಗಿ "Follow-Up on Project Timeline" ಅನ್ನು ಬಳಸಿ.
ಸೂಕ್ತವಾದ ಶುಭಾಶಯಗಳನ್ನು ಬಳಸಿ. ನಿಮಗೆ ತಿಳಿದಿದ್ದರೆ ಆ ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಹೆಸರನ್ನು ಬಳಸಿ. ಔಪಚಾರಿಕ ಅಗತ್ಯಗಳಿಗಾಗಿ "Dear Mr. Smith" ಬಳಸಿ. ವೃತ್ತಿಪರ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ "Hey guys" ಎನ್ನುವುದನ್ನು ತಪ್ಪಿಸಿ.
ನೇರವಾಗಿ ವಿಷಯಕ್ಕೆ ಬನ್ನಿ. ಜನರು ಕಾರ್ಯನಿರತರಾಗಿರುತ್ತಾರೆ. ಪ್ಯಾರಾಗ್ರಾಫ್ಗಳನ್ನು ಚಿಕ್ಕದಾಗಿ ಇರಿಸಿ. ಕಾರ್ಯಗಳು ಅಥವಾ ವಿನಂತಿಗಳಿಗಾಗಿ ಬುಲೆಟ್ ಪಾಯಿಂಟ್ಗಳನ್ನು ಬಳಸಿ.
ನಿಮ್ಮ ಕೆಲಸವನ್ನು ಮರುಪರಿಶೀಲಿಸಿ (Proofread). ತಪ್ಪುಗಳು ನಿಮ್ಮನ್ನು ವೃತ್ತಿಪರವಲ್ಲದವರನ್ನಾಗಿ ಕಾಣುವಂತೆ ಮಾಡುತ್ತವೆ. ಇಮೇಲ್ ಕಳುಹಿಸುವ ಮೊದಲು ಅದನ್ನು ಜೋರಾಗಿ ಓದಿ ನೋಡಿ. ನಿಮ್ಮ ಕಾಗುಣಿತ ಮತ್ತು ವ್ಯಾಕರಣವನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಿ.
ಓದುಗರಿಗೆ ತಕ್ಕಂತೆ ನಿಮ್ಮ ಧಾಟಿಯನ್ನು (Tone) ಹೊಂದಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ. ಗ್ರಾಹಕರಿಗೆ ಔಪಚಾರಿಕ ಭಾಷೆಯನ್ನು ಬಳಸಿ. ಸಹೋದ್ಯೋಗಿಗಳಿಗೆ ಸಾಧಾರಣ ಆದರೆ ವಿನಯಪರ ಧಾಟಿಯನ್ನು ಬಳಸಿ.
ಸ್ಪಷ್ಟವಾದ 'Call to action' ಅನ್ನು ಸೇರಿಸಿ. ಓದುಗರು ಮುಂದೆ ಏನು ಮಾಡಬೇಕು ಎಂಬುದನ್ನು ತಿಳಿಸಿ. ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಸಭೆಯ ಸಮಯ ಅಥವಾ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು (Feedback) ಕೇಳಿ.
ವೃತ್ತಿಪರ ಮುಕ್ತಾಯವನ್ನು ಬಳಸಿ. "Best regards" ಅಥವಾ "Thank you" ಎಂಬೊಂದಿಗೆ ಮುಕ್ತಾಯಗೊಳಿಸಿ. ನಿಮ್ಮ ಪೂರ್ಣ ಹೆಸರು ಮತ್ತು ಸಂಪರ್ಕ ವಿವರಗಳನ್ನು ಸೇರಿಸಿ.
ಉತ್ತಮ ಇಮೇಲ್ಗಳು ಉತ್ತಮ ವೃತ್ತಿಜೀವನದ ಫಲಿತಾಂಶಗಳಿಗೆ ಕಾರಣವಾಗುತ್ತವೆ. ನಿಮ್ಮ ಮುಂದಿನ ಸಂದೇಶದಲ್ಲಿ ಈ ಹಂತಗಳನ್ನು ಅನ್ವಯಿಸಿ.
ಮೂಲ: https://dev.to/aivadesk/email-writing-tips-for-professionals-4fln
ಐಚ್ಛಿಕ ಕಲಿಕಾ ಸಮುದಾಯ: https://t.me/GyaanSetuAi