৫টি ধাপে কীভাবে অর্ডার ম্যানেজমেন্ট অটোমেশন বাস্তবায়ন করবেন
ক্রমবর্ধমান ব্যবসাগুলো প্রায়শই একই সমস্যার সম্মুখীন হয়। অর্ডারের উচ্চ পরিমাণ আপনার টিমকে হিমশিম খাওয়াতে পারে। অর্ডার হারিয়ে যেতে পারে। ইনভেন্টরি গণনায় ভুল হতে পারে। আপনার কাস্টমার সার্ভিস টিম সারাদিন ভুলগুলোর জন্য ক্ষমা চাইতে ব্যয় করে।
এটি সমাধানের জন্য আপনার কোনো বিশাল আইটি প্রজেক্টের প্রয়োজন নেই। আপনি ৪ থেকে ৮ সপ্তাহের মধ্যে অটোমেশন চালু করতে পারেন।
আপনার অর্ডার ম্যানেজমেন্ট অটোমেট করতে এই ৫টি ধাপ অনুসরণ করুন:
১. আপনার বর্তমান প্রক্রিয়াটি ম্যাপ করুন
আপনার ওয়্যারহাউস, সেলস এবং আইটি টিমকে একত্রিত করুন। অর্ডার প্লেস করা থেকে ডেলিভারি পর্যন্ত প্রতিটি ধাপ নথিভুক্ত করুন। একটি ফ্লোচার্ট তৈরি করুন যা দেখাবে:
- সমস্ত সেলস চ্যানেল
- প্রতিটি ধাপ কে পরিচালনা করে
- আপনি কোথায় ডেটা রেকর্ড করেন
- ইনভেন্টরি চেকের মতো সিদ্ধান্ত গ্রহণের পয়েন্টগুলো
- কাস্টমার টাচপয়েন্টগুলো যে পয়েন্টগুলোতে ভুল হয় সেগুলো খুঁজে বের করুন। এগুলোই হলো আপনার অটোমেশনের অগ্রাধিকার।
২. সঠিক প্ল্যাটফর্ম নির্বাচন করুন
আপনার অর্ডারের পরিমাণ এবং বাজেটের ওপর ভিত্তি করে একটি সিস্টেম বেছে নিন।
- ছোট ব্যবসা (মাসে ১,০০০ এর কম অর্ডার): ShipStation বা Orderhive ব্যবহার করুন।
- মাঝারি আকারের ব্যবসা (মাসে ১,০০০ থেকে ১০,০০০ অর্ডার): Cin7, Brightpearl, বা SkuVault ব্যবহার করুন।
- বড় এন্টারপ্রাইজ: NetSuite বা SAP ব্যবহার করুন। কেনার আগে আপনার আসল ডেটা দিয়ে এই প্ল্যাটফর্মগুলো পরীক্ষা করে দেখুন।
৩. স্মার্ট রুলস বা নিয়ম ডিজাইন করুন
রুলস বা নিয়মগুলো সিস্টেমকে বলে দেয় মানুষের সাহায্য ছাড়াই কীভাবে কাজ করতে হবে। সহজ নিয়ম দিয়ে শুরু করুন:
- ইনভেন্টরি: যদি স্টক কম থাকে, তবে একটি ব্যাকঅর্ডার ট্রিগার করুন এবং কাস্টমারকে জানান।
- রাউটিং: ইস্ট কোস্টের অর্ডার একটি ওয়্যারহাউসে এবং ওয়েস্ট কোস্টের অর্ডার অন্য একটি ওয়্যারহাউসে পাঠান।
- প্রায়োরিটি: একই দিনে প্রসেসিং করার জন্য বড় হোলসেল অর্ডারগুলোকে চিহ্নিত (flag) করুন।
- নোটিফিকেশন: শিপিং করার সাথে সাথে ট্র্যাকিং নম্বর পাঠান।
৪. আপনার সিস্টেমগুলো সংযুক্ত করুন
অটোমেশন তখনই সবচেয়ে ভালো কাজ করে যখন আপনার টুলগুলো একে অপরের সাথে যোগাযোগ করতে পারে। এই সিস্টেমগুলো সংযুক্ত করুন:
- ই-কমার্স প্ল্যাটফর্ম (Shopify, WooCommerce)
- পেমেন্ট গেটওয়ে
- ইনভেন্টরি সিস্টেম
- শিপিং ক্যারিয়ার
- অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার (QuickBooks, Xero)
৫. লঞ্চ এবং উন্নত করুন
সবকিছু একসাথে পরিবর্তন করবেন না। আপনার পুরনো ম্যানুয়াল সিস্টেম এবং নতুন অটোমেটেড সিস্টেমটি দুই সপ্তাহ একই সাথে চালান। এটি দ্রুত ভুল ধরতে সাহায্য করবে।
ব্যতিক্রমগুলো (exceptions) সামলানো এবং নতুন ডেটা পড়ার জন্য আপনার টিমকে প্রশিক্ষণ দিন। আপনার নিয়মগুলো আরও নিখুঁত করতে ৩০ দিন পর আপনার মেট্রিক্সগুলো পর্যালোচনা করুন।
অটোমেশন ম্যানুয়াল বিশৃঙ্খলাকে এমন একটি সিস্টেমে রূপান্তরিত করে যা আপনার ব্যবসার সাথে সাথে বৃদ্ধি পায়।
উৎস: https://dev.to/jasperstewart/how-to-implement-order-management-automation-in-5-practical-steps-2hh4