กับดักคำว่า "เดี๋ยวค่อยคุยกันนอกรอบ"
ทีมของคุณพูดว่า "เดี๋ยวค่อยคุยกันนอกรอบ" เพื่อประหยัดเวลา
แต่ในความเป็นจริง คุณกำลังทำลายความคืบหน้า
ฉันเห็นสิ่งนี้เกิดขึ้นกับ Maya หัวหน้าทีม backend ของเรา เธอแชร์ข้อเสนอสำหรับ payment service schema เธอรอมาห้าวัน ได้รับความเห็น 12 รายการ และอีโมจิ 4 อัน แต่ไม่มีใครตัดสินใจเลย
ผู้จัดการของเราพูดว่า "เดี๋ยวค่อยคุยกันนอกรอบ" เพื่อให้การประชุมจบเร็วขึ้น เราต่างรู้สึกว่ามันประสบความสำเร็จเพราะการประชุมจบลงอย่างรวดเร็ว
แต่เราล้มเหลว
เอกสารยาวขึ้นเรื่อยๆ ความเห็นเพิ่มจาก 15 เป็น 30 รายการ ผู้คนเสนอไอเดียใหม่ๆ ไว้ตรงขอบกระดาษ แต่ไม่มีใครตอบกลับ กระทู้กลายเป็นความวุ่นวายที่เต็มไปด้วยเสียงรบกวน Staff engineer คนหนึ่งทิ้งอีโมจิยกนิ้วโป้งไว้ในคืนวันศุกร์ เราคิดว่ามันหมายถึงการเห็นด้วย แต่ Maya คิดว่ามันหมายถึงความเหนื่อยหน่าย
สองสัปดาห์ต่อมา schema ก็ยังไม่ถูกตัดสินใจ เราต้องใช้การแก้ปัญหาชั่วคราวเพื่อให้งานเดินต่อได้ และตอนนี้การแก้ปัญหาชั่วคราวนั้นกำลังถูกใช้งานจริงโดยลูกค้า การตัดสินใจไม่ได้ถูกเลื่อนออกไป แต่มันระเหยหายไปเลยต่างหาก
เราไม่ได้ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ แต่เรากำลังหลีกเลี่ยงความขัดแย้ง เราใช้เอกสารและข้อความใน Slack เพื่อหลบเลี่ยงการตัดสินใจที่ยากลำบาก
เราเปลี่ยนวิธีการทำงาน โดยเริ่มใช้ "decision windows"
มันคือการประชุมสั้นๆ 15 นาที ซึ่งมีกฎ 3 ข้อ:
- ห้ามอัปเดตสถานะงาน
- ห้ามแชร์หน้าจอเพื่อโชว์งานที่ยังทำไม่เสร็จ
- ต้องมีคนหนึ่งพิมพ์การตัดสินใจสุดท้ายลงในเอกสารก่อนจบการประชุม
การประชุมครั้งแรกนั้นน่าอึดอัด เราต้องมีความเห็นต่างกัน ใครบางคนต้องพูดว่า "เราจะเลือกทางเลือก A แม้จะยังไม่มีข้อมูลเพิ่มเติมก็ตาม"
มันไม่ได้สมบูรณ์แบบ แต่มันจบลงได้
สิ่งนี้เปลี่ยนวัฒนธรรมการทำงานแบบ async ของเรา ผู้คนเลิกเขียนเรียงความยาวๆ แต่เริ่มลิสต์ trade-offs อย่างชัดเจน เอกสารกลายเป็นเครื่องมือสำหรับการเตรียมตัว ไม่ใช่ที่สำหรับถกเถียงกันไม่รู้จบ
การตัดสินใจไม่ใช่เอกสาร แต่การตัดสินใจคือช่วงเวลาหนึ่ง
ช่วงเวลาเหล่านั้นไม่ได้เกิดขึ้นในกระทู้ความเห็น แต่มันเกิดขึ้นเมื่อผู้คนตกลงที่จะเดินไปตามเส้นทางที่เลือก
ครั้งต่อไปที่มีคนพูดว่า "เดี๋ยวค่อยคุยกันนอกรอบ" ให้ถามเขาเพียงเรื่องเดียว:
"ใครจะเป็นคนนัดช่วงเวลาตัดสินใจ (decision window)?"
ถ้าไม่มีใครนัด นั่นแปลว่าคุณไม่ได้กำลังไตร่ตรองอย่างรอบคอบ แต่คุณแค่กำลังปล่อยให้โปรเจกต์ค่อยๆ ตายไปอย่างสุภาพเท่านั้น
Source: https://dev.to/omieee_24/the-lets-take-this-offline-trap-3l2j
Optional learning community: https://t.me/GyaanSetuAi