วิธีการนำระบบจัดการคำสั่งซื้ออัตโนมัติมาใช้ใน 5 ขั้นตอน
ธุรกิจที่กำลังเติบโตมักประสบปัญหาเดียวกัน ปริมาณคำสั่งซื้อที่สูงเกินไปทำให้ทีมงานของคุณรับมือไม่ไหว คำสั่งซื้อตกหล่น การนับสต็อกสินค้าผิดพลาด และทีมบริการลูกค้าต้องใช้เวลาทั้งวันไปกับการขอโทษสำหรับความผิดพลาดที่เกิดขึ้น
คุณไม่จำเป็นต้องทำโปรเจกต์ IT ขนาดใหญ่เพื่อแก้ไขปัญหานี้ คุณสามารถเริ่มใช้ระบบอัตโนมัติได้ภายใน 4 ถึง 8 สัปดาห์
ทำตาม 5 ขั้นตอนนี้เพื่อเปลี่ยนการจัดการคำสั่งซื้อของคุณให้เป็นระบบอัตโนมัติ:
- วางผังกระบวนการปัจจุบันของคุณ รวบรวมทีมคลังสินค้า ทีมขาย และทีม IT เข้าด้วยกัน บันทึกทุกขั้นตอนที่คำสั่งซื้อต้องผ่าน ตั้งแต่การสั่งซื้อไปจนถึงการจัดส่ง สร้างผังงาน (flowchart) ที่แสดงถึง:
- ช่องทางการขายทั้งหมด
- ใครเป็นผู้ดูแลในแต่ละขั้นตอน
- คุณบันทึกข้อมูลไว้ที่ไหน
- จุดตัดสินใจ เช่น การตรวจสอบสต็อกสินค้า
- จุดที่ต้องติดต่อกับลูกค้า ค้นหาจุดที่เกิดข้อผิดพลาด จุดเหล่านี้คือสิ่งที่คุณควรให้ความสำคัญในการทำระบบอัตโนมัติเป็นอันดับแรก
- เลือกแพลตฟอร์มที่เหมาะสม เลือกใช้ระบบโดยพิจารณาจากปริมาณคำสั่งซื้อและงบประมาณของคุณ
- ธุรกิจขนาดเล็ก (น้อยกว่า 1,000 คำสั่งซื้อต่อเดือน): ใช้ ShipStation หรือ Orderhive
- ธุรกิจขนาดกลาง (1,000 ถึง 10,000 คำสั่งซื้อต่อเดือน): ใช้ Cin7, Brightpearl หรือ SkuVault
- องค์กรขนาดใหญ่: ใช้ NetSuite หรือ SAP ทดสอบแพลตฟอร์มเหล่านี้ด้วยข้อมูลจริงของคุณก่อนตัดสินใจซื้อ
- ออกแบบกฎที่ชาญฉลาด กฎเหล่านี้จะบอกให้ระบบทำงานอย่างไรโดยไม่ต้องอาศัยความช่วยเหลือจากมนุษย์ เริ่มต้นด้วยกฎง่ายๆ ดังนี้:
- สต็อกสินค้า: หากสินค้าใกล้หมด ให้เริ่มกระบวนการสั่งซื้อล่วงหน้า (backorder) และแจ้งให้ลูกค้าทราบ
- การจัดเส้นทาง: ส่งคำสั่งซื้อจากฝั่งตะวันออกไปยังคลังสินค้าแห่งหนึ่ง และคำสั่งซื้อจากฝั่งตะวันตกไปยังอีกแห่งหนึ่ง
- ลำดับความสำคัญ: ทำเครื่องหมายคำสั่งซื้อขายส่งขนาดใหญ่เพื่อให้ดำเนินการภายในวันเดียวกัน
- การแจ้งเตือน: ส่งหมายเลขติดตามพัสดุ (tracking number) ทันทีหลังจากจัดส่ง
- เชื่อมต่อระบบของคุณ ระบบอัตโนมัติจะทำงานได้ดีที่สุดเมื่อเครื่องมือต่างๆ สามารถสื่อสารกันได้ เชื่อมต่อระบบเหล่านี้เข้าด้วยกัน:
- แพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซ (Shopify, WooCommerce)
- ช่องทางการชำระเงิน (Payment gateways)
- ระบบจัดการสต็อกสินค้า
- ผู้ให้บริการขนส่ง
- ซอฟต์แวร์บัญชี (QuickBooks, Xero)
- เริ่มใช้งานและปรับปรุง อย่าเปลี่ยนทุกอย่างในคราวเดียว ให้รันระบบเดิมที่ทำด้วยมือควบคู่ไปกับระบบอัตโนมัติใหม่เป็นเวลาสองสัปดาห์ วิธีนี้จะช่วยให้ตรวจพบข้อผิดพลาดได้ตั้งแต่เนิ่นๆ
ฝึกอบรมทีมงานของคุณให้สามารถจัดการกับกรณีที่ไม่เป็นไปตามแผน (exceptions) และอ่านข้อมูลใหม่ๆ ได้ ตรวจสอบตัวชี้วัด (metrics) ของคุณหลังจากผ่านไป 30 วันเพื่อปรับปรุงกฎให้ดียิ่งขึ้น
ระบบอัตโนมัติจะเปลี่ยนความวุ่นวายจากการทำงานด้วยมือ ให้กลายเป็นระบบที่สามารถเติบโตไปพร้อมกับธุรกิจของคุณได้
ที่มา: https://dev.to/jasperstewart/how-to-implement-order-management-automation-in-5-practical-steps-2hh4