5つのステップで実現する注文管理自動化の実装方法

成長中の企業は、しばしば同じ問題に直面します。注文量の増加によりチームが対応しきれなくなり、注文の紛失や在庫数の不一致が発生します。カスタマーサービスチームは、ミスに対する謝罪に一日を費やすことになります。

これを解決するために、大規模なITプロジェクトは必要ありません。4〜8週間で自動化を導入できます。

以下の5つのステップに従って、注文管理を自動化しましょう。

1. 現在のプロセスをマッピングする

倉庫、営業、ITの各チームを集めてください。注文が入ってから配送されるまでのすべてのステップを文書化します。以下の内容を示すフローチャートを作成してください：

• すべての販売チャネル
• 各ステージの担当者
• データの記録場所
• 在庫確認などの意思決定ポイント
• 顧客との接点

エラーが発生する箇所を特定します。そこが自動化の優先事項となります。

2. 適切なプラットフォームを選択する

注文量と予算に基づいてシステムを選択します。

• 小規模ビジネス（月間注文数1,000件未満）：ShipStationまたはOrderhiveを使用。
• 中規模ビジネス（月間注文数1,000〜10,000件）：Cin7、Brightpearl、またはSkuVaultを使用。
• 大企業：NetSuiteまたはSAPを使用。

購入前に、実際のデータを使用してこれらのプラットフォームをテストしてください。

3. スマートなルールを設計する

ルールとは、人の手を介さずにシステムがどのように動作するかを指示するものです。まずはシンプルなルールから始めましょう：

• 在庫：在庫が少なくなった場合、バックオーダーを発生させ、顧客に通知する。
• ルーティング：東海岸の注文は特定の倉庫へ、西海岸の注文は別の倉庫へ送る。
• 優先順位：大量の卸売注文にフラグを立て、当日処理を行う。
• 通知：出荷後すぐに追跡番号を送信する。

4. システムを連携させる

自動化は、ツール同士が連携しているときに最も効果を発揮します。以下のシステムを連携させてください：

• Eコマースプラットフォーム（Shopify、WooCommerce）
• 決済ゲートウェイ
• 在庫管理システム
• 配送業者
• 会計ソフトウェア（QuickBooks、Xero）

5. 導入と改善

すべてを一度に切り替えないでください。従来の目視による手動システムと新しい自動化システムを、2週間ほど並行して運用します。これにより、早期にエラーを検知できます。

例外的な事態への対応方法や、新しいデータの読み方をチームにトレーニングします。30日後に指標を見直し、ルールを微調整してください。

自動化は、手作業による混乱を、ビジネスの成長に合わせて拡張可能なシステムへと変貌させます。

出典: https://dev.to/jasperstewart/how-to-implement-order-management-automation-in-5-practical-steps-2hh4