Cái bẫy "Hãy thảo luận riêng sau"

Nhóm của bạn nói "hãy thảo luận riêng sau" để tiết kiệm thời gian.

Thực tế, bạn đang giết chết sự tiến triển.

Tôi đã thấy điều này xảy ra với Maya, trưởng nhóm backend của chúng tôi. Cô ấy đã chia sẻ một đề xuất về schema cho dịch vụ thanh toán. Cô ấy đã đợi năm ngày. Cô ấy nhận được mười hai bình luận và bốn biểu tượng cảm xúc. Không ai đưa ra quyết định cả.

Quản lý của chúng tôi nói "hãy thảo luận riêng sau" để kết thúc cuộc họp sớm. Chúng tôi cảm thấy thành công vì cuộc họp kết thúc nhanh chóng.

Nhưng chúng tôi đã thất bại.

Tài liệu ngày càng dài ra. Số lượng bình luận tăng từ mười lăm lên ba mươi. Mọi người đề xuất những ý tưởng mới ở lề tài liệu. Không ai phản hồi. Luồng thảo luận trở thành một mớ hỗn độn đầy tiếng ồn. Một kỹ sư cấp cao đã để lại một biểu tượng ngón tay cái vào tối thứ Sáu. Chúng tôi nghĩ rằng nó có nghĩa là đồng ý. Maya lại nghĩ rằng nó có nghĩa là sự mệt mỏi.

Hai tuần sau, schema vẫn chưa được quyết định. Chúng tôi đã sử dụng một bản sửa lỗi tạm thời để tiếp tục làm việc. Bản sửa lỗi đó hiện đang chạy cho cả những khách hàng thực tế. Quyết định không phải bị trì hoãn. Nó đã tan biến mất.

Chúng tôi không làm việc hiệu quả. Chúng tôi đang né tránh xung đột. Chúng tôi đã sử dụng tài liệu và tin nhắn Slack để trốn tránh việc đưa ra những lựa chọn khó khăn.

Chúng tôi đã thay đổi cách làm việc. Chúng tôi bắt đầu sử dụng các "cửa sổ quyết định" (decision windows).

Đây là những cuộc họp kéo dài mười lăm phút. Chúng có ba quy tắc:

  • Không cập nhật tình hình (status updates).
  • Không chia sẻ màn hình các công việc chưa hoàn thiện.
  • Một người phải nhập quyết định cuối cùng vào tài liệu trước khi cuộc gọi kết thúc.

Cuộc họp đầu tiên thật không thoải mái. Chúng tôi đã phải bất đồng quan điểm. Ai đó đã phải nói: "Chúng ta sẽ chọn phương án A ngay cả khi chưa có thêm dữ liệu."

Nó không hoàn hảo. Nó chỉ đơn giản là được hoàn thành.

Điều này đã thay đổi văn hóa làm việc bất đồng bộ (async culture) của chúng tôi. Mọi người ngừng viết những bài luận dài dòng. Họ bắt đầu liệt kê các sự đánh đổi (trade-offs) một cách rõ ràng. Tài liệu trở thành một công cụ để chuẩn bị, chứ không phải là nơi để tranh luận mãi mãi.

Một quyết định không phải là một tài liệu. Một quyết định là một khoảnh khắc.

Những khoảnh khắc đó không diễn ra trong các luồng bình luận. Chúng diễn ra khi mọi người cam kết đi theo một con đường.

Lần tới khi ai đó nói "hãy thảo luận riêng sau", hãy hỏi họ một điều:

"Ai sẽ là người lên lịch cho cửa sổ quyết định?"

Nếu không ai lên lịch, bạn không phải đang làm việc một cách thấu đáo. Bạn chỉ đang để dự án chết một cách lịch sự mà thôi.

Source: https://dev.to/omieee_24/the-lets-take-this-offline-trap-3l2j

Optional learning community: https://t.me/GyaanSetuAi