How to Implement Order Management Automation in 5 Steps
ਵਧਦੇ ਹੋਏ ਕਾਰੋਬਾਰ ਅਕਸਰ ਇੱਕੋ ਸਮੱਸਿਆ ਦਾ ਸਾਹਮਣਾ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਆਰਡਰਾਂ ਦੀ ਉੱਚ ਮਾਤਰਾ ਤੁਹਾਡੀ ਟੀਮ ਨੂੰ ਬਹੁਤ ਜ਼ਿਆਦਾ ਕੰਮ ਦੇ ਦਿੰਦੀ ਹੈ। ਆਰਡਰ ਗੁੰਮ ਹੋ ਜਾਂਦੇ ਹਨ। ਇਨਵੈਂਟਰੀ ਦੀ ਗਿਣਤੀ ਵਿੱਚ ਗਲਤੀਆਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ। ਤੁਹਾਡੀ ਕਸਟਮਰ ਸਰਵਿਸ ਟੀਮ ਸਾਰਾ ਦਿਨ ਗਲਤੀਆਂ ਲਈ ਮੁਆਫੀ ਮੰਗਣ ਵਿੱਚ ਬਿਤਾਉਂਦੀ ਹੈ।
ਇਸ ਨੂੰ ਸੁਧਾਰਨ ਲਈ ਤੁਹਾਨੂੰ ਕਿਸੇ ਵੱਡੇ IT ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਤੁਸੀਂ 4 ਤੋਂ 8 ਹਫ਼ਤਿਆਂ ਵਿੱਚ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਲਾਗੂ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ।
ਆਪਣੇ ਆਰਡਰ ਮੈਨੇਜਮੈਂਟ ਨੂੰ ਆਟੋਮੇਟ ਕਰਨ ਲਈ ਇਹਨਾਂ 5 ਕਦਮਾਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰੋ:
- Map your current process ਆਪਣੀ ਵੇਅਰਹਾਊਸ, ਸੇਲਜ਼ ਅਤੇ IT ਟੀਮਾਂ ਨੂੰ ਇਕੱਠਾ ਕਰੋ। ਆਰਡਰ ਦੇ ਪੈਦਾ ਹੋਣ ਤੋਂ ਲੈ ਕੇ ਡਿਲੀਵਰੀ ਤੱਕ ਦੇ ਹਰ ਕਦਮ ਨੂੰ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ੀ ਰੂਪ ਦਿਓ। ਇੱਕ ਫਲੋਚਾਰਟ ਬਣਾਓ ਜੋ ਇਹ ਦਿਖਾਵੇ:
- ਸਾਰੇ ਸੇਲਜ਼ ਚੈਨਲ
- ਹਰ ਪੜਾਅ ਨੂੰ ਕੌਣ ਸੰਭਾਲਦਾ ਹੈ
- ਤੁਸੀਂ ਡੇਟਾ ਕਿੱਥੇ ਰਿਕਾਰਡ ਕਰਦੇ ਹੋ
- ਫੈਸਲੇ ਲੈਣ ਵਾਲੇ ਬਿੰਦੂ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਇਨਵੈਂਟਰੀ ਚੈੱਕ
- ਕਸਟਮਰ ਟੱਚਪੁਆਇੰਟਸ ਉਹਨਾਂ ਬਿੰਦੂਆਂ ਦੀ ਪਛਾਣ ਕਰੋ ਜਿੱਥੇ ਗਲਤੀਆਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ। ਇਹ ਤੁਹਾਡੀ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਦੀਆਂ ਤਰਜੀਹਾਂ ਹਨ।
- Select the right platform ਆਪਣੇ ਆਰਡਰ ਦੀ ਮਾਤਰਾ ਅਤੇ ਬਜਟ ਦੇ ਅਧਾਰ 'ਤੇ ਇੱਕ ਸਿਸਟਮ ਚੁਣੋ।
- ਛੋਟੇ ਕਾਰੋਬਾਰ (ਮਹੀਨਾਵਾਰ 1,000 ਤੋਂ ਘੱਟ ਆਰਡਰ): ShipStation ਜਾਂ Orderhive ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ।
- ਦਰਮਿਆਨੇ ਆਕਾਰ ਦੇ ਕਾਰੋਬਾਰ (ਮਹੀਨਾਵਾਰ 1,000 ਤੋਂ 10,000 ਆਰਡਰ): Cin7, Brightpearl, ਜਾਂ SkuVault ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ।
