Cara Mengimplementasikan Otomatisasi Manajemen Pesanan dalam 5 Langkah

Bisnis yang sedang berkembang sering kali menghadapi masalah yang sama. Volume pesanan yang tinggi membebani tim Anda. Pesanan hilang. Penghitungan inventaris gagal. Tim layanan pelanggan Anda menghabiskan sepanjang hari untuk meminta maaf atas kesalahan.

Anda tidak memerlukan proyek IT besar untuk memperbaiki hal ini. Anda dapat menerapkan otomatisasi dalam 4 hingga 8 minggu.

Ikuti 5 langkah ini untuk mengotomatiskan manajemen pesanan Anda:

  1. Petakan proses Anda saat ini Kumpulkan tim gudang, penjualan, dan IT Anda. Dokumentasikan setiap langkah yang diambil pesanan mulai dari pemesanan hingga pengiriman. Buatlah diagram alur yang menunjukkan:
  • Semua saluran penjualan
  • Siapa yang menangani setiap tahap
  • Di mana Anda mencatat data
  • Titik keputusan seperti pemeriksaan inventaris
  • Titik kontak pelanggan Temukan titik-titik di mana kesalahan terjadi. Ini adalah prioritas otomatisasi Anda.
  1. Pilih platform yang tepat Pilih sistem berdasarkan volume pesanan dan anggaran Anda.
  • Bisnis kecil (di bawah 1.000 pesanan per bulan): Gunakan ShipStation atau Orderhive.
  • Bisnis menengah (1.000 hingga 10.000 pesanan per bulan): Gunakan Cin7, Brightpearl, atau SkuVault.
  • Perusahaan besar: Gunakan NetSuite atau SAP. Uji platform ini dengan data aktual Anda sebelum membeli.
  1. Rancang aturan cerdas Aturan memberi tahu sistem cara bertindak tanpa bantuan manusia. Mulailah dengan aturan sederhana:
  • Inventaris: Jika stok rendah, picu pesanan tertunda (backorder) dan beri tahu pelanggan.
  • Perutean: Kirim pesanan Pantai Timur ke satu gudang dan pesanan Pantai Barat ke gudang lainnya.
  • Prioritas: Tandai pesanan grosir besar untuk pemrosesan di hari yang sama.
  • Notifikasi: Kirim nomor pelacakan segera setelah pengiriman.
  1. Hubungkan sistem Anda Otomatisasi bekerja paling baik ketika alat-alat Anda saling terhubung. Hubungkan sistem-sistem berikut:
  • Platform e-commerce (Shopify, WooCommerce)
  • Gerbang pembayaran (payment gateways)
  • Sistem inventaris
  • Kurir pengiriman
  • Perangkat lunak akuntansi (QuickBooks, Xero)
  1. Luncurkan dan tingkatkan Jangan beralih ke semuanya sekaligus. Jalankan sistem manual lama Anda dan sistem otomatis baru Anda secara bersamaan selama dua minggu. Ini akan menangkap kesalahan lebih awal.

Latih tim Anda untuk menangani pengecualian dan membaca data baru. Tinjau metrik Anda setelah 30 hari untuk menyempurnakan aturan Anda.

Otomatisasi mengubah kekacauan manual menjadi sistem yang dapat berkembang seiring pertumbuhan bisnis Anda.

Sumber: https://dev.to/jasperstewart/how-to-implement-order-management-automation-in-5-practical-steps-2hh4