पेशेवरों के लिए ईमेल लिखने के टिप्स
ईमेल आपकी पेशेवर प्रतिष्ठा बनाता है। अच्छा लेखन आपको सौदे क्लोज करने और टीमों के साथ बेहतर काम करने में मदद करता है।
बेहतर ईमेल लिखने के लिए इन नियमों का पालन करें:
स्पष्ट विषय रेखा (subject lines) लिखें। पाठक को ठीक से बताएं कि ईमेल किस बारे में है। "Hi" या "Checking in" का उपयोग न करें। इसके बजाय "Follow-Up on Project Timeline" का उपयोग करें।
उचित अभिवादन (greetings) का उपयोग करें। यदि आप व्यक्ति का नाम जानते हैं, तो उसका उपयोग करें। औपचारिक जरूरतों के लिए "Dear Mr. Smith" का उपयोग करें। पेशेवर परिवेश में "Hey guys" से बचें।
मुख्य बात पर आएं। लोग व्यस्त रहते हैं। पैराग्राफ छोटे रखें। कार्यों या अनुरोधों के लिए बुलेट पॉइंट्स का उपयोग करें।
अपने काम की प्रूफरीडिंग करें। गलतियां आपको अव्यवसायिक दिखाती हैं। भेजने से पहले अपना ईमेल ज़ोर से पढ़ें। अपनी स्पेलिंग और व्याकरण की जांच करें।
अपनी टोन (tone) को पाठक के अनुसार रखें। क्लाइंट्स के लिए औपचारिक भाषा का उपयोग करें। सहकर्मियों के लिए अनौपचारिक लेकिन विनम्र टोन का उपयोग करें।
एक स्पष्ट कॉल टू एक्शन (call to action) शामिल करें। पाठक को बताएं कि आगे क्या करना है। मीटिंग का एक विशिष्ट समय या फीडबैक मांगें।
एक पेशेवर साइन-ऑफ (sign-off) का उपयोग करें। "Best regards" या "Thank you" के साथ समाप्त करें। अपना पूरा नाम और संपर्क विवरण शामिल करें।
बेहतर ईमेल बेहतर करियर परिणामों की ओर ले जाते हैं। अपने अगले संदेश में इन चरणों को लागू करें।
स्रोत: https://dev.to/aivadesk/email-writing-tips-for-professionals-4fln
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