- ਵੱਡੇ ਉਦਯੋਗ: NetSuite ਜਾਂ SAP ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ। ਖਰੀਦਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇਹਨਾਂ ਪਲੇਟਫਾਰਮਾਂ ਦਾ ਆਪਣੇ ਅਸਲ ਡੇਟਾ ਨਾਲ ਟੈਸਟ ਕਰੋ।
- Design smart rules ਨਿਯਮ ਸਿਸਟਮ ਨੂੰ ਦੱਸਦੇ ਹਨ ਕਿ ਮਨੁੱਖੀ ਮਦਦ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਕਿਵੇਂ ਕੰਮ ਕਰਨਾ ਹੈ। ਸਧਾਰਨ ਨਿਯਮਾਂ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਕਰੋ:
- ਇਨਵੈਂਟਰੀ: ਜੇਕਰ ਸਟਾਕ ਘੱਟ ਹੈ, ਤਾਂ ਬੈਕਆਰਡਰ (backorder) ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ ਅਤੇ ਗਾਹਕ ਨੂੰ ਸੂਚਿਤ ਕਰੋ।
- ਰੂਟਿੰਗ: ਈਸਟ ਕੋਸਟ ਦੇ ਆਰਡਰ ਇੱਕ ਵੇਅਰਹਾਊਸ ਨੂੰ ਅਤੇ ਵੈਸਟ ਕੋਸਟ ਦੇ ਆਰਡਰ ਦੂਜੇ ਨੂੰ ਭੇਜੋ।
- ਤਰਜੀਹ: ਵੱਡੇ ਥੋਕ ਆਰਡਰਾਂ ਨੂੰ ਉਸੇ ਦਿਨ ਪ੍ਰੋਸੈਸਿੰਗ ਲਈ ਫਲੈਗ ਕਰੋ।
- ਨੋਟੀਫਿਕੇਸ਼ਨ: ਸ਼ਿਪਿੰਗ ਤੋਂ ਤੁਰੰਤ ਬਾਅਦ ਟ੍ਰੈਕਿੰਗ ਨੰਬਰ ਭੇਜੋ।
- Connect your systems ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਉਦੋਂ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਕੰਮ ਕਰਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਤੁਹਾਡੇ ਟੂਲ ਇੱਕ ਦੂਜੇ ਨਾਲ ਗੱਲ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਇਹਨਾਂ ਸਿਸਟਮਾਂ ਨੂੰ ਜੋੜੋ:
- E-commerce ਪਲੇਟਫਾਰਮ (Shopify, WooCommerce)
- Payment gateways
- Inventory systems
- Shipping carriers
- Accounting software (QuickBooks, Xero)
- Launch and improve ਸਭ ਕੁਝ ਇੱਕੋ ਵਾਰ ਬਦਲੋ ਨਾ। ਦੋ ਹਫ਼ਤਿਆਂ ਲਈ ਆਪਣੇ ਪੁਰਾਣੇ ਮੈਨੂਅਲ ਸਿਸਟਮ ਅਤੇ ਆਪਣੇ ਨਵੇਂ ਆਟੋਮੇਟਡ ਸਿਸਟਮ ਨੂੰ ਇੱਕੋ ਸਮੇਂ ਚਲਾਓ। ਇਹ ਗਲਤੀਆਂ ਨੂੰ ਜਲਦੀ ਫੜ ਲੈਂਦਾ ਹੈ।
ਆਪਣੀ ਟੀਮ ਨੂੰ ਅਪਵਾਦਾਂ (exceptions) ਨੂੰ ਸੰਭਾਲਣ ਅਤੇ ਨਵੇਂ ਡੇਟਾ ਨੂੰ ਪੜ੍ਹਨ ਲਈ ਸਿਖਲਾਈ ਦਿਓ। ਆਪਣੇ ਨਿਯਮਾਂ ਨੂੰ ਬਿਹਤਰ ਬਣਾਉਣ ਲਈ 30 ਦਿਨਾਂ ਬਾਅਦ ਆਪਣੇ ਮੈਟ੍ਰਿਕਸ ਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰੋ।
ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਮੈਨੂਅਲ ਹਫੜਾ-ਦਫੜੀ ਨੂੰ ਇੱਕ ਅਜਿਹੇ ਸਿਸਟਮ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਦਿੰਦੀ ਹੈ ਜੋ ਤੁਹਾਡੇ ਨਾਲ ਵਧਦਾ ਹੈ।
Source: https://dev.to/jasperstewart/how-to-implement-order-management-automation-in-5-practical-steps-2hh4