५ टप्प्यांत ऑर्डर मॅनेजमेंट ऑटोमेशन कसे लागू करावे

वाढत्या व्यवसायांना अनेकदा एकाच समस्येचा सामना करावा लागतो. ऑर्डर्सचे वाढते प्रमाण तुमच्या टीमवर ताण आणते. ऑर्डर्स गहाळ होतात. इन्व्हेंटरी मोजणीत चुका होतात. तुमची कस्टमर सर्व्हिस टीम दिवसभर चुकांसाठी माफी मागण्यातच घालवते.

हे सुधारण्यासाठी तुम्हाला कोणत्याही मोठ्या IT प्रोजेक्टची गरज नाही. तुम्ही ४ ते ८ आठवड्यांत ऑटोमेशन लागू करू शकता.

तुमचे ऑर्डर मॅनेजमेंट ऑटोमेट करण्यासाठी या ५ टप्प्यांचे अनुसरण करा:

१. तुमची सध्याची प्रक्रिया मॅप करा तुमच्या वेअरहाऊस, सेल्स आणि IT टीमला एकत्र करा. ऑर्डर नोंदवल्यापासून ते डिलिव्हरीपर्यंत प्रत्येक टप्प्याची नोंद करा. एक फ्लोचार्ट तयार करा जो खालील गोष्टी दर्शवेल:

  • सर्व सेल्स चॅनेल (Sales channels)
  • प्रत्येक टप्पा कोण हाताळते
  • तुम्ही डेटा कुठे रेकॉर्ड करता
  • इन्व्हेंटरी चेकसारखे निर्णय घेण्याचे मुद्दे (Decision points)
  • कस्टमर टचपॉइंट्स (Customer touchpoints) ज्या ठिकाणी चुका होतात ते मुद्दे शोधा. हे तुमचे ऑटोमेशन प्राधान्यक्रम (priorities) आहेत.

२. योग्य प्लॅटफॉर्म निवडा तुमच्या ऑर्डरच्या प्रमाणानुसार आणि बजेटनुसार सिस्टम निवडा.

  • लहान व्यवसाय (दरमहा १,००० पेक्षा कमी ऑर्डर्स): ShipStation किंवा Orderhive वापरा.
  • मध्यम आकाराचे व्यवसाय (दरमहा १,००० ते १०,००० ऑर्डर्स): Cin7, Brightpearl किंवा SkuVault वापरा.
  • मोठ्या कंपन्या (Large enterprises): NetSuite किंवा SAP वापरा. खरेदी करण्यापूर्वी या प्लॅटफॉर्म्सची तुमच्या प्रत्यक्ष डेटासह चाचणी घ्या.

३. स्मार्ट नियम (Rules) तयार करा नियम सिस्टमला मानवी मदतीशिवाय कसे काम करायचे हे सांगतात. साध्या नियमांपासून सुरुवात करा:

  • इन्व्हेंटरी: जर स्टॉक कमी असेल, तर बॅकऑर्डर (backorder) ट्रिगर करा आणि ग्राहकाला सूचित करा.
  • राउटिंग (Routing): पूर्व किनारपट्टीवरील (East Coast) ऑर्डर्स एका वेअरहाऊसमध्ये आणि पश्चिम किनारपट्टीवरील (West Coast) ऑर्डर्स दुसऱ्या वेअरहाऊसमध्ये पाठवा.
  • प्राधान्य (Priority): मोठ्या होलसेल ऑर्डर्सना त्याच दिवशी प्रक्रिया करण्यासाठी फ्लॅग करा.
  • नोटिफिकेशन्स: शिपिंगनंतर लगेच ट्रॅकिंग नंबर पाठवा.

४. तुमच्या सिस्टम्स एकमेकांशी जोडा जेव्हा तुमची साधने (tools) एकमेकांशी संवाद साधतात, तेव्हा ऑटोमेशन सर्वोत्तम काम करते. या सिस्टम्स जोडा:

  • ई-कॉमर्स प्लॅटफॉर्म्स (Shopify, WooCommerce)
  • पेमेंट गेटवे (Payment gateways)
  • इन्व्हेंटरी सिस्टम्स
  • शिपिंग कॅरियर्स (Shipping carriers)
  • अकाउंटिंग सॉफ्टवेअर (QuickBooks, Xero)

५. लाँच करा आणि सुधारणा करा सर्व काही एकाच वेळी बदलू नका. दोन आठवड्यांसाठी तुमची जुनी मॅन्युअल सिस्टम आणि तुमची नवीन ऑटोमेटेड सिस्टम एकाच वेळी चालवा. यामुळे चुका लवकर लक्षात येतात.

अपवाद (exceptions) हाताळण्यासाठी आणि नवीन डेटा वाचण्यासाठी तुमच्या टीमला प्रशिक्षित करा. तुमचे नियम अधिक अचूक करण्यासाठी ३० दिवसांनंतर तुमच्या मेट्रिक्सचा (metrics) आढावा घ्या.

ऑटोमेशन मॅन्युअल गोंधळाचे रूपांतर तुमच्यासोबत वाढणाऱ्या (scales) सिस्टममध्ये करते.

स्रोत: https://dev.to/jasperstewart/how-to-implement-order-management-automation-in-5-practical-steps-2hh4