ਪੇਸ਼ੇਵਰਾਂ ਲਈ ਈਮੇਲ ਲਿਖਣ ਦੇ ਸੁਝਾਅ
ਈਮੇਲ ਤੁਹਾਡੀ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਸਾਖ ਬਣਾਉਂਦੀ ਹੈ। ਵਧੀਆ ਲਿਖਤ ਤੁਹਾਨੂੰ ਸੌਦੇ ਪੂਰੇ ਕਰਨ ਅਤੇ ਟੀਮਾਂ ਨਾਲ ਬਿਹਤਰ ਕੰਮ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦੀ ਹੈ।
ਬਿਹਤਰ ਈਮੇਲ ਲਿਖਣ ਲਈ ਇਹਨਾਂ ਨਿਯਮਾਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰੋ:
ਸਪਸ਼ਟ ਵਿਸ਼ਾ (Subject lines) ਲਿਖੋ। ਪਾਠਕ ਨੂੰ ਸਪਸ਼ਟ ਤੌਰ 'ਤੇ ਦੱਸੋ ਕਿ ਈਮੇਲ ਕਿਸ ਬਾਰੇ ਹੈ। "Hi" ਜਾਂ "Checking in" ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਨਾ ਕਰੋ। ਇਸ ਦੀ ਬਜਾਏ "Follow-Up on Project Timeline" ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ।
ਉਚਿਤ ਅਭਿਵੰਦਨ (Greetings) ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ। ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਵਿਅਕਤੀ ਦਾ ਨਾਮ ਜਾਣਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਉਸਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ। ਰਸਮੀ ਲੋੜਾਂ ਲਈ "Dear Mr. Smith" ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ। ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਮਾਹੌਲ ਵਿੱਚ "Hey guys" ਤੋਂ ਬਚੋ।
ਮੁੱਖ ਗੱਲ 'ਤੇ ਆਓ। ਲੋਕ ਰੁੱਝੇ ਹੋਏ ਹੁੰਦੇ ਹਨ। ਪੈਰਾਗ੍ਰਾਫ ਛੋਟੇ ਰੱਖੋ। ਕੰਮਾਂ ਜਾਂ ਬੇਨਤੀਆਂ ਲਈ ਬੁਲੇਟ ਪੁਆਇੰਟਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ।
ਆਪਣੇ ਕੰਮ ਦੀ ਜਾਂਚ (Proofread) ਕਰੋ। ਗਲਤੀਆਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਗੈਰ-ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਦਿਖਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ। ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਆਪਣੀ ਈਮੇਲ ਨੂੰ ਉੱਚੀ ਪੜ੍ਹੋ। ਆਪਣੀ ਸਪੈਲਿੰਗ ਅਤੇ ਵਿਆਕਰਣ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰੋ।
ਪਾਠਕ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ ਆਪਣਾ ਲਹਿਜਾ (Tone) ਰੱਖੋ। ਗਾਹਕਾਂ ਲਈ ਰਸਮੀ ਭਾਸ਼ਾ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ। ਸਾਥੀਆਂ ਲਈ ਆਮ ਪਰ ਨਿਮਰ ਲਹਿਜੇ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ।
ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਕਾਲ ਟੂ ਐਕਸ਼ਨ (Call to action) ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ। ਪਾਠਕ ਨੂੰ ਦੱਸੋ ਕਿ ਅੱਗੇ ਕੀ ਕਰਨਾ ਹੈ। ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਇੱਕ ਖਾਸ ਸਮੇਂ ਜਾਂ ਫੀਡਬੈਕ ਲਈ ਪੁੱਛੋ।
ਇੱਕ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਸਮਾਪਤੀ (Sign-off) ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ। "Best regards" ਜਾਂ "Thank you" ਨਾਲ ਸਮਾਪਤ ਕਰੋ। ਆਪਣਾ ਪੂਰਾ ਨਾਮ ਅਤੇ ਸੰਪਰਕ ਵੇਰਵੇ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ।
ਬਿਹਤਰ ਈਮੇਲ ਬਿਹਤਰ ਕਰੀਅਰ ਦੇ ਨਤੀਜੇ ਲਿਆਉਂਦੀਆਂ ਹਨ। ਆਪਣੇ ਅਗਲੇ ਸੰਦੇਸ਼ ਵਿੱਚ ਇਹਨਾਂ ਕਦਮਾਂ ਨੂੰ ਅਪਣਾਓ।
ਸੋਮਾ: https://dev.to/aivadesk/email-writing-tips-for-professionals-4fln
ਵਿਕਲਪਿਕ ਸਿੱਖਣ ਕਮਿਊਨਿਟੀ: https://t.me/GyaanSetuAi