5 चरणों में ऑर्डर मैनेजमेंट ऑटोमेशन को कैसे लागू करें
बढ़ते व्यवसायों को अक्सर एक ही समस्या का सामना करना पड़ता है। ऑर्डर्स की अधिक मात्रा आपकी टीम को थका देती है। ऑर्डर्स खो जाते हैं। इन्वेंट्री काउंट में गलतियाँ होती हैं। आपकी कस्टमर सर्विस टीम सारा दिन गलतियों के लिए माफी माँगने में बिता देती है।
इसे ठीक करने के लिए आपको किसी बड़े आईटी प्रोजेक्ट की आवश्यकता नहीं है। आप 4 से 8 सप्ताह में ऑटोमेशन लागू कर सकते हैं।
अपने ऑर्डर मैनेजमेंट को ऑटोमेट करने के लिए इन 5 चरणों का पालन करें:
- अपनी वर्तमान प्रक्रिया का मानचित्रण (Map) करें अपनी वेयरहाउस, सेल्स और आईटी टीमों को इकट्ठा करें। ऑर्डर मिलने से लेकर डिलीवरी तक के हर चरण का दस्तावेजीकरण करें। एक फ्लोचार्ट बनाएं जो दिखाए:
- सभी सेल्स चैनल
- प्रत्येक चरण को कौन संभालता है
- आप डेटा कहाँ रिकॉर्ड करते हैं
- इन्वेंट्री चेक जैसे निर्णय बिंदु
- कस्टमर टचपॉइंट्स उन बिंदुओं को खोजें जहाँ गलतियाँ होती हैं। ये आपकी ऑटोमेशन प्राथमिकताएं हैं।
- सही प्लेटफॉर्म चुनें अपने ऑर्डर वॉल्यूम और बजट के आधार पर एक सिस्टम चुनें।
- छोटे व्यवसाय (प्रति माह 1,000 से कम ऑर्डर): ShipStation या Orderhive का उपयोग करें।
- मध्यम आकार के व्यवसाय (प्रति माह 1,000 से 10,000 ऑर्डर): Cin7, Brightpearl, या SkuVault का उपयोग करें।
- बड़े उद्यम: NetSuite या SAP का उपयोग करें। खरीदने से पहले इन प्लेटफॉर्म्स का अपने वास्तविक डेटा के साथ परीक्षण करें।
- स्मार्ट नियम (Rules) डिज़ाइन करें नियम सिस्टम को बताते हैं कि मानवीय सहायता के बिना कैसे कार्य करना है। सरल नियमों से शुरुआत करें:
- इन्वेंट्री: यदि स्टॉक कम है, तो बैकऑर्डर (backorder) ट्रिगर करें और ग्राहक को सूचित करें।
- रूटिंग: ईस्ट कोस्ट के ऑर्डर्स को एक वेयरहाउस में और वेस्ट कोस्ट के ऑर्डर्स को दूसरे में भेजें।
- प्राथमिकता: बड़े थोक (wholesale) ऑर्डर्स को उसी दिन प्रोसेसिंग के लिए फ्लैग करें।
- नोटिफिकेशन: शिपिंग के तुरंत बाद ट्रैकिंग नंबर भेजें।
- अपने सिस्टम को कनेक्ट करें ऑटोमेशन तब सबसे अच्छा काम करता है जब आपके टूल्स एक-दूसरे से बात करते हैं। इन सिस्टम्स को कनेक्ट करें:
- ई-कॉमर्स प्लेटफॉर्म (Shopify, WooCommerce)
- पेमेंट गेटवे
- इन्वेंट्री सिस्टम
- शिपिंग कैरियर
- अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर (QuickBooks, Xero)
- लॉन्च करें और सुधारें सब कुछ एक साथ न बदलें। अपने पुराने मैनुअल सिस्टम और अपने नए ऑटोमेटेड सिस्टम को दो सप्ताह के लिए एक साथ चलाएं। इससे गलतियाँ जल्दी पकड़ में आ जाती हैं।
अपनी टीम को अपवादों (exceptions) को संभालने और नए डेटा को पढ़ने के लिए प्रशिक्षित करें। अपने नियमों को बेहतर बनाने के लिए 30 दिनों के बाद अपने मेट्रिक्स की समीक्षा करें।
ऑटोमेशन मैनुअल अराजकता को एक ऐसे सिस्टम में बदल देता है जो आपके साथ बढ़ता (scale) है।
स्रोत: https://dev.to/jasperstewart/how-to-implement-order-management-automation-in-5-practical-steps-2hh